Ajouter et retirer des participants à une évaluation en cours

Vous pouvez ajouter des participants à une évaluation, tant que la fin de la période d’ouverture n’est pas atteinte. Vous pouvez également retirer des participants, s’ils n’ont pas encore joué. Si l’invitation leur a déjà été envoyée, un message d’avertissement leur sera présenté lorsqu’ils essayeront de démarrer le test.

Dans la liste des évaluations, vous disposez d’un bouton ‘ajout de participant’.

Ajouter et retirer des participants à une évaluation en cours

En cliquant sur ce bouton, vous parvenez à une page permettant de gérer les participants :

Ajouter et retirer des participants à une évaluation en cours

Pour ajouter des participants, cliquez sur l’un des boutons :

  • INVITER PAR EMAILS / MOBILES
  • INVITER DES UTILISATEURS

Le mode opératoire sera identique à celui que nous avons détaillé plus haut.   

Notez que vous pouvez, pour une même évaluation, ajouter à la fois des utilisateurs inscrits et des utilisateurs contacts.

Pour supprimer des utilisateurs, sélectionnez un ou plusieurs participants en cochant la case située à gauche de leurs noms, un bouton nouveau apparaît, intitulé SUPPRIMER.

Après confirmation, les utilisateurs sélectionnés seront supprimés, c’est à dire ne seront plus participants à l’évaluation.

La sélection des participants

Comme on l’a vu, vous pouvez inviter soit des utilisateurs déjà inscrits, soit des personnes nouvelles, dont vous ne connaissez qu’une adresse email ou un numéro de mobile.

Invitation d’utilisateurs inscrits

Pour inviter des utilisateurs inscrits, cliquez sur le bouton UTILISATEURS (repère [11] ci-avant).

Un volet apparaît sur la droite de la page, qui vous permet de sélectionner les utilisateurs qui seront invités.

Invitation d’utilisateurs inscrits

Le mode opératoire est très simple:  vous passez les utilisateurs de la colonne UTILISATEURS à gauche [1] à la colonne PARTICIPANTS à droite [2]. Vous pouvez soit utiliser le glisser-déposer, soit cliquer sur les flèches [6] et [7].

Vous pouvez sélectionner tous les utilisateurs de la colonne de gauche en cliquant sur [8] ou bien au contraire supprimer tous les sélectionnés en cliquant sur [9].

Vous pouvez rechercher et filtrer les utilisateurs, avec les outils suivants :

  • [3] Filtre de recherche d’utilisateurs

Vous pouvez indiquer les premières lettres du nom, du prénom ou de l’adresse email, la liste de la colonne gauche sera filtrée suivant ce critère.

  • [4] Choix d’un groupe d’utilisateurs

Dans le sélecteur [4] vous pouvez choisir un groupe d’utilisateurs, ou bien tous les utilisateurs. La liste de gauche sera réduite au utilisateurs du groupe choisi. Ainsi pour inviter tous les utilisateurs d’un groupe, vous sélectionnez le groupe puis vous cliquez sur [8] pour sélectionner tous les utilisateurs du groupe.

  • [5] Filtre sur le type d’utilisateurs

Vous pouvez également filtrer sur un type d’utilisateur (collaborateur, prestataire, stagiaire, etc.).

Enfin, lorsque vous avez sélectionné les utilisateurs souhaités, cliquez sur [10] VALIDER, pour confirmer votre sélection. Le panneau latéral se referme et les utilisateurs sélectionnés sont reportés dans la page d’invitation.

Invitation d’utilisateurs inscrits

Vous pouvez cocher l’option Je souhaite également passer le questionnaire, qui vous ajoutera comme participant.

Pour lancer les invitations, cliquez sur le bouton INVITER en haut à droite de la page.  

Invitation d’utilisateurs non-inscrits

Vous pouvez aussi inviter des utilisateurs qui n’ont pas de compte sur ExperQuiz, et dont vous ne connaissez peut-être qu’une adresse email ou bien un numéro de mobile.

Pour cela, cliquez sur le bouton EMAILS & MOBILES – repère [11] sur la page Invitations.

Un volet s’ouvre sur la droite de la page, qui se présente comme ceci :

Invitation d’utilisateurs non-inscrits

Il vous suffit de saisir, ou bien de copier-coller une liste d’adresses email et/ou de numéros de mobile. Vous pouvez les séparer soit par des virgules, soit par des retours à la ligne.

Cliquez ensuite sur ENREGISTRER et les invités seront reportés sur la page Invitations.

Les utilisateurs non-inscrits deviennent des ‘contacts’

Les utilisateurs que vous invitez de cette manière ne disposeront pas d’un compte sur ExperQuiz, la seule chose qu’ils peuvent faire, c’est de passer l’évaluation à laquelle vous les avez invités.

Toutefois, dès la première invitation, ces utilisateurs sont référencés en tant que Contacts. Sur la page Utilisateurs vous disposez d’un onglet Contacts où vous retrouverez tous les utilisateurs auxquels vous avez ainsi soumis une évaluation. Si vous avez soumis plusieurs évaluations à un même contact, vous retrouverez tous les résultats associés à ce contact.

Vous pourrez, si vous le souhaitez, enrichir les informations qui leur sont associées, indiquer leur nom, prénom, ou autre. Enfin vous pourrez éventuellement les convertir en utilisateurs actifs.

L’heure d’envoi du message d’invitation

Si votre évaluation est programmée pour dans quelques jours, vous ne souhaitez peut-être pas que les participants reçoivent leur invitation dès à présent. L’instant d’envoi de l’invitation prend en compte un paramètre défini parmi les options de l’entreprise.

Sur la page Options de l’entreprise, vous pouvez modifier le paramètre Délai avant l’envoi de l’invitation :

L’heure d’envoi du message d’invitation

Comme l’indique la bulle d’aide, il s’agit du délai, en minutes entre l’envoi de l’invitation et l’ouverture de l’évaluation.

Ainsi si vous saisissez 30, l’invitation sera envoyée aux participants 30 minutes avant l’heure d’ouverture.

Si, au moment où vous lancez vos invitations, il y a moins de 30 minutes avant l’ouverture, les invitations seront envoyées immédiatement.

Ouverture de l’évaluation

Une évaluation est caractérisée par une fenêtre d’ouverture, un intervalle pendant lequel il est possible de démarrer le test.

Vous définissez donc la date d’ouverture [7] et de fermeture [8] de votre évaluation. Par défaut, la date d’ouverture est maintenant et la date de fermeture est dans un jour.   

Selon votre cas d’usage vous pouvez, par exemple :

  • Définir une fenêtre d’ouverture assez large, par exemple “entre lundi matin et vendredi soir prochains”, ce qui permettra à chacun de choisir le moment qui lui convient.
  • Ou bien au contraire avoir une fenêtre réduite, par exemple “demain entre 14h et 15h”.

Les participants ne pourront pas démarrer le test avant l’heure d’ouverture. S’ils cliquent sur le lien qui leur a été envoyé, ils auront un message indiquant que l’évaluation n’est pas encore ouverte. De même, s’ils cliquent sur le lien après la fin de la fenêtre, un message leur dira qu’il est trop tard.

Le message d’invitation

Vous pouvez définir le message qui sera adressé aux participants pour les informer de l’évaluation, et leur communiquer le lien de lancement de l’évaluation. Ce message leur sera adressé soit par email, soit par SMS, selon les préférences spécifiées pour leur compte.

Vous pouvez indiquer :

  • [3] Un fichier qui sera joint au message
  • [4] L’objet du message
  • [5] Le corps du message

Après avoir renseigné ces champs, vous pouvez enregistrer les paramètres de l’invitation (bouton ENREGISTRER, repère [12]),  ou bien vous pouvez poursuivre le processus d’invitation.

Invitations à une évaluation

Pour inviter des personnes à participer à une évaluation, choisissez le questionnaire sur lequel s’appuiera l’évaluation, et rendez vous sur l’onglet Invitations (repère [1] sur l’image).

Invitations à une évaluation

La page comporte 3 blocs :

  • Définir le message d’invitation – repère [2]
  • Définir la période d’ouverture de l’évaluation – repère [6]
  • Sélectionner les participants à l’évaluation – repère [9]

Nous allons les détailler l’un après l’autre, en référence à chacun des repères sur l’image.