Dans un questionnaire, il peut y avoir deux types de tags :
Les tags de questions non soft skills
Les tags des réponses de questions soft-skills
Les tags de questions permettent de construire des scores par tag, qui donneront une analyse fine des résultats. Ils permettent aussi de retrouver des questions en les filtrant par tag.
Les tags de réponse, qui ne concernent que les questions soft-skills, ont un usage un peu différent: ils permettent d’élaborer des scores de soft-skills, chaque réponse choisie contribue à renforcer le score sur le ou les tags que portait cette réponse.
Dans les options du questionnaire, il était possible déjà de sélectionner les tags de questions à afficher dans la page de résultats. Cette fonctionnalité est maintenant proposée pour les tags des questions soft skills.
Il faut choisir l’option “Afficher les tags dans la page de score” puis cocher “Non” [1] pour l’option “Tous les tags” et enfin choisir les tags à afficher. Deux boutons [2] permettent de supprimer tous les tags (poubelle) ou de les réinitialiser.
Si on restreint la liste des tags aux 3 tags suivants :
La page de scores ne présente que cette liste restreinte.
La conception de questions est souvent chronophage. Écrire la question avec sa réponse correcte est relativement facile pour un expert, mais la rédaction de distracteurs (réponses fausses) est un exercice difficile. La fonction de génération de réponses assistée par l’IA permet d’accélérer cette étape.
Lorsque vous rédigez une nouvelle question de type unique ou multiple [1], vous pouvez maintenant écrire le texte de la question [2] puis cliquer sur le bouton Générer des réponses [3].
Après recherche, des réponses sont proposées.
Si dans les réponses proposées par l’IA, certaines correspondent à notre attente et d’autres pas, alors il suffit de supprimer celles qui ne conviennent pas et de demander de générer à nouveau des réponses. L’IA conservera ce qui est déjà complété et fera de nouvelles propositions pour les réponses vides.
Lorsque les réponses conviennent, on peut enregistrer la question.
Pour suivre la progression des groupes d’utilisateurs sur les différentes thématiques, il existe une page de bilan par utilisateur qui présente la moyenne, le nombre d’évaluations sur une période donnée.
Une synthèse est proposée pour afficher l’historique des évaluations et donc suivre la progression de l’activité et des résultats dans le temps.
Notez que ce nouvel onglet “historique” est désormais le premier de la page des résultats, l’onglet de synthèse, par utilisateur et par base, a été renommé “bilan”, et apparaît en seconde position dans la barre d’onglets.
Les filtres proposent de sélectionner :
Les bases thématiques
Les groupes d’utilisateurs
Le contexte (évaluation, certification ou test libre )
La période
La granularité (semaine, mois, année)
Pour chaque intervalle de la période choisie, un cercle est représenté dont le diamètre est proportionnel au nombre de tests passés. La position sur l’axe des x correspond à la date de l’intervalle, tandis que la position sur l’axe des y représente la moyenne des scores obtenus, sur une échelle de 0 à 100%.
Ainsi vous pouvez visualiser à la fois la progression du niveau et l’intensité de l’activité.
Au survol de la souris, une bulle affiche la période, la base, la moyenne obtenue et le nombre de tests.
Notez que la moyenne affichée est la moyenne des moyennes de chaque utilisateur, c’est-à-dire que chaque utilisateur a le même poids dans cette moyenne, qu’il ait passé un seul test ou bien 25.
La légende, en haut du graphique, indique la couleur de chacune des bases. En cliquant sur l’une des bases dans la légende, vous pouvez masquer sa courbe, ou au contraire la faire apparaître.
La gestion des compétences dans ExperQuiz permet de définir un référentiel de compétences par une arborescence de blocs de compétences décomposés en compétences, elles-mêmes constituées de capacités.
Certaines capacités peuvent être validées suite à une évaluation, sur la base d’un questionnaire, d’autres sont validées manuellement par un formateur ou un tuteur qui valide la capacité en apportant éventuellement une preuve sous la forme d’un fichier joint.
Cette mise à jour “manuelle” des compétences propose aujourd’hui une interface qui permet de modifier l’ensemble des capacités d’un collaborateur.
Pour voir ou modifier les compétences d’un collaborateur, aller dans le menu “Compétences “, puis cliquer sur l’onglet “Compétences” [1] puis “Utilisateurs”[2].
Visualisation du livret de compétences d’un utilisateur
L’oeil permet de voir le livret de compétences d’un utilisateur sans pouvoir le modifier
Il est possible de déplier le premier niveau d’un bloc [1] ou l’arborescence complète [2] .
Niveau 1
Niveau 2
Modification du livret de compétences d’un utilisateur
En cliquant sur le crayon ou sur le bouton “modifier”, on peut modifier pour chaque capacité [1] (savoir, savoir-faire, savoir-être) les notes qui peuvent être des décimaux [2], les appréciations (opinion 3) et la preuve [4] du livret d’un candidat. Lorsque la capacité n’a pas été évaluée sa note est égale à -1 [5].
Lorsqu’on modifie une ou plusieurs capacités
Il est possible de télécharger un référentiel à partir d’un fichier Excel
Un modèle de fichier est disponible sur la page “Importer” du menu.
Lors de l’import d’un référentiel :
Vous pouvez recevoir une alerte lors d’une modification d’une entité déjà créée (bloc, compétence, capacité)
La couleur peut être importée dans le fichier
Pour le point 1, lorsque l’on met à jour des compétences, un panneau de confirmation s’ouvre pour vous avertir et vous demander si vous souhaitez poursuivre l’import.
En effet le référentiel est versionné, donc il faut savoir que chaque mise à jour sur une référence déjà existante dans le référentiel, génère une nouvelle version (si on modifie le taux de succès ou la pondération) ou si on ajoute une nouvelle capacité, ou une nouvelle compétence.
Si vous ne souhaitez pas poursuivre, cliquez sur le bouton “ANNULER” [1] sinon, confirmez en cliquant sur le bouton “CONTINUER L’IMPORT” [2].
Un cycle permet de programmer dans le temps des invitations à passer des questionnaires ou des enquêtes. Il permet de définir différents scénarios d’activités comme de l’évaluation de formation à chaud et à froid, du microlearning, un parcours de onboarding , …
La création et la gestion des cycles ne sont plus réservées aux administrateurs. Une nouvelle permission a été créée pour autoriser un utilisateur habilité à voir, créer, modifier des cycles ou pour inviter des utilisateurs qui sont dans son périmètre à suivre les activités d’un cycle
La permission “Inviter des utilisateurs aux cycles” nécessite les permissions suivantes et donc les active automatiquement :
Voir les enquêtes
Inviter des utilisateurs aux enquêtes
Voir les médias
Créer, modifier, supprimer des évaluations
Voir les questionnaires
Voir les bases et questions (dans le respect du périmètre)
L’utilisateur ayant la permission de créer ou modifier un cycle, pourra construire un cycle avec les questionnaires des bases thématiques qui sont dans son périmètre (1 et 2) et avec les enquêtes (3)
Il pourra inviter des utilisateurs qui sont dans son périmètre utilisateur.
La mise en œuvre des permissions sur les parcours a été rendue plus précise.
Jusqu’à présent pour créer un parcours, un utilisateur devait avoir « Toutes les bases » dans son périmètre de bases autorisées, en plus de la permission de création de parcours.
L’évolution proposée autorise maintenant un utilisateur à créer un parcours en ayant un ensemble limité de bases dans son périmètre et la permission de création de parcours.
Il pourra alors créer des parcours avec les modules qui sont dans son périmètre, visibles par lui, c’est-à-dire des modules mono base construits à partir d’éléments (questionnaires et médias) de son périmètre.
Par exemple, si l’utilisateur ne peut voir que la base SÉCURITÉ, il peut construire son parcours avec les modules monobases dont les étapes sont des questionnaires de la base SÉCURITÉ et des médias du dossier Entreprise ou de la base SÉCURITÉ
Vous pouvez utiliser l’Intelligence Artificielle pour analyser les textes saisis en réponse à vos enquêtes.
Lorsque vous définissez un formulaire d’enquête, l’un des 12 types de champs que vous pouvez placer dans votre enquête est le champ paragraphe. Il permettra à la personne interrogée d’exprimer sa réponse avec tout un paragraphe de texte si besoin. C’est un type de champ qui est par exemple utilisé dans les enquêtes de satisfaction pour recueillir un avis plus détaillé qu’une simple note.
Vous avez maintenant la possibilité de faire analyser le paragraphe de texte saisi. Pour cela, vous trouverez dans les options du champ un réglage nouveau “Convertir en niveau d’humeur, avec l’IA”. Si vous positionnez ce réglage à “OUI”, le texte saisi sera analysé, et un score traduisant le niveau de satisfaction qui s’exprime dans le texte, sera calculé.
Notez que ce traitement ne sera effectué que en conditions réelles d’invitation à l’enquête, pas lorsque vous ne faites que pré-visualiser l’enquête.
Pour la personne qui répond à votre enquête, il n’y a aucune différence, elle ne voit pas le score d’humeur, qui ne sera calculé que plus tard.
Après que les saisies de l’enquête ont été validées, les champs paragraphe qui avaient l’option “Convertir en niveau d’humeur” seront analysés au moyen d’une API de OpenAI. Les textes saisis sont donc envoyés à OpenAI. Comme nous l’avons indiqué s’agissant de la création automatique de questions, conformément à la Déclaration de Sécurité et de Confidentialité d’OpenAI : « Les données soumises via l’API d’OpenAI ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d’OpenAI ni pour améliorer l’offre de services d’OpenAI. ». Voir également: Politique de Confidentialité.
Pour chaque champ paragraphe concerné, ExperQuiz va ajouter un nouveau champ dans vos résultats, et ce champ portera la valeur d’humeur calculée, entre 1 (très mécontent) et 5 (très satisfait).
Dans cet exemple, les deux textes saisis étaient plutôt insatisfaits, et ont reçu un score de 2.
C’est une fonctionnalité qui peut être très utile pour analyser des retours sur de grands volumes, pour lever des alertes si besoin, et pour calculer un niveau de satisfaction moyen issu des saisies libres. Mais surtout, ne l’utilisez pas pour éviter de lire l’intégralité des retours qui vous sont faits, cela vous priverait d’une information très précieuse.
Lorsque l’on connaît à l’avance, le planning des invitations à des activités, on a parfois le besoin de les gérer en masse sans pour autant utiliser les apis.
Une nouvelle fonctionnalité d’import de fichier d’invitations en masse est activable depuis le menu “Réglages”, onglet “Paramètres” [1] de l’entreprise , dans la rubrique “Fonctions spécifiques”[2]. En cochant l’option “Utiliser l’import de fichiers d’invitations” [3] puis en enregistrant, le menu “Import d’invitations” [4]) est alors accessible.
Comme sur chaque page d’import (questions, utilisateurs, glossaire, compétences …) , vous trouverez un fichier exemple qui permet de donner les consignes de préparation du fichier Xlsx.
Le fichier d’import d’invitations est un fichier Excel qui définit pour chaque ligne :
Le type d’invitation dans la liste des 6 suivants : questionnaire, module, enquête, cycle, parcours autonome (qui conserve les modules ouverts), parcours planifié
La liste des groupes séparés par une virgule
L’utilisateur unique si la liste des groupes n’est pas renseignée
La date et heure de démarrage dans le futur
La date et fin de la période démarrage dans le futur située après la date de démarrage
La période de renvoi sauf pour les cycles
La période de rappel après démarrage uniquement dans le cadre des modules
Le fichier est analysé pour vérifier l’existence et la cohérence des données.
Un bilan est donné avec le nombre d’invitations [1], le nombre d’invitations importées [2], le nombre de remarques [3] en cas d’échec, le statut [4] (import échoué, réussi, ou partiel). Un panneau de détails [5] présente les erreurs du fichier.
Les modules de e-learning présentent différentes étapes à suivre. Un utilisateur qui passe le module, le validera s’il suit toutes les étapes avec succès. Il peut arriver que l’apprenant ne valide pas le module.
Les résultats obtenus par un utilisateur sur un module sont présentés dans la page “Résultats” onglet “Utilisateurs”. Il est possible de filtrer les résultats des modules en échec.
Plusieurs raisons peuvent engendrer un échec :
Tous les essais autorisés pour réussir une étape d’évaluation ont été utilisés mais sans succès (filtre : échoué par étape invalidée)
Le module n’a pas été suivi dans le temps imparti par l’administrateur (filtre : échoué par module incomplet)
Le module n’a pas été commencé (filtre : échoué par module non démarré)
Un nouveau paramétrage permet de choisir si vous souhaitez informer l’administrateur de cet échec et si vous souhaitez affecter cet utilisateur dans un groupe.
Cela permet de retrouver plus rapidement les utilisateurs que vous souhaitez par exemple inviter à nouveau à passer ce module.
Ce paramétrage se définit dans les étapes d’un module.
ExperQuiz propose un type de question qui est corrigée par un formateur de façon asynchrone : c’est la question libre. Le correcteur peut rédiger une appréciation et affecter une note qui est réintégrée dans la note globale de l’évaluation.
ExperQuiz utilise l’intelligence artificielle pour analyser le texte proposé comme réponse et pour suggérer des commentaires et une note.
Le correcteur peut accepter tout ou partie des suggestions et conserver la note s’il juge que les suggestions sont pertinentes. Notez qu’il s’agit seulement d’une aide proposée au correcteur qui doit toujours définir son commentaire ainsi que la note à attribuer, dont il est au final le seul responsable.
Chaque suggestion est uniquement basée sur le texte de la question et celui de la réponse. Aucune image / média / pièce-jointe n’est prise en compte lors de la génération de la correction de l’attribution de la note.
Pour activer cette fonctionnalité, il faut préciser dans les paramètres de la question qu’il y aura une demande d’aide à la correction.
Lorsque l’évaluation est terminée, la correction automatique est appelée. Cela peut prendre quelques minutes. Ce qui n’empêche pas le correcteur d’aller voir les réponses et de commencer son analyse.
Il est impératif de vérifier la qualité des suggestions en fonction de la réponse de l’utilisateur.
Notez que, de par sa construction, l’IA sera probablement moins pertinente sur des sujets d’actualité récents ou non accessibles au grand public.
Considérant la question libre [1] suivante :
Dans le panneau “PLUS DE PARAMÈTRES”, il est possible d’indiquer que l’on souhaite la correction assistée par l’IA [2] en se basant sur l’explication [3] qui se trouve dans le bloc « Explication » de la question [4].
Lorsqu’une évaluation est passée, le correcteur pourra consulter la réponse donnée et l’explication fournie par l’IA comme suggestion de correction.
La partie générée par l’IA comporte une rédaction de la correction avec relevé des points corrects et des erreurs. Elle propose également une note.
Le bouton 1 permet de recopier la correction suggérée par l’IA dans la partie “Correction” du correcteur qui pourra l’adapter selon son jugement.
Le bouton 2 permet de recopier la note proposée par l’IA.
Activer la fonctionnalité
Pour activer les fonctionnalités qui utilisent l’intelligence artificelle, il faut cocher l’option “Utiliser des fonctionnalités sur l’IA” dans les réglages de l’entreprise.
Personnaliser l’assistant de correction
Vous pouvez personnaliser votre assistant et ainsi donner des instructions de correction spécifiques, qui s’appliqueront à la correction par IA des questions libres de cette base, lorsqu’elles ont l’option de correction automatique activée.
Pour cela, rendez vous sur la page “Intelligence Artificielle” dans l’onglet “Correction des questions”.
Par exemple vous pouvez indiquer :
Faire une correction bienveillante en soulignant les points positifs. Si la réponse est plutôt juste, terminer votre correction par des félicitations sinon donner quelques conseils encourageants.
Si vous ne donnez pas d’instructions spécifiques, les questions libres pourront être corrigées en appliquant les instructions standard définies par la plateforme.
