ExperQuiz permet de délivrer des diplômes de certification ou des attestations de suivi de parcours aux apprenants.
Ces diplômes et attestations sont envoyés par email ou sont accessibles sur l’espace apprenant.
L’administrateur garde également la liste des diplômes et attestations.
Vous pouvez exporter la liste des utilisateurs diplômés ou ayant reçu une attestation de suivi de module (onglet Modules) ou de parcours (onglet Parcours).
Il suffit de filtrer les utilisateurs [1], de sélectionner les diplômes [2] et d’exporter [3].
Les questionnaires et les modules sont des ressources qui peuvent être affichées sur le tableau de bord de l’apprenant afin qu’il puisse y avoir accès librement.
Ce partage est géré via la notion de visibilité. Il ne s’agit pas seulement pour un utilisateur, de voir la ressource mais surtout de l’utiliser librement, autant de fois qu’il le souhaite, et sans avoir été explicitement invité.
Le mode opératoire est très simple : rendez-vous sur la liste des questionnaires et cliquez sur le bouton visibilité, avec un œil en pictogramme.
En cochant la mention tous les utilisateurs vous rendez la ressource visible (et donc jouable) à tous les utilisateurs de votre organisation.
Sinon, en cochant un ou plusieurs des groupes d’utilisateurs, vous rendez la ressource visible aux utilisateurs appartenant à ces groupes.
Bien sûr, si plus tard vous affectez un utilisateur à l’un des groupes sélectionnés ici, cela lui donnera la visibilité sur cette ressource.
Pour retirer la visibilité, il fallait explicitement désactiver les groupes, mais cette action ne pouvait pas être programmée dans le temps et rendue automatique.
Il est possible de définir une période pendant laquelle la ressource est visible. Rien de plus simple : il suffit de choisir l’option “Visibilité Limitée” et de définir la période souhaitée. Sur l’exemple ci-dessous, le questionnaire sera visible du 1er janvier 2025 au 31 janvier 2025.
Dans un questionnaire, il peut y avoir deux types de tags :
Les tags de questions non soft skills
Les tags des réponses de questions soft-skills
Les tags de questions permettent de construire des scores par tag, qui donneront une analyse fine des résultats. Ils permettent aussi de retrouver des questions en les filtrant par tag.
Les tags de réponse, qui ne concernent que les questions soft-skills, ont un usage un peu différent: ils permettent d’élaborer des scores de soft-skills, chaque réponse choisie contribue à renforcer le score sur le ou les tags que portait cette réponse.
Dans les options du questionnaire, il était possible déjà de sélectionner les tags de questions à afficher dans la page de résultats. Cette fonctionnalité est maintenant proposée pour les tags des questions soft skills.
Il faut choisir l’option “Afficher les tags dans la page de score” puis cocher “Non” [1] pour l’option “Tous les tags” et enfin choisir les tags à afficher. Deux boutons [2] permettent de supprimer tous les tags (poubelle) ou de les réinitialiser.
Si on restreint la liste des tags aux 3 tags suivants :
La page de scores ne présente que cette liste restreinte.
La conception de questions est souvent chronophage. Écrire la question avec sa réponse correcte est relativement facile pour un expert, mais la rédaction de distracteurs (réponses fausses) est un exercice difficile. La fonction de génération de réponses assistée par l’IA permet d’accélérer cette étape.
Lorsque vous rédigez une nouvelle question de type unique ou multiple [1], vous pouvez maintenant écrire le texte de la question [2] puis cliquer sur le bouton Générer des réponses [3].
Après recherche, des réponses sont proposées.
Si dans les réponses proposées par l’IA, certaines correspondent à notre attente et d’autres pas, alors il suffit de supprimer celles qui ne conviennent pas et de demander de générer à nouveau des réponses. L’IA conservera ce qui est déjà complété et fera de nouvelles propositions pour les réponses vides.
Lorsque les réponses conviennent, on peut enregistrer la question.
Pour suivre la progression des groupes d’utilisateurs sur les différentes thématiques, il existe une page de bilan par utilisateur qui présente la moyenne, le nombre d’évaluations sur une période donnée.
Une synthèse est proposée pour afficher l’historique des évaluations et donc suivre la progression de l’activité et des résultats dans le temps.
Notez que ce nouvel onglet “historique” est désormais le premier de la page des résultats, l’onglet de synthèse, par utilisateur et par base, a été renommé “bilan”, et apparaît en seconde position dans la barre d’onglets.
Les filtres proposent de sélectionner :
Les bases thématiques
Les groupes d’utilisateurs
Le contexte (évaluation, certification ou test libre )
La période
La granularité (semaine, mois, année)
Pour chaque intervalle de la période choisie, un cercle est représenté dont le diamètre est proportionnel au nombre de tests passés. La position sur l’axe des x correspond à la date de l’intervalle, tandis que la position sur l’axe des y représente la moyenne des scores obtenus, sur une échelle de 0 à 100%.
Ainsi vous pouvez visualiser à la fois la progression du niveau et l’intensité de l’activité.
Au survol de la souris, une bulle affiche la période, la base, la moyenne obtenue et le nombre de tests.
Notez que la moyenne affichée est la moyenne des moyennes de chaque utilisateur, c’est-à-dire que chaque utilisateur a le même poids dans cette moyenne, qu’il ait passé un seul test ou bien 25.
La légende, en haut du graphique, indique la couleur de chacune des bases. En cliquant sur l’une des bases dans la légende, vous pouvez masquer sa courbe, ou au contraire la faire apparaître.
La gestion des compétences dans ExperQuiz permet de définir un référentiel de compétences par une arborescence de blocs de compétences décomposés en compétences, elles-mêmes constituées de capacités.
Certaines capacités peuvent être validées suite à une évaluation, sur la base d’un questionnaire, d’autres sont validées manuellement par un formateur ou un tuteur qui valide la capacité en apportant éventuellement une preuve sous la forme d’un fichier joint.
Cette mise à jour “manuelle” des compétences propose aujourd’hui une interface qui permet de modifier l’ensemble des capacités d’un collaborateur.
Pour voir ou modifier les compétences d’un collaborateur, aller dans le menu “Compétences “, puis cliquer sur l’onglet “Compétences” [1] puis “Utilisateurs”[2].
Visualisation du livret de compétences d’un utilisateur
L’oeil permet de voir le livret de compétences d’un utilisateur sans pouvoir le modifier
Il est possible de déplier le premier niveau d’un bloc [1] ou l’arborescence complète [2] .
Niveau 1
Niveau 2
Modification du livret de compétences d’un utilisateur
En cliquant sur le crayon ou sur le bouton “modifier”, on peut modifier pour chaque capacité [1] (savoir, savoir-faire, savoir-être) les notes qui peuvent être des décimaux [2], les appréciations (opinion 3) et la preuve [4] du livret d’un candidat. Lorsque la capacité n’a pas été évaluée sa note est égale à -1 [5].
Lorsqu’on modifie une ou plusieurs capacités
Il est possible de télécharger un référentiel à partir d’un fichier Excel
Un modèle de fichier est disponible sur la page “Importer” du menu.
Lors de l’import d’un référentiel :
Vous pouvez recevoir une alerte lors d’une modification d’une entité déjà créée (bloc, compétence, capacité)
La couleur peut être importée dans le fichier
Pour le point 1, lorsque l’on met à jour des compétences, un panneau de confirmation s’ouvre pour vous avertir et vous demander si vous souhaitez poursuivre l’import.
En effet le référentiel est versionné, donc il faut savoir que chaque mise à jour sur une référence déjà existante dans le référentiel, génère une nouvelle version (si on modifie le taux de succès ou la pondération) ou si on ajoute une nouvelle capacité, ou une nouvelle compétence.
Si vous ne souhaitez pas poursuivre, cliquez sur le bouton “ANNULER” [1] sinon, confirmez en cliquant sur le bouton “CONTINUER L’IMPORT” [2].
Un cycle permet de programmer dans le temps des invitations à passer des questionnaires ou des enquêtes. Il permet de définir différents scénarios d’activités comme de l’évaluation de formation à chaud et à froid, du microlearning, un parcours de onboarding , …
La création et la gestion des cycles ne sont plus réservées aux administrateurs. Une nouvelle permission a été créée pour autoriser un utilisateur habilité à voir, créer, modifier des cycles ou pour inviter des utilisateurs qui sont dans son périmètre à suivre les activités d’un cycle
La permission “Inviter des utilisateurs aux cycles” nécessite les permissions suivantes et donc les active automatiquement :
Voir les enquêtes
Inviter des utilisateurs aux enquêtes
Voir les médias
Créer, modifier, supprimer des évaluations
Voir les questionnaires
Voir les bases et questions (dans le respect du périmètre)
L’utilisateur ayant la permission de créer ou modifier un cycle, pourra construire un cycle avec les questionnaires des bases thématiques qui sont dans son périmètre (1 et 2) et avec les enquêtes (3)
Il pourra inviter des utilisateurs qui sont dans son périmètre utilisateur.
La mise en œuvre des permissions sur les parcours a été rendue plus précise.
Jusqu’à présent pour créer un parcours, un utilisateur devait avoir « Toutes les bases » dans son périmètre de bases autorisées, en plus de la permission de création de parcours.
L’évolution proposée autorise maintenant un utilisateur à créer un parcours en ayant un ensemble limité de bases dans son périmètre et la permission de création de parcours.
Il pourra alors créer des parcours avec les modules qui sont dans son périmètre, visibles par lui, c’est-à-dire des modules mono base construits à partir d’éléments (questionnaires et médias) de son périmètre.
Par exemple, si l’utilisateur ne peut voir que la base SÉCURITÉ, il peut construire son parcours avec les modules monobases dont les étapes sont des questionnaires de la base SÉCURITÉ et des médias du dossier Entreprise ou de la base SÉCURITÉ
Vous pouvez utiliser l’Intelligence Artificielle pour analyser les textes saisis en réponse à vos enquêtes.
Lorsque vous définissez un formulaire d’enquête, l’un des 12 types de champs que vous pouvez placer dans votre enquête est le champ paragraphe. Il permettra à la personne interrogée d’exprimer sa réponse avec tout un paragraphe de texte si besoin. C’est un type de champ qui est par exemple utilisé dans les enquêtes de satisfaction pour recueillir un avis plus détaillé qu’une simple note.
Vous avez maintenant la possibilité de faire analyser le paragraphe de texte saisi. Pour cela, vous trouverez dans les options du champ un réglage nouveau “Convertir en niveau d’humeur, avec l’IA”. Si vous positionnez ce réglage à “OUI”, le texte saisi sera analysé, et un score traduisant le niveau de satisfaction qui s’exprime dans le texte, sera calculé.
Notez que ce traitement ne sera effectué que en conditions réelles d’invitation à l’enquête, pas lorsque vous ne faites que pré-visualiser l’enquête.
Pour la personne qui répond à votre enquête, il n’y a aucune différence, elle ne voit pas le score d’humeur, qui ne sera calculé que plus tard.
Après que les saisies de l’enquête ont été validées, les champs paragraphe qui avaient l’option “Convertir en niveau d’humeur” seront analysés au moyen d’une API de OpenAI. Les textes saisis sont donc envoyés à OpenAI. Comme nous l’avons indiqué s’agissant de la création automatique de questions, conformément à la Déclaration de Sécurité et de Confidentialité d’OpenAI : « Les données soumises via l’API d’OpenAI ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d’OpenAI ni pour améliorer l’offre de services d’OpenAI. ». Voir également: Politique de Confidentialité.
Pour chaque champ paragraphe concerné, ExperQuiz va ajouter un nouveau champ dans vos résultats, et ce champ portera la valeur d’humeur calculée, entre 1 (très mécontent) et 5 (très satisfait).
Dans cet exemple, les deux textes saisis étaient plutôt insatisfaits, et ont reçu un score de 2.
C’est une fonctionnalité qui peut être très utile pour analyser des retours sur de grands volumes, pour lever des alertes si besoin, et pour calculer un niveau de satisfaction moyen issu des saisies libres. Mais surtout, ne l’utilisez pas pour éviter de lire l’intégralité des retours qui vous sont faits, cela vous priverait d’une information très précieuse.
Lorsque l’on connaît à l’avance, le planning des invitations à des activités, on a parfois le besoin de les gérer en masse sans pour autant utiliser les apis.
Une nouvelle fonctionnalité d’import de fichier d’invitations en masse est activable depuis le menu “Réglages”, onglet “Paramètres” [1] de l’entreprise , dans la rubrique “Fonctions spécifiques”[2]. En cochant l’option “Utiliser l’import de fichiers d’invitations” [3] puis en enregistrant, le menu “Import d’invitations” [4]) est alors accessible.
Comme sur chaque page d’import (questions, utilisateurs, glossaire, compétences …) , vous trouverez un fichier exemple qui permet de donner les consignes de préparation du fichier Xlsx.
Le fichier d’import d’invitations est un fichier Excel qui définit pour chaque ligne :
Le type d’invitation dans la liste des 6 suivants : questionnaire, module, enquête, cycle, parcours autonome (qui conserve les modules ouverts), parcours planifié
La liste des groupes séparés par une virgule
L’utilisateur unique si la liste des groupes n’est pas renseignée
La date et heure de démarrage dans le futur
La date et fin de la période démarrage dans le futur située après la date de démarrage
La période de renvoi sauf pour les cycles
La période de rappel après démarrage uniquement dans le cadre des modules
Le fichier est analysé pour vérifier l’existence et la cohérence des données.
Un bilan est donné avec le nombre d’invitations [1], le nombre d’invitations importées [2], le nombre de remarques [3] en cas d’échec, le statut [4] (import échoué, réussi, ou partiel). Un panneau de détails [5] présente les erreurs du fichier.
