Il est maintenant possible d’archiver des parcours de formation qui ne sont plus utilisés mais qui ne doivent pas être supprimés définitivement.
Vous pourrez ensuite récupérer ses parcours archiver si vous souhaitez les réutiliser mais ils n’apparaîtront plus dans la liste des parcours disponibles.
Cette page présente une vue synthétique des évaluations passées par les collaborateurs sur les différentes bases thématiques afin d’avoir un aperçu clair et rapide de l’avancée de chacun.
Elle est accessible dans le menu “Résultats” et l’onglet “Synthèse”.
La page présente un tableau à double entrée avec les collaborateurs en lignes et les bases thématiques en colonnes.
Ces résultats dépendent du choix des filtres :
La couleur traduit le niveau de réussite rouge, orange, jaune, vert pâle, vert.
L’épaisseur du cercle traduit le nombre de tests sur la période et peut être interprété comme un degré de confiance relativement au score obtenu, ou comme une indication du travail fourni.
ExperQuiz propose des outils pour animer les sessions de formation en présentiel ou à distance.
Pour définir une nouvelle session de formation, l’administrateur doit :
Une nouvelle fonctionnalité permet de créer un modèle de formation qui définit l’intitulé, la durée et les ressources pédagogiques des sessions de formation, ceci afin de simplifier et d’harmoniser la création des sessions.
Une session de formation pourra ensuite être créée à partir de ce modèle. Il restera à choisir le formateur, les stagiaires et la période où se déroulera la formation.
Pour activer cette fonctionnalité, rendez vous dans les paramètres de l’entreprise, comme indiqué ci-dessous.
Un nouvel onglet “Modèles de formation” [1] est présenté dans le menu formation.
Pour créer un nouveau modèle, choisissez une base thématique [2] et cliquez sur le bouton “NOUVEAU MODÈLE DE FORMATION” [3].
La page présente les différents champs :
Ensuite, choisissez les questionnaires [6] et les documents [7] en cliquant sur les boutons 6 et 7, puis enregistrez le modèle de formation [8].
La page de modèles de formation présente une liste de modèles permet de :
Pour modifier un modèle de formation, cliquez sur le bouton “MODIFIER LE MODÈLE” sur la page synthèse ou sur le crayon dans la page de liste des modèles.
Vous pouvez modifier les différents champs ou les questionnaires/documents.
Notez qu’il n’y aura pas de mise à jour rétroactive des sessions créées à partir de ce modèle.
Une session de formation est une formation blended avec un formateur, des participants, des ressources pédagogiques (documents, questionnaires, enquête, activités, certifications …).
Elle renseigne également sur la période pendant laquelle elle se déroule et éventuellement le lieu si elle est en présentiel
Pour créer une session de formation à partir d’un modèle, procéder comme auparavant, choisissez la base thématique et cliquez sur le bouton NOUVELLE FORMATION (rien de changé jusque là)
Sur la page de création de sessions, une liste des modèles existant est proposée [1] dans laquelle vous pouvez choisir le modèle souhaité
Le choix d’un modèle provoque instantanément l’initialisation des champs de la nouvelle session (1 à 6), à partir de ceux du modèle.
Une fois enregistrée, il ne sera pas nécessaire de choisir les documents et questionnaires car la session héritera des ressources pédagogiques définies dans le modèle.
Notez qu’un changement dans le modèle intervenant après la création d’une session, n’aura pas d’impact sur les sessions déjà créées.
La page de sessions de formation présente un nouveau filtre [2] qui permet de filtrer sur les sessions qui s’appuient sur un modèle
Une fois la session créée à partir d’un modèle, il n’est pas possible de changer de modèle.
Un questionnaire ou un module peuvent être passés en mode public, ce qui signifie que l’on définit une URL de lancement du questionnaire ou du module, et toute personne ayant connaissance du lien ou du QR code associé peut le jouer sans avoir à s’identifier.
En définissant ou en modifiant le lien public, (bouton [3]), un panneau vous présente une option “Ajouter un formulaire d’identification avant l’activité”
Cochez “Oui” (bouton [1]) si vous souhaitez qu’un formulaire d’identification soit présenté avant le démarrage du test. Les champs possibles du formulaire [2] sont le matricule, l’email/mobile, le nom et le prénom, l’entreprise. Si ce formulaire contient un « matricule » ou un « email« , l’utilisateur sera identifié au moment de passer son test public et les résultats figureront dans l’historique de l’utilisateur. Dans le cas contraire, l’utilisateur deviendra un contact.
Vous pouvez rendre l’authentification obligatoire [3]. Dans ce cas, votre formulaire doit obligatoirement inclure le « matricule » de l’employé et/ou « email » pour l’authentification. Seuls les utilisateurs identifiés au sein de l’entreprise pourront alors utiliser ce lien.
Le participant doit renseigner les champs obligatoires 1-2-3 puis cliquer sur le bouton enregistrer [4]
Les informations sont correctes alors le test pourra commencer et s’enregistrer dans l’historique des tests passés par Zoé.
Si les informations renseignées dans le formulaire sont incorrectes alors une erreur est affichée sur le champ erroné.
Lorsque l’authentification est requise, le formulaire est analysé et s’il n’existe pas parmi les utilisateurs de l’entreprise, le test ne peut pas être joué et un message “Utilisateur non trouvé” est affiché.
En résumé, si vous souhaitez utiliser un formulaire avant le passage d’un questionnaire public, plusieurs cas se présentent :
Deux cas possibles :
Les résultats [1] sont accessibles dans l’onglet [2] “Tests libres et publics”.
Le cas [3] est un nouveau contact créé dont on a recueilli le nom, prénom et email. On le retrouvera dans la liste des contacts
Le cas [4] est un test passé par Zoé identifié
Le cas [5] est un test passé par un utilisateur inconnu qui n’a rempli aucun formulaire
ExperQuiz présente une vue statistique dans la page des questions. On peut ainsi consulter le nombre de fois où une question a été soumise, son taux de réussite, le temps moyen passé pour y répondre, le nombre de hors délai (lorsque le participant n’a pas eu assez de temps pour y répondre).
Pour cela, il faut choisir sa base [1], aller sur l’onglet des questions [2] et filtrer sur la vue statistiques [3].
Il s’agit d’un historique qui cumule les données dans le temps.
Il est possible de réinitialiser ces statistiques en cliquant sur le bouton “Réinitialiser les statistiques” [4]
Les questionnaires rejoignent la liste des ressources qui peuvent être archivées, telles que les bases, les modules, les enquêtes)
Cette fonctionnalité est accessible dans le menu “Questionnaires” qui présente la liste complète des questionnaires.
L’option “archivage des entités” doit être activée.
Sélectionner (1) les groupes et choisissez l’action “archiver” (2) ou “désarchiver” (3).
Les listes de questionnaires proposent un filtre sur le statut.
Les questionnaires archivés ne sont plus visibles en accès libre mais les invitations aux évaluations restent accessibles par les utilisateurs.
Remarque
Les ressources archivées sont repérables grâce à la couleur estompée et au petit symbole d’archive précédant le nom de la ressource.
Quelques champs ont été réorganisés au sein des blocs.
Un nouveau bloc “Profils d’habilitations” permet de définir le profil d’habilitations.
Un utilisateur peut avoir plusieurs profils et hériter des habilitations associées à chaque profil.
Les habilitations apportées par un profil sont précédées d’un P, celles ajoutées spécifiquement sont signalées par l’activation du bouton de sélection.
Dans l’exemple ci-dessus :
Si l’on supprime le profil, l’habilitation (1) est retirée contrairement à la (3) car c’est aussi une habilitation personnelle.
Quelques nouveautés ont été ajoutées à la gestion des utilisateurs.
La première nouveauté concerne la proposition des actions (2) que l’on peut appliquer sur une liste d’utilisateurs sélectionnés (1).
Jusqu’ici, pour activer un utilisateur dont le statut était inactif, il fallait d’abord filtrer sur le statut “inactif”, puis sélectionner les utilisateurs à activer dans la liste des utilisateurs inactifs et enfin cliquer sur le bouton d’action.
Maintenant l’étape du filtre n’est plus nécessaire, c’est ExperQuiz qui se chargera de faire le traitement adéquat en fonction du statut de l’utilisateur. Un utilisateur déjà actif ne sera pas à nouveau “activé”.
Supprimer : supprime les utilisateurs sélectionnés et anonymise les résultats de leurs activités (cible : tous les utilisateurs)
Réinitialiser : envoie de nouveaux mots de passe aux utilisateurs sélectionnés (cible : utilisateur actif)
Connexion par code : génère un code 6 lettres personnel à chaque utilisateur sélectionné pour permettre de se connecter (cible : utilisateurs actifs).
Activer : active les utilisateurs (utilisateurs inactifs, invités, créés). Il est possible d’activer avec ou sans mot de passe. Dans le second cas, les utilisateurs pourront effectuer leurs activités sans se connecter ou gérer eux-mêmes la génération d’un nouveau mot de passe (en cliquant sur “mot de passe oublié”) lorsqu’ils souhaiteront se connecter. (cible : utilisateurs créés ou inactifs).
Désactiver : rend les utilisateurs sélectionnés inactifs. Ils ne pourront plus être invités à des activités ni avoir accès à leur tableau de bord. (cible : utilisateurs actifs).
Assigner : gestion des groupes pour les utilisateurs sélectionnés. Il est possible de réinitialiser les groupes, d’ajouter ou de retirer des groupes choisis dans la liste des groupes.
Tags : gestion des tags. Il est possible de réinitialiser les tags, d’ajouter ou de retirer des tags.
Profils d’habilitations : gestion des profils, des habilitations fonctionnelles et des périmètres bases et utilisateurs.
Une habilitation définit la permission, accordée à un utilisateur, d’accéder à certaines fonctionnalités et à certains périmètres de données. Les habilitations précisent les fonctions autorisées, mais aussi, pour certaines d’entre elles, les bases thématiques et le périmètre des utilisateurs. Ainsi les habilitations permettent de régler de manière précise ce que l’on autorise chacun des utilisateurs à faire, sans qu’il soit des administrateurs.
Certaines entreprises dont les cas d’usage sont simples n’utilisent pas du tout les habilitations. Pour en faire usage, il faut avoir souscrit l’offre “Gold” et avoir sélectionné l’option “Utiliser les habilitations avancées” dans les réglages de l’entreprise.
Jusqu’à présent les habilitations étaient définies au niveau des utilisateurs de façon individuelle. C’est-à-dire que l’on devait indiquer, pour chaque utilisateur, la liste des habilitations accordées.
Aujourd’hui il est possible de définir des profils d’habilitations qui permettent de grouper sous un même nom une liste d’habilitations. Une fois que vous aurez défini des profils d’habilitations, vous pourrez les affecter à des utilisateurs. Un utilisateur qui “possède un profil” possède toutes les habilitations que ce profil confère. Un utilisateur peut posséder plusieurs profils, et dans ce cas, il possède la somme des habilitations de tous ces profils.
Il reste possible de définir de manière directe des habilitations accordées à un utilisateur, ceci indépendamment de la notion de profils. Un utilisateur peut posséder un ou plusieurs profils, et posséder en plus des habilitations personnelles. Dans ce cas, ses habilitations au final sont la somme des habilitations des différents profils et des habilitations personnelles.
Le fait de passer par la notion de profil d’habilitations apporte les bénéfices suivants :
La gestion des habilitations s’implémente selon trois axes :
Un administrateur est pratiquement tout-puissant dans le périmètre de l’entreprise.
Il est seul habilité à :
Les apprenants sont des utilisateurs sans aucune habilitation particulière. Ils ne peuvent qu’ effectuer des activités auxquelles ils ont été invités ou bien qui ont été mises en accès libre à leur intention, en fonction des groupes auxquels ils appartiennent.
ExperQuiz permet de définir les habilitations des utilisateurs de manière très fine.
NOUVEAUTÉ : Une nouvelle habilitation qui permet de “Créer des utilisateurs via un code 6 caractères” a été ajoutée aux habitations fonctionnelles.
Anaïs est experte en Sécurité et elle doit alimenter une base thématique qui sera utilisée par des formateurs afin d’animer les formations sur cette thématique.
Raffy est formateur en environnement pour les paysagistes. Il anime des formations en présentiel ou à distance sur les thématiques “Tri des déchets”, “Recyclage” ,” Paillage”. Il s’adresse à des utilisateurs du groupe “Formation-Environnement”.
Il doit préparer ses formations avec les supports et les questionnaires à utiliser.
Suzanne est responsable d’un département qui est constitué de plusieurs équipes avec leur manager et elle souhaite consulter les résultats des activités pour tous les membres du département et aussi des nouveaux arrivants.
John est responsable RH, il veut suivre l’évolution des compétences dans l’entreprise ce qui lui permettra de définir les formations les plus adaptées.
Olga est responsable communication. Elle a pour mission de relever les différentes opinions à travers des campagnes d’enquêtes et en faire l’analyse. Elle travaille avec toute la société.
Tim est tuteur en VAE, il va accompagner les candidats et valider certaines compétences dans l’entreprise. Il s’agit de validation sur le terrain principalement “manuelle”. Il n’y a pas obligatoirement d’évaluation ou de formation sur des thématiques associées.
Les candidats sont dans le groupe VAE.
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut aller dans les options d’entreprise dans la catégorie “Fonctions spécifiques” et activer « Utiliser les habilitations avancées ».
La liste des profils d’habilitations est accessible en allant dans le menu Utilisateurs (1) et sur l’onglet Profils d’habilitations (2).
Certains profils sont prédéfinis (3) et remplacent les types d’utilisateurs.
De nouveaux profils (3) peuvent être créés en fonction de vos besoins.
Chaque profil représente un ensemble d’habilitations c’est-à-dire de fonctionnalités autorisées. Le profil ne définit pas le périmètre des bases ni le périmètre des utilisateurs, qui seront définis pour chaque utilisateur de manière distincte.
Il est possible d’associer des habilitations à chaque profil en cliquant sur le crayon d’édition.
Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, une personne ayant le profil “Formateur”, pourra, dans le périmètre de ses utilisateurs, “Voir les résultats” et dans le périmètre des bases thématiques, “Créer de nouveaux médias” pour enrichir ses supports pédagogiques, “Voir les questions, questionnaires et médias”.
Lorsque vous modifiez le profil appelé “formateur habilité”, cela affecte immédiatement les habilitations de tous les utilisateurs ayant ce profil.
Pour créer un nouveau profil :
Une sélection de profils peut être supprimée en masse pour cela :
Ou bien on peut supprimer un profil en cliquant sur la poubelle (3). Les profils par défaut ne peuvent pas être supprimés.
Cette seconde option permet de capturer à intervalles un flux d’images des candidats grâce à leur webcam.
Note d’attention : Les candidats qui n’ont pas activé leur webcam, ne pourront pas démarrer leur test.
Une fois l’évaluation terminée, vous pourrez accéder au compte rendu visuel des évaluations en cliquant sur le bouton “caméra”.
Pour cela, il suffit de cliquer sur une icône caméra en face de leur nom dans la page de restitution des événements en temps réel ou depuis le détail de leur évaluation depuis les résultats par utilisateurs.
Vous aurez alors accès à la frise chronologique, qui ressemblera à ceci :
Vous pourrez ainsi visualiser :
[1] les images, issues de la webcam
[2] la frise chronologique des événements apparus durant l’évaluation. Le code couleur symbolisant le niveau de gravité vous permettra de retrouver facilement les périodes potentiellement plus suspectes que d’autres.
[3] le détail des événements associés aux images affichées.
[4] l’alternance de zones au fond blanc ou bleu sur la frise qui marque le passage d’une question à l’autre. Ainsi les événements du rectangle blanc ont tous eu lieu lors du passage d’une seule et même question.
