Il est maintenant possible d’archiver des parcours de formation qui ne sont plus utilisés mais qui ne doivent pas être supprimés définitivement.
Vous pourrez ensuite récupérer ses parcours archiver si vous souhaitez les réutiliser mais ils n’apparaîtront plus dans la liste des parcours disponibles.
ExperQuiz propose des outils pour animer les sessions de formation en présentiel ou à distance.
Pour définir une nouvelle session de formation, l’administrateur doit :
Une nouvelle fonctionnalité permet de créer un modèle de formation qui définit l’intitulé, la durée et les ressources pédagogiques des sessions de formation, ceci afin de simplifier et d’harmoniser la création des sessions.
Une session de formation pourra ensuite être créée à partir de ce modèle. Il restera à choisir le formateur, les stagiaires et la période où se déroulera la formation.
Pour activer cette fonctionnalité, rendez vous dans les paramètres de l’entreprise, comme indiqué ci-dessous.
Un nouvel onglet “Modèles de formation” [1] est présenté dans le menu formation.
Pour créer un nouveau modèle, choisissez une base thématique [2] et cliquez sur le bouton “NOUVEAU MODÈLE DE FORMATION” [3].
La page présente les différents champs :
Ensuite, choisissez les questionnaires [6] et les documents [7] en cliquant sur les boutons 6 et 7, puis enregistrez le modèle de formation [8].
La page de modèles de formation présente une liste de modèles permet de :
Pour modifier un modèle de formation, cliquez sur le bouton “MODIFIER LE MODÈLE” sur la page synthèse ou sur le crayon dans la page de liste des modèles.
Vous pouvez modifier les différents champs ou les questionnaires/documents.
Notez qu’il n’y aura pas de mise à jour rétroactive des sessions créées à partir de ce modèle.
Une session de formation est une formation blended avec un formateur, des participants, des ressources pédagogiques (documents, questionnaires, enquête, activités, certifications …).
Elle renseigne également sur la période pendant laquelle elle se déroule et éventuellement le lieu si elle est en présentiel
Pour créer une session de formation à partir d’un modèle, procéder comme auparavant, choisissez la base thématique et cliquez sur le bouton NOUVELLE FORMATION (rien de changé jusque là)
Sur la page de création de sessions, une liste des modèles existant est proposée [1] dans laquelle vous pouvez choisir le modèle souhaité
Le choix d’un modèle provoque instantanément l’initialisation des champs de la nouvelle session (1 à 6), à partir de ceux du modèle.
Une fois enregistrée, il ne sera pas nécessaire de choisir les documents et questionnaires car la session héritera des ressources pédagogiques définies dans le modèle.
Notez qu’un changement dans le modèle intervenant après la création d’une session, n’aura pas d’impact sur les sessions déjà créées.
La page de sessions de formation présente un nouveau filtre [2] qui permet de filtrer sur les sessions qui s’appuient sur un modèle
Une fois la session créée à partir d’un modèle, il n’est pas possible de changer de modèle.
Lorsque la fonctionnalité Cycles est activée dans les Réglages de l’entreprise dans la section Formations , option Cycles portant sur la satisfaction , il est possible de déclencher des cycles d’évaluation à destination du formateur, du manager, des stagiaires.
Ces cycles peuvent contenir des questionnaires d’évaluation de connaissances sur la base thématique et/ou des enquêtes de satisfaction qui auront été créés dans le menu Enquêtes.
Dans l’exemple ci-dessous, la formation intègre trois cycles différents à destination des stagiaires participant , du formateur et du manager.
Le cycle est déclenché à la demande du formateur qui utilise le bouton « INVITER AUX CYCLES » . Si le cycle avait déjà été déclenché mais que certains participants soint arrivés entretemps, cette action n’enverra le cycle au’aux participants n’ayant pas été déjà invités.
Le formateur peut supprimer les invitations aux cycles (bouton SUPPRIMER LES INVITATIONS AUX CYCLES) s’il le souhaite ou RE-INVITER AUX CYCLES. Dans ce cas, toutes les invitations existantes sont supprimées et regénérées.
Lorsque les invités répondent aux enquêtes, les résultats sont afffichés. Ils sont exportables et le détail des réponses peut être consulté en ouvrant dans le panneau détails.
Les réponses littérales sont présentées dans le premier onglet Tableau.
Une représentation sous forme de graphique est proposée dans l’onglet Grahiques.
Les résultats des formations sont accessibles dans l’onglet Résultats
Les résultats sont présentés dans 4 onglets :
Lors de la création d’une formation, il est possible d’associer un cycle d’évaluation programmées. Ce cycle peut contenir une évaluation programmée avant le début de la sessionpour réaliser unpositionnement des stagiaires, une évaluation à la fin de la formation à chaud et éventuellement une évaluation de connaissances à froid pour ancrer les notions dans la mémoire des stagiaires et mesurer l’impact de la formation à moyen termes.
L’onglet Evaluations présente les résulats des évaluations poussées en temps réel par le formateur pendant la formation et l’onglet Cycles présente les évaluations de connaissances incluses dans les cycles.
Les résultats du bilan individuel présente la liste des participants avec le bilan de leurs entraînements et évaluations passés pendant la session de formation.
Le panneau de détails présente :
L’onglet Activités présente la progression des stagiaires basée sur l’évolution des réponses aux questions posées pendant la formation. Il présente également la liste des événements d’animation (chat, brainstorming, sondage, question) qui auront été proposés par le formateur.
Le blackboard est un outil d’animation de formation en temps réel.
La formation a été préparée avec des supports pédagogiques et les questionnaires à proposer en amont , pendant ou en aval de la formation, en mode entraînement ou évaluation, à chaud ou à froid.
Le formateur peut aussi faire participer ses stagiaires à différentes activités comme le brainstorming, la question au pied levé, le sondage.
Ce sont ces activités qui sont proposées avec le blackboard des formations.
Le premier type d’activités est le remue-méninges ou brainstorming.
Elle permet au formateur de lancer une réflexion au pied levé sur un sujet où les stagiaires sont invités à laisser leurs idées . Cette activité peut se faire en mode anonyme.
Pour définir un nouvel exercice de remue-méninges , il faut :
ExperQuiz offre la possibilité de faire émarger les participants à une formation. Toutes les étapes pour faire une demande d’émargement et exporter la liste des signatures sont détaillées dans la vidéo ci-dessous :
Dans le cadre des formations, l’émargement est une fonction incontournable.
Les formations étant souvent des formations hybrides, avec une partie en présentiel et une partie en distanciel, le formateur doit disposer d’un outil d’émargement numérique qui permette de s’assurer de la présence des stagiaires en temps réel.
C’est cette fonctionnalité qui est proposée par ExperQuiz.
Pour rendre la mettre en oeuvre, il faut l’activer dans les paramètres de l’entreprise
Un onglet “Feuille d’émargement” apparaît dans le volet formation et permet au formateur d’envoyer une demande d’émargement aux stagiaires présents.
Le formateur peut, optionnellement, donner un titre à sa demande d’émargement et choisir les participants auxquels il souhaite l’adresser.
Le stagiaire invité doit être connecté sur son compte et positionné sur la page de sa formation pour recevoir la notification. Un volet s’ouvre sur la droite pour lui permettre de dessiner sa signature, avec sa souris ou bien avec son doigt.
S’il ferme le volet, il peut le ré-ouvrir à nouveau en cliquant sur le bouton «émargement».
Ce bouton est présent pendant une durée de 3 minutes, ensuite il disparaît et il n’est plus possible d’émarger jusqu’à une nouvelle demande du formateur.
Du côté du formateur, l’ensemble des émargements des stagiaires est présenté en tableau, comme suit:
Au survol de la souris, le titre qui avait été donné à la demande est affiché:
Comme évoqué plus haut, le formateur peut faire usage des questionnaires et documents/médias qui ont été sélectionnés pour la formation.
Au moment que le formateur trouve pertinent, le formateur peut mettre un questionnaire à disposition des participants en mode entraînement, c’est-à-dire qu’ils pourront passer le test correspondant autant de fois qu’ils le souhaitent.
Cet accès libre à un questionnaire se distingue des évaluations qui peuvent être soumises aux participants. Une évaluation, en général, n’est pas optionnelle, chaque participant doit l’avoir passée. Et par ailleurs chaque participant ne pourra la passer qu’une seule fois.
Dans le contexte des formations, le formateur aura accès aux résultats des questionnaires mis à disposition des participants
Pour soumettre une évaluation aux participants, le formateur se rend sur l’onglet Questionnaires.
Sur chacun des pavés correspondant à un questionnaire, un bouton d’invitation est présent sur la droite (repère [1] sur l’image).
En cliquant sur ce bouton, un panneau apparaît sur la droite de l’écran permettant de finaliser l’invitation.
Le formateur peut sélectionner les participants qui seront invités à cette évaluation. Il clique ensuite sur le bouton SOUMETTRE et les invitations partent immédiatement.
Dans le contexte d’une formation, les utilisateurs ne reçoivent pas une invitation par email ou sms, ils trouvent l’évaluation demandée, immédiatement, sur la page tableau de bord de leur formation. Nous verrons plus loin le point de vue et les actions de l’utilisateur participant.
Notez bien que toutes les actions du formateur qui impactent les participants ont un effet instantané, temps-réel. C’est-à-dire que les participants n’ont pas à rafraîchir leur page tableau de bord, elle reflète immédiatement les actions du formateur.
Pour partager un média en temps réel, il suffit de le glisser déposer du bloc de gauche (médias sélectionnés) vers le bloc de droite (médias accessibles aux participants).
Inversement, il est possible de retirer un média en faisant l’action inverse (glisser déposer de la droite vers la gauche)
Sur l’onglet Participants, le formateur (mais aussi l’administrateur) peut gérer l’appel en indiquant les participants qui sont présents.
Le mode opératoire est très simple : il suffit de positionner les présents dans la colonne UTILISATEURS PRÉSENTS À LA FORMATION.
La création de participants dans une formation peut être réalisée par invitation ou par auto-inscription.
Pour inviter, c’est à dire inscrire, des participants à la formation, rendez-vous sur l’onglet Invitations.
Si vous êtes passé en VUE FORMATEUR, n’oubliez pas de revenir en VUE ADMINISTRATEUR, l’onglet Invitations n’est pas disponible pour le formateur.
Sur l’image précédente, des utilisateurs ont déjà été invités. Selon l’état des invitations, ils apparaissent dans l’un des blocs suivants :
Pour inscrire des utilisateurs à la formation, cliquez sur le bouton [4] CHOISIR LES PARTICIPANTS.
Un volet de sélection s’ouvre sur la droite, il est exactement le même, et avec le même mode opératoire, que nous avons vu déjà pour inviter des utilisateurs à une évaluation.
Nous n’en détaillerons pas ici une nouvelle fois le mode opératoire. Le principe est simple : d’une part vous pouvez filtrer les utilisateurs présentés dans la colonne de gauche au moyen de filtres portant sur le nom / prénom, les groupes d’appartenance ou les types d’utilisateurs.
D’autre part vous positionnez les utilisateurs à inscrire en les plaçant dans la colonne PARTICIPANTS, soit par glisser-déposer, soit au moyen des boutons-flèches.
Lorsque la liste des participants est correcte, cliquez sur le bouton VALIDER. Le panneau disparaît, et vous revenez à la page antérieure.
Vous pouvez alors utiliser l’un des boutons suivants:
Lors de la création de la formation, si l’option d’entreprise autorise d’utiliser les codes de connexion, il est possible de proposer l’auto-inscription des stagiaires.
Un stagiaire qui dispose du code de la formation, arrive sur la page avec la liste des stagiaires déjà inscrits sur la formation.
Si son nom fait partie de la liste, il arrive sur son espace de formation en cliquant sur son nom.
S’il n’est pas inscrit, il doit cliquer sur le bouton INSCRIPTION et remplir le formulaire défini par l’administrateur puis cliquer sur le bouton S’INSCRIRE
Si vous ne l’avez déjà fait, lisez bien le §2.1 avant d’aborder cette fonctionnalité.
Pour préparer la formation, en tant qu’administrateur, vous allez ensuite sélectionner les ressources pédagogiques (questionnaires et médias) qui seront mis à disposition du formateur pour qu’il les utilise dans le cadre de la formation.
Sur la page de la formation nouvellement créée, rendez-vous sur l’onglet Questionnaires :
La page fait apparaître trois colonnes :
Vous pouvez donc placer les questionnaires dans l’une ou l’autre des colonnes en procédant par glisser-déposer, au moyen de la souris.
Le bouton [5], VUE FORMATEUR situé en haut à droite de la page, vous permet de voir cette page comme la verrait un formateur, c’est-à-dire comme ceci :
La vue est très semblable, mais la colonne DISPONIBLES a disparu. Le formateur peut déplacer les questionnaires entre les colonnes UTILISÉS et ENTRAÎNEMENT, mais il ne peut pas voir les questionnaires qui n’ont pas été sélectionnés par l’administrateur.
Notez aussi que dans cette “vue formateur”, l’onglet Invitations a disparu. En effet, ce n’est pas le formateur qui invite les participants.
Nous verrons plus loin, de manière spécifique, les fonctionnalités destinées au formateur.
Pour ce qui concerne les médias, le principe est exactement le même.
En vue administrateur, les trois colonnes sont les mêmes et le mode opératoire est identique : vous déplacez les documents/médias entre les colonnes.
Une petite différence est que vous disposez d’un filtre, en haut à gauche, permettant de ne voir que certains types de médias.
Une autre différence est que le formateur pourra ajouter des documents/médias s’il le souhaite. Les médias rajoutés seront intégrés dans la médiathèque de la base thématique associée à la formation.
En vue formateur, comme précédemment, seules les deux colonnes de droite sont présentes :
Notez le bouton NOUVEAU MÉDIA qui permet de créer un média en l’important depuis son poste de travail. Il figurera, au départ, dans la colonne SÉLECTIONNÉS.
