Sur la page Réglages, l’onglet Paramètres présente les principales options de configuration.
Navigation dans la page Paramètres
Les paramètres sont organisés en sections que vous voyez affichées en liste sur la gauche avec des icônes rouges (Menu administrateur, Tableau de bord, Entreprise …). Chaque section est une ancre c’est-à-dire qu’il suffit de cliquer sur le nom de la section pour se positionner sur la section.
Une barre de recherche permet également de filtrer les articles en fonction de mots clés.
Menu administrateur
La section Menu administrateur vous permet de sélectionner les fonctionnalités qui seront présentées dans le menu vertical à gauche.
L’option Plus si elle est cochée, permet de grouper en un seul bouton PLUS , les autres options qui n’auraient pas été spécifiquement sélectionnées.
Tableau de bord
Dans la section Tableau de bord, vous pouvez décider d’afficher un calendrier avec des événements sélectionnés (évaluations, formations, modules et parcours)
Calendrier
Le calendrier permet de positionner dans le temps les événements passés et à venir, tels que les évaluations, les formations, etc. Cochez cette option si vous souhaitez disposer d’un objet calendrier sur le tableau de bord entreprise.
Rang
Vous pouvez également choisir d’utiliser le rang pour définir l’ordre d’affichage des activités sur le tableaux de bord utilisateur.
Classement par base
Le classement par base est une information qui présente le rang obtenu par rapport à tous les joueurs de l’entreprise. Il peut être activé ou désactivé.
Entreprise
Dans la catégorie Entreprise, les options sont les suivantes :
Utiliser le logo de l’entreprise au lieu du logo Xq
Lorsque vous cochez cette option, le logo de votre entreprise sera présenté en haut à gauche de chaque page, à la place du logo ExperQuiz. Il figurera aussi sur les emails qui seront adressés à vos utilisateurs. On se rapproche donc d’un fonctionnement en marque blanche. Pour être véritablement en marque blanche, il conviendra de changer également le nom de domaine / nom de hôte permettant d’accéder à ExperQuiz. Ceci est possible, nous verrons plus loin comment.
Message RGPD
Lorsque vous cochez cette option, chacun de vos utilisateurs devra accepter des conditions d’utilisation avant de pouvoir utiliser ExperQuiz. L’option s’appelle message RGPD, mais vous pouvez en pratique écrire les conditions d’utilisation qui vous conviennent, qu’elles concernent ou non le RGPD.
Vous pouvez définir votre propre message dans le cadre prévu à cet effet, en exprimant vos propres conditions d’utilisation. Aussitôt que cette option est activée, les utilisateurs de votre entreprise ne peuvent plus accéder à aucune des fonctionnalités d’ExperQuiz avant d’avoir accepté les conditions qui leur sont présentées.
RGPD pour les personnes non enregistrées dans votre entreprise (contacts)
Message de contact administrateur
Cette option permet d’ajouter une fonction d’envoi de mail de contact dans le menu de connexion d’un utilisateur.
L’email de contact est à définir dans le champs Email de contact
Options de paramétrage
Utiliser les tags
Cochez cette option si vous souhaitez utiliser les tags. Les tags sont des étiquettes qui contribuent à caractériser des entités gérées par ExperQuiz.
Il existe deux ensembles de tags :
- Les tags caractérisant les bases, les questionnaires, les formations, les modules, les cycles
- Les tags caractérisant les questions d’une base. Ces tags sont gérés distinctement au niveau de chacune des bases, c’est à dire que vous pouvez spécifier que certaines bases utilisent des tags de questions, et d’autres non.
Une fois cette option sélectionnée, différentes pages de ExperQuiz présenteront des champs nouveaux, parfois pour spécifier les tags associés à une entité, et parfois pour filtrer la liste des entités selon des tags particuliers.
Utiliser les titres
Cette option permet d’ajouter un ‘Titre’ dans la définition des bases, questionnaires, modules, parcours, formations, enquêtes. Ce titre est utilisé dans l’affichage de ces entités côté utilisateur/apprenant.
Cela vous permet d’avoir un nom interne utilisé dans la gestion des entités côté administrateur et un nom externe à présenter sur le tableau de bord utilisateur.
Bouton pour archiver les entités
L’archivage des bases de questions est une fonctionnalité qui permet de masquer certaines bases de questions que vous n’utilisez plus, ou très peu, mais que vous ne voulez pas supprimer. Ainsi, les bases archivées n’apparaîtront plus dans la liste de vos bases, mais vous pourrez très facilement les revoir en sélectionnant archivées dans le filtre.
Cochez cette option si vous souhaitez disposer de la fonctionnalité d’archivage des bases, modules, enquêtes.
Ajouter l’option « trier par critère »
Fonctions spécifiques
Utiliser les habilitations avancées
Les habilitations avancées permettent de définir des profils utilisateurs dont les habilitations (les possibilités d’action sur ExperQuiz) sont intermédiaires entre celles d’un administrateur et celles d’un utilisateur ordinaire.
Une fois cette option sélectionnée, vous disposerez, au bas de la page utilisateur, d’un bloc nouveau permettant de définir les fonctions que l’utilisateur peut utiliser sur ExperQuiz. Vous pourrez aussi définir les bases de questions sur lesquelles il peut agir, ainsi que les groupes d’utilisateurs qu’il peut voir.
Utiliser la hiérarchie pour les habilitations
La gestion des habilitations avancées peut s’appuyer à la fois sur les groupes d’utilisateurs et sur la hiérarchie organisationnelle de l’entreprise. La hiérarchie est définie sous la forme d’une arborescence rattachant chaque utilisateur à son supérieur hiérarchique. Si vous choisissez cette fonctionnalité, vous pourrez spécifier qu’un chef de département, par exemple, est autorisé à consulter les résultats des personnes de son département.
Une fois cette option sélectionnée, vous disposerez d’un bloc supplémentaire au bas de la page de mise à jour d’un utilisateur, permettant de définir à la fois le N+1 et les N-1 de l’utilisateur. Un nouvel onglet sur la page Utilisateurs vous donnera un aperçu complet de la hiérarchie organisationnelle.
Utiliser le mailing
Cette option ajoute la possibilité d’envoyer des emails aux utilisateurs de votre entreprise.
Utiliser des enquêtes pour recueillir des informations
Cette option permet d’activer l’utilisation de formulaires de collecte de données. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, reportez vous au chapitre correspondant.
Utiliser des cycles
Cette option permet d’activer la fonctionnalité de création de cycles. Vous pourrez alors programmer dans le temps des invitations à des questionnaires ou à des enquêtes. Ensuite vous pourrez inviter des utilisateurs à un cycle ou associer un cycle à certaines formations.
Utiliser un générateur de diplôme
Cochez cette option si vous souhaitez activer la fonctionnalité de générateur de diplôme. ExperQuiz permet de produire des diplômes, ou certificats, à la suite d’une évaluation, d’une formation ou d’un module e-learning. Notez que si vous voulez aussi voir le choix DIPLOMES dans le menu principal, il faudra le sélectionner dans le bloc MENU ADMINISTRATEUR.
Définir un glossaire
Utiliser le Pilotage (Business Intelligence)
Utiliser le text-to-speech
L’option Text To Speech intervient dans les options de passage d’un questionnaire et propose une oralisation des textes lors du passage des questions d’un questionnaire.
Utiliser le catalogue
Cette fonctionnalité propose de définir des fiches de formation à présenter sur le tableau de bord de vos utilisateurs. Elle est détaillée ici.
Pensez à activer les options du menu administrateur et utilisateur
Utiliser des fonctionnalités basées sur l’IA
Deux fonctionnalités basées sur l’IA sont activées grâce à cette option :
- la génération automatique de questions (dans le menu d’une base)
- l’aide à la correction des questions libres (ouvertes)
Player
Réglages du player
Cette option vous donne accès à la configuration du Player. Rappelons que le “player” est l’interface de passage de tests. Une fois l’option cochée, un nouvel onglet intitulé Réglages player apparaît sur la page Entreprise.
Réglages des couleurs
Cette option vous permet de personnaliser les couleurs de votre environnement, les images de fond d’écran pour la page de connexion en marque blanche, vos enquêtes …
Messages du player
Cochez cette option si vous souhaitez définir vos propres messages pour l’annonce de résultat à une question. Vous pourrez ainsi définir des messages pour le cas d’une réponse correcte à une question, pour le cas d’une réponse erronée, et pour le cas d’un délai échu. Ici aussi, une fois l’option cochée, un nouvel onglet, intitulé Messages personnalisés apparaît sur la page Entreprise.
Bases
Couleur de la base
Une couleur peut être définie pour chaque entité (base, module, enquête ).
Cette option remplace la palette de couleurs prédéfinie par une saisie de la couleur RGB.
Panneau qualité des questions
Cochez cette option pour activer la fonctionnalité d’analyse qualité des questions.
Un onglet nouveau apparaîtra sur la page des bases de questions, intitulé Qualité.
Vous disposerez d’un ensemble d’analyses permettant de mesurer la qualité globale de votre base, la marge d’erreur de vos tests, ainsi que d’identifier les questions de moindre qualité.
Cette fonctionnalité est décrite de manière plus détaillée dans le chapître Fonctionnalités avancées.
Médias
Utiliser des sous-dossiers de médias
Cochez si vous souhaitez utiliser des sous-dossiers pour la gestion des médias
Utiliser plus d’images
Utiliser des images pour illustrer les bases, questionnaires, enquêtes, formations et modules
Autoriser les médias de plus de 32 Mo
Autoriser les téléchargements de médias dans la médiathèque jusqu’à 400 Mo.
Utiliser un lecteur pdf personnalisé
Utiliser un lecteur personnalisé lors de l’affichage de médias PDF dans un module. Le visualiseur PDF natif du navigateur Web permet aux utilisateurs de télécharger facilement le fichier PDF. L’utilisation d’un lecteur personnalisé n’empêche pas les téléchargements mais les rend plus difficiles.
Questionnaires
Nombre de questions par domaine dans le questionnaire
Cette option concerne les questionnaires dynamiques, c’est-à-dire les questionnaires qui n’ont pas une sélection fixe de questions, mais qui procèdent par tirage de questions au sein de la base, selon différents critères.
Les critères de tirage des questions peuvent porter sur les domaines de la base, si la base a défini des domaines.
Il y a deux manières de prendre en compte les domaines dans les questionnaires dynamiques :
- Soit vous pourrez simplement cocher les domaines dans lesquels vous voulez que soient choisies les questions
- Soit vous pourrez spécifier le nombre exact de questions que vous souhaitez prendre dans chacun des domaines
Cochez cette option si vous souhaitez spécifier le nombre exact de questions à prendre dans chaque domaine.
Permettre de donner une appréciation des questions
Lorsque vous cochez cette option, les utilisateurs disposeront, sur l’interface de passage de tests, de la possibilité de noter la question (de une étoile à cinq étoiles), et éventuellement de faire un retour plus complet.
Montrer une page d’introduction avant le premier test
Si vous cochez cette option, vos utilisateurs verront une page d’explication avant de démarrer un test, lors de la première utilisation. La page inclut un bouton de validation, au moyen duquel l’utilisateur indique qu’il a compris, et ne souhaite plus avoir ces explications.
Afficher l’option conséquence de l’évaluation
Une conséquence est un message à afficher ou une action à réaliser à la fin du test, sous certaines conditions. Une conséquence peut s’exprimer sous la forme générale: si condition alors action;
Période de renouvellement d’évaluation
Cochez cette option si vous souhaitez gérer la notion de renouvellement de certification, c’est à dire que certaines de vos certifications pourront spécifier une durée de validité et donc une échéance de renouvellement. Vous pourrez ensuite être alerté des certifications échues.
Enregistrer le message du questionnaire
Le mail d’invitation pour les évaluations d’un questionnaire est enregistré pour le questionnaire. Il sera proposé à nouveau lors de la prochaine invitation. Si l’option n’est pas choisie, le mail modèle de l’entreprise est proposé à chaque invitation.
Des exports de documents sous DOCX
Trois exports sont réalisable au format DOCX
- la copie vierge d’un questionnaire
- le document de correction pour les questionnaires. Le document présentera chacune des questions, ses caractéristiques, et la réponse attendue.
- la copie des évaluations passées (docx). Pour chaque participant à l’évaluation, le document présentera la question posée, la réponse attendue, la réponse donnée par le participant, et le score correspondant.
Délai avant d’envoyer le mail d’invitation
Vous spécifiez ici le délai, en minutes, pour l’envoi des invitations à une évaluation. Ainsi par exemple, si vous indiquez 30 minutes, les invitations seront envoyées aux participants 30 minutes avant l’ouverture de l’évaluation. Ceci s’applique, bien sûr, aux évaluations programmées dans le futur. Si, au moment où vous créez l’évaluation, l’heure d’ouverture est à moins de 30 minutes, les invitations seront envoyées immédiatement.
Montrer le classement
Cochez cette option si vous souhaitez que les participants à une évaluation voient leur classement, c’est à dire leur rang. Il s’agit du classement parmi les participants à la même évaluation.
Montrer la note / 20
Filtrer les évaluations par émetteur
Un filtre supplémentaire figurant sur la page des évaluations permettra de filtrer les évaluations sur le nom de la personne qui a fait l’invitation.
Définir les habilitations des groupes pour utiliser les questionnaires comme ressources
Cochez si vous souhaitez restreindre l’usage administratif de certains questionnaires à certains groupes d’utilisateurs. Cette visibilité administrative est définie dans l’onglet ‘visibilité’ du questionnaire. Si aucun groupe n’est sélectionné, le questionnaire peut être utilisé par les utilisateurs qui ont des habilitations usuelles. Si un ou plusieurs groupes sont sélectionnés, le questionnaire peut être utilisé par les utilisateurs qui ont des habilitations usuelles et qui appartiennent aux groupes sélectionnés.
Compétences
Utiliser la gestion des compétences
Cette option vous permet d’utiliser les fonctionnalités autour de la gestion des compétences, des qualifications ou des métiers.
Vous pouvez définir ou importer votre propre référentiel de compétences. Un référentiel de compétences est décrit par une arborescence de blocs de compétences décomposés en compétences qui sont chacune constituées par une liste de capacités. Une capacité désigne un savoir, un savoir-faire ou un savoir-être.
Pensez à activer l’option du menu administrateur .
Utiliser la gestion des qualifications
Cette option vous permet de définir un référentiel de qualifications. Une qualification est obtenue par la validation d’un ensemble de blocs de compétences.
Une qualification peut correspondre à un CQP (certificat de qualification professionnelle) dans le contexte de branches professionnelles.
Utiliser la gestion des métiers
Cette option vous permet de définir un référentiel de métiers. Pour chaque métier on peut définir les blocs de compétences qu’un collaborateur exerçant ce métier doit maîtriser.
Permettre la demande d’inscription à un bloc ou une qualification
Un utilisateur ayant accès à son livret de compétences, pourra émettre une demande de formation sur un bloc de compétence depuis son espace utilisateur.
Afficher uniquement les blocs de compétences et les qualifications validés ou inscrits
Cochez si vous souhaitez restreindre le périmètre de visualisation des compétences aux seules compétences qu’un utilisateur a acquises ou pour lesquelles il est renregistré.Cette restriction concerne les utilisateurs avec permissions et non un administrateur qui n’a aucune restriction.
Formations
Blackboard
Cochez cette option si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de Blackboard (tableau noir) durant vos formations.
Le blackboard est un ensemble d’activités interactives permettant d’animer et de dynamiser vos formations. Il inclut des activités de brainstorming (remue-méninge), de quiz instantané, et de sondage.
Cycles portant sur la satisfaction
Cochez cette option si vous voulez mettre en place un cycle d’évaluation attaché à vos formations. Un cycle est
Feuille de présence
Cochez cette option si vous souhaitez éditer une feuille de présence pour vos formations. Il s’agit d’un document produit au format PDF, qui permet l’émargement des présents.
Fonction d’émargement
Cette option ajoute la fonctionnalité « émargement » dans les formations. Le formateur pourra émettre en temps réel une demande d’émargement à ses stagiaires et récupérer les signatures attestant la présence à la session de formation
Ancienne vue utilisateur
L’ancienne interface proposée pour les activités de formation est structurée de la façon suivante :
La nouvelle interface est présentée comme suit :
Questionnaire de satisfaction des formations
Cochez cette option si vous voulez mettre en place un recueil de satisfaction de vos stagiaires. Vous pourrez configurer les questions qui seront posées dans ce recueil de satisfaction. C’est une option simple.
Pour utiliser une enquête de satisfaction personnalisée, il faut utiliser la fonctionnalité « Cycles portant sur la satisfaction«
Exports
Exporter les utilisateurs
Un bouton sera ajouté sur l’onglet Importer de la page Utilisateurs, pour vous permettre d’exporter vos utilisateurs dans un fichier Excel (xlsx). Le format de ce fichier est identique au format d’import des utilisateurs.
Exporter les questions (excel plat)
Plusieurs possibilités d’export de vos questions sont proposées, et pour chacune d’entre elles, vous pouvez indiquer si vous souhaitez l’utiliser.
Le bouton export des questions (une par ligne) permet de produire un fichier Excel (xlsx), dans lequel chaque question constituera une ligne, avec les différents attributs de la question en colonnes.
Exporter les questions
Exporter les questions (json)
Ce bouton permettra d’exporter les questions au format JSON. JSON est un format d’échange de données souvent utilisé, car il est très bien supportés par tous les langages et environnements informatiques. Il sera donc très aisé d’importer vos questions dans un autre système.
Exporter les questions (docx)
Ce bouton permettra d’exporter les questions d’une base au format Word (docx). Dans ce cas, le fichier aura le même format que le fichier d’import de questions, c’est à dire un tableau Word pour chaque question, avec deux colonnes: à gauche l’indication de l’attribut (titre, question, etc.) et à droite la valeur de l’attribut.
Utiliser le transfert de base
Cette fonctionnalité permet de transférer une base avec ses questions, questionnaires, modules, médias d’un compte ExperQuiz à un autre
Utiliser l’export complet des données entreprise
Cette option permet d’exporter les données de l’entreprise sous format json.
Pied de page pour le fichier d’export Excel
Définir le pied de page des fichiers d’export Excel. Vous pouvez utiliser [nom] et [date] pour insérer le nom de l’utilisateur qui a demandé l’export et la date de l’export.
SCORM
Exporter les questionnaires export (SCORM)
Importer des modules externes (SCORM)
Données utilisateur
Modifier ses informations de profils
Cochez les données utilisateur qui seront affichées
Cette option permet de choisir les informations utiles à renseigner dans le formulaire d’édition d’un utilisateur. Ces informations seront présentées dans la page des utilisateurs.
Contrôle d’accès & MFA
Utiliser les codes de connexion
Lorsque cette fonctionnalité est activée, les utilisateurs administrateurs peuvent créer des codes de connexion qui permettront aux utilisateurs de se connecter sans avoir à donner d’e-mail/mobile, ni de mot de passe.
Cette fonctionnalité est accessible dans le menu Utilisateurs
Utiliser une authentification multi-facteurs MFA (pour admin)
Lorsque l’authentification multi-facteurs (MFA) est spécifiée, les administrateurs doivent fournir un mot de passe à usage unique, qui est un code à 6 chiffres. Ce code est fourni par une application mobile spécifique, telle que Google Authenticator ou FreeOTP Authenticator.
Bloquer le compte après 3 tentatives de connexion échouées
Comme le nom l’indique, si vous cochez cette option, le compte de vos utilisateurs sera bloqué après 3 tentatives de connexion échouées. Le compte de l’utilisateur sera passé dans un état inactif, interdisant toute nouvelle connexion, jusqu’à ce que l’administrateur le réactive.
Exiger des majuscules et des minuscules dans les mots de passe
Exiger des caractères non alphanumériques dans les mots de passe
Longueur minimum des mots de passe
Ces trois options apportent des exigences particulières sur le choix de mot de passe de vos utilisateurs. Ces contraintes s’appliquent lors d’un changement de mot de passe, ou bien création de compte.
Codes pays autorisés
Cette option vous permet d’indiquer une liste de codes pays autorisés avec 2 lettres comme ‘GB’, ‘FR’, ‘DE’, ‘BE’, ‘ES’. Seules les connexions à partir d’adresses IP correspondant à ces pays seront acceptées. Une liste vide signifie ‘tous les pays autorisés’.
Plages d’adresses IP
Cette option vous permet d’indiquer une liste de plages IP autorisées, par exemple ‘172.16.0.0/12’ (v4) ou ‘2a01:e34:ec13::/48’ (v6).
Durée de session
Par défaut la durée de session est illimité. Cette option vous permet de définir la durée de session web d’un utilisateur.
API & SSO
Activer les APIs
Les APIs (application programming interface) sont des moyens d’échanger des informations entre deux systèmes informatiques, donc ici entre ExperQuiz et un système tiers. Vous pouvez mettre en œuvre des APIs pour créer des utilisateurs depuis votre système d’information (SIRH, ERP), et pour collecter les résultats des évaluations passées. Cette fonctionnalité sera présentée dans le chapitre Fonctionnalités avancées.
Activer les webhooks
Cette option permet d’activer les webhooks, afin qu’Experquiz puisse appeler des APIs de votre système d’information et transmettre des données d’évaluations et d’enquêtes.
Utiliser des noms de hôtes spécifique
Par défaut, vos utilisateurs accèdent à ExperQuiz en indiquant https://www.experquiz.com dans leur navigateur. Dans cette url, experquiz.com est le nom du domaine, et www est le nom de hôte (c’est à dire le nom du serveur au sein du domaine), ou de sous-domaine.
Il est possible d’accéder à ExperQuiz sur d’autres noms de hôtes. Deux cas de figure peuvent se présenter :
- Utiliser un sous-domaine du domaine ExperQuiz, par exemple selenium.experquiz.com
- Utiliser un sous-domaine de votre propre domaine, par exemple lms.selenium.com
Cette fonctionnalité est activée en général soit pour mettre en place un fonctionnement en marque blanche, soit pour mettre en place un SSO (voir plus loin).
La fonctionnalité sera décrite dans le chapitre Fonctionnalités avancées.
Utiliser le SSO (authentification unique)
Le SSO (Single Sign-On, ou Authentification Unique) est une fonctionnalité qui permet à vos utilisateurs d’accéder à ExperQuiz sans avoir à s’identifier à nouveau.
La fonctionnalité permet également de ne pas avoir à créer les utilisateurs au sein d’ExperQuiz, mais de transmettre les caractéristique de chaque utilisateurs depuis votre système d’information, au moment de la connexion de l’utilisateur.
La fonctionnalité sera décrite dans le chapitre Fonctionnalités avancées.
Utiliser le SSO OIDC / OAuth2
Cette option active la fonctionnalité de SSO (identification unique) en mode Open ID Connect.