Un cycle permet de programmer dans le temps des invitations à passer des questionnaires ou des enquêtes. Il permet de définir différents scénarios d’activités comme de l’évaluation de formation à chaud et à froid, du microlearning, un parcours de onboarding , …
La création et la gestion des cycles ne sont plus réservées aux administrateurs. Une nouvelle permission a été créée pour autoriser un utilisateur habilité à voir, créer, modifier des cycles ou pour inviter des utilisateurs qui sont dans son périmètre à suivre les activités d’un cycle
La permission “Inviter des utilisateurs aux cycles” nécessite les permissions suivantes et donc les active automatiquement :
Voir les enquêtes
Inviter des utilisateurs aux enquêtes
Voir les médias
Créer, modifier, supprimer des évaluations
Voir les questionnaires
Voir les bases et questions (dans le respect du périmètre)
L’utilisateur ayant la permission de créer ou modifier un cycle, pourra construire un cycle avec les questionnaires des bases thématiques qui sont dans son périmètre (1 et 2) et avec les enquêtes (3)
Il pourra inviter des utilisateurs qui sont dans son périmètre utilisateur.
La mise en œuvre des permissions sur les parcours a été rendue plus précise.
Jusqu’à présent pour créer un parcours, un utilisateur devait avoir « Toutes les bases » dans son périmètre de bases autorisées, en plus de la permission de création de parcours.
L’évolution proposée autorise maintenant un utilisateur à créer un parcours en ayant un ensemble limité de bases dans son périmètre et la permission de création de parcours.
Il pourra alors créer des parcours avec les modules qui sont dans son périmètre, visibles par lui, c’est-à-dire des modules mono base construits à partir d’éléments (questionnaires et médias) de son périmètre.
Par exemple, si l’utilisateur ne peut voir que la base SÉCURITÉ, il peut construire son parcours avec les modules monobases dont les étapes sont des questionnaires de la base SÉCURITÉ et des médias du dossier Entreprise ou de la base SÉCURITÉ
Vous pouvez utiliser l’Intelligence Artificielle pour analyser les textes saisis en réponse à vos enquêtes.
Lorsque vous définissez un formulaire d’enquête, l’un des 12 types de champs que vous pouvez placer dans votre enquête est le champ paragraphe. Il permettra à la personne interrogée d’exprimer sa réponse avec tout un paragraphe de texte si besoin. C’est un type de champ qui est par exemple utilisé dans les enquêtes de satisfaction pour recueillir un avis plus détaillé qu’une simple note.
Vous avez maintenant la possibilité de faire analyser le paragraphe de texte saisi. Pour cela, vous trouverez dans les options du champ un réglage nouveau “Convertir en niveau d’humeur, avec l’IA”. Si vous positionnez ce réglage à “OUI”, le texte saisi sera analysé, et un score traduisant le niveau de satisfaction qui s’exprime dans le texte, sera calculé.
Notez que ce traitement ne sera effectué que en conditions réelles d’invitation à l’enquête, pas lorsque vous ne faites que pré-visualiser l’enquête.
Pour la personne qui répond à votre enquête, il n’y a aucune différence, elle ne voit pas le score d’humeur, qui ne sera calculé que plus tard.
Après que les saisies de l’enquête ont été validées, les champs paragraphe qui avaient l’option “Convertir en niveau d’humeur” seront analysés au moyen d’une API de OpenAI. Les textes saisis sont donc envoyés à OpenAI. Comme nous l’avons indiqué s’agissant de la création automatique de questions, conformément à la Déclaration de Sécurité et de Confidentialité d’OpenAI : « Les données soumises via l’API d’OpenAI ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d’OpenAI ni pour améliorer l’offre de services d’OpenAI. ». Voir également: Politique de Confidentialité.
Pour chaque champ paragraphe concerné, ExperQuiz va ajouter un nouveau champ dans vos résultats, et ce champ portera la valeur d’humeur calculée, entre 1 (très mécontent) et 5 (très satisfait).
Dans cet exemple, les deux textes saisis étaient plutôt insatisfaits, et ont reçu un score de 2.
C’est une fonctionnalité qui peut être très utile pour analyser des retours sur de grands volumes, pour lever des alertes si besoin, et pour calculer un niveau de satisfaction moyen issu des saisies libres. Mais surtout, ne l’utilisez pas pour éviter de lire l’intégralité des retours qui vous sont faits, cela vous priverait d’une information très précieuse.
Lorsque l’on connaît à l’avance, le planning des invitations à des activités, on a parfois le besoin de les gérer en masse sans pour autant utiliser les apis.
Une nouvelle fonctionnalité d’import de fichier d’invitations en masse est activable depuis le menu “Réglages”, onglet “Paramètres” [1] de l’entreprise , dans la rubrique “Fonctions spécifiques”[2]. En cochant l’option “Utiliser l’import de fichiers d’invitations” [3] puis en enregistrant, le menu “Import d’invitations” [4]) est alors accessible.
Comme sur chaque page d’import (questions, utilisateurs, glossaire, compétences …) , vous trouverez un fichier exemple qui permet de donner les consignes de préparation du fichier Xlsx.
Le fichier d’import d’invitations est un fichier Excel qui définit pour chaque ligne :
Le type d’invitation dans la liste des 6 suivants : questionnaire, module, enquête, cycle, parcours autonome (qui conserve les modules ouverts), parcours planifié
La liste des groupes séparés par une virgule
L’utilisateur unique si la liste des groupes n’est pas renseignée
La date et heure de démarrage dans le futur
La date et fin de la période démarrage dans le futur située après la date de démarrage
La période de renvoi sauf pour les cycles
La période de rappel après démarrage uniquement dans le cadre des modules
Le fichier est analysé pour vérifier l’existence et la cohérence des données.
Un bilan est donné avec le nombre d’invitations [1], le nombre d’invitations importées [2], le nombre de remarques [3] en cas d’échec, le statut [4] (import échoué, réussi, ou partiel). Un panneau de détails [5] présente les erreurs du fichier.
Les modules de e-learning présentent différentes étapes à suivre. Un utilisateur qui passe le module, le validera s’il suit toutes les étapes avec succès. Il peut arriver que l’apprenant ne valide pas le module.
Les résultats obtenus par un utilisateur sur un module sont présentés dans la page “Résultats” onglet “Utilisateurs”. Il est possible de filtrer les résultats des modules en échec.
Plusieurs raisons peuvent engendrer un échec :
Tous les essais autorisés pour réussir une étape d’évaluation ont été utilisés mais sans succès (filtre : échoué par étape invalidée)
Le module n’a pas été suivi dans le temps imparti par l’administrateur (filtre : échoué par module incomplet)
Le module n’a pas été commencé (filtre : échoué par module non démarré)
Un nouveau paramétrage permet de choisir si vous souhaitez informer l’administrateur de cet échec et si vous souhaitez affecter cet utilisateur dans un groupe.
Cela permet de retrouver plus rapidement les utilisateurs que vous souhaitez par exemple inviter à nouveau à passer ce module.
Ce paramétrage se définit dans les étapes d’un module.
ExperQuiz propose un type de question qui est corrigée par un formateur de façon asynchrone : c’est la question libre. Le correcteur peut rédiger une appréciation et affecter une note qui est réintégrée dans la note globale de l’évaluation.
ExperQuiz utilise l’intelligence artificielle pour analyser le texte proposé comme réponse et pour suggérer des commentaires et une note.
Le correcteur peut accepter tout ou partie des suggestions et conserver la note s’il juge que les suggestions sont pertinentes. Notez qu’il s’agit seulement d’une aide proposée au correcteur qui doit toujours définir son commentaire ainsi que la note à attribuer, dont il est au final le seul responsable.
Chaque suggestion est uniquement basée sur le texte de la question et celui de la réponse. Aucune image / média / pièce-jointe n’est prise en compte lors de la génération de la correction de l’attribution de la note.
Pour activer cette fonctionnalité, il faut préciser dans les paramètres de la question qu’il y aura une demande d’aide à la correction.
Lorsque l’évaluation est terminée, la correction automatique est appelée. Cela peut prendre quelques minutes. Ce qui n’empêche pas le correcteur d’aller voir les réponses et de commencer son analyse.
Il est impératif de vérifier la qualité des suggestions en fonction de la réponse de l’utilisateur.
Notez que, de par sa construction, l’IA sera probablement moins pertinente sur des sujets d’actualité récents ou non accessibles au grand public.
Activer la fonctionnalité
Pour activer les fonctionnalités qui utilisent l’intelligence artificelle, il faut cocher l’option “Utiliser des fonctionnalités sur l’IA” dans les réglages de l’entreprise.
Un parcours de e-learning est une séquence de modules.
Cette fonctionnalité permet de paramétrer l’attestation de suivi de modules avec une synthèse des résultats des modules suivis.
Paramétrage de l’attestation
Pour cela rendez-vous dans le nouvel onglet “Options”.
La page présente deux grandes parties :
Le paramétrage de l’introduction qui sera présentée au démarrage de votre parcours dans le cas où le parcours est présenté en mode planifié
Le paramétrage de l’attestation avec son titre et un texte
Lorsqu’un parcours est suivi dans son intégralité, l’attestation sera générée et transmise ou non à l’utilisateur selon l’option choisie.
Liste des attestations de suivi de parcours
Côté administrateur
La liste des attestations délivrées se trouve dans le menu Diplômes [1), sur l’onglet Parcours [2)
Il existe des filtres permettant de choisir le parcours [3] et sur la période d’obtention [4]
On peut télécharger l’attestation [5], la supprimer [6]
Il est également possible de sélectionner une liste d’attestations [7] pour les renvoyer à ses détenteurs [8] ou les supprimer.
Côté utilisateur
Un apprenant peut accéder à ses attestations dans le menu “Mes diplômes”.
L’affichage de ce menu est paramétrable par l’administrateur dans le menu “Réglages” , onglet “Personnalisation’ et “Menu utilisateur”.
Re-génération d’attestation
Il est possible de générer à nouveau les attestations a posteriori soit parce que l’option n’avait pas été choisie , soit parce que le modèle de l’attestation a été mis à jour.
Pour cela, il faut aller dans le menu Parcours [1] sur l’onglet Résultats [2] des Utilisateurs [3], puis sélectionner les attestations à regénérer [4] et cliquer sur le bouton ATTESTATION (5].
La génération de questions n’est plus limitée aux seules connaissances “universelles” déjà ingérées par OpenAI, mais peut cibler également des connaissances propres à l’entreprise. Vous pouvez ajouter à votre corpus un règlement intérieur, la documentation d’un produit, le support d’une formation, etc.
Choix du corpus documentaire
L’administrateur peut définir son propre corpus documentaire, à partir duquel les questions seront générées. Cela permet de personnaliser et de circonscrire les sources d’informations sur lesquelles l’IA générative s’appuiera pour créer les nouvelles questions.
Pour cela :
Aller sur la page “Intelligence Artificielle” de la base choisie.
Puis dans l’onglet “Corpus documentaire”.
Sélectionner les documents au format doc, docx, html, pdf, pptx. Les documents sont choisis parmi ceux de votre médiathèque, mais vous pouvez en importer de nouveaux si besoin.
Enregistrer la sélection de documents avant de quitter la page.
Génération des questions
La génération de questions se paramètre en s’appuyant ou non sur tout ou partie des documents.
Pour cela :
Aller sur la page “Intelligence Artificielle” de la base choisie
Puis sur l’onglet “Générateur de questions”.
La liste des documents du corpus est présentée en haut de page. Sélectionner le ou les documents à utiliser pour la création de question. Cliquer sur les documents pour les sélectionner ou les dé-sélectionner.
Donner l’énoncé ou le sujet, qui peut être un chapitre ou le titre du document
Choisir le type de question souhaité
Sélectionner la langue
Indiquer le nombre de questions
Démarrer la génération en cliquant sur le bouton “GÉNÉRER”
Validation des questions générées
La génération démarre, un message indique qu’elle est en cours [1], [2].
Les questions sont générées au fil de l’eau et l’administrateur peut :
Accepter la question en mode brouillon afin de l’adapter
Valider la question qui rejoint l’ensemble des questions qui peuvent composer un questionnaire
Rejeter la question
On retrouve la question acceptée [1] dans la liste des questions de la base, elle est soit active, soit en mode brouillon [2].
Pour l’intégrer dans les questionnaires, l’administrateur peut éditer la question [3] ou consulter son contenu en ouvrant le panneau de détail [4].
L’IA a également généré une explication qui sera utilisée dans le feedback donné à l’utilisateur pendant son test si cette option a été choisie.
RGPD, Sécurité et confidentialité
Cette fonctionnalité repose sur les API d’OpenAI. Votre énoncé et les fichiers de corpus seront envoyés à OpenAI.
Il est maintenant possible d’archiver des parcours de formation qui ne sont plus utilisés mais qui ne doivent pas être supprimés définitivement.
Vous pourrez ensuite récupérer ses parcours archiver si vous souhaitez les réutiliser mais ils n’apparaîtront plus dans la liste des parcours disponibles.
Cette page présente une vue synthétique des évaluations passées par les collaborateurs sur les différentes bases thématiques afin d’avoir un aperçu clair et rapide de l’avancée de chacun.
Elle est accessible dans le menu “Résultats” et l’onglet “Synthèse”.
La page présente un tableau à double entrée avec les collaborateurs en lignes et les bases thématiques en colonnes.
Ces résultats dépendent du choix des filtres :
le groupe des utilisateurs
le contexte d’évaluation (“entraînement”, “évaluation”, “certification”)
la période d’analyse
La couleur traduit le niveau de réussite rouge, orange, jaune, vert pâle, vert.
L’épaisseur du cercle traduit le nombre de tests sur la période et peut être interprété comme un degré de confiance relativement au score obtenu, ou comme une indication du travail fourni.
