Quelques champs ont été réorganisés au sein des blocs.
Un nouveau bloc “Profils d’habilitations” permet de définir le profil d’habilitations.
Un utilisateur peut avoir plusieurs profils et hériter des habilitations associées à chaque profil.
Les habilitations apportées par un profil sont précédées d’un P, celles ajoutées spécifiquement sont signalées par l’activation du bouton de sélection.
Dans l’exemple ci-dessus :
L’habilitation “Voir les utilisateurs avec leurs résultats et informations” est issue d’un profil
L’habilitation ”Importer un fichier de contacts et ses groupes” est choisie individuellement : c’est une habilitation personnelle
L’habilitation “Voir les questionnaires” est issue d’un profil et c’est aussi une habilitation personnelle.
Si l’on supprime le profil, l’habilitation (1) est retirée contrairement à la (3) car c’est aussi une habilitation personnelle.
Quelques nouveautés ont été ajoutées à la gestion des utilisateurs.
La première nouveauté concerne la proposition des actions (2) que l’on peut appliquer sur une liste d’utilisateurs sélectionnés (1).
Jusqu’ici, pour activer un utilisateur dont le statut était inactif, il fallait d’abord filtrer sur le statut “inactif”, puis sélectionner les utilisateurs à activer dans la liste des utilisateurs inactifs et enfin cliquer sur le bouton d’action.
Maintenant l’étape du filtre n’est plus nécessaire, c’est ExperQuiz qui se chargera de faire le traitement adéquat en fonction du statut de l’utilisateur. Un utilisateur déjà actif ne sera pas à nouveau “activé”.
Actions applicables à une liste d’utilisateurs
Supprimer : supprime les utilisateurs sélectionnés et anonymise les résultats de leurs activités (cible : tous les utilisateurs)
Réinitialiser : envoie de nouveaux mots de passe aux utilisateurs sélectionnés (cible : utilisateur actif)
Connexion par code : génère un code 6 lettres personnel à chaque utilisateur sélectionné pour permettre de se connecter (cible : utilisateurs actifs).
Activer : active les utilisateurs (utilisateurs inactifs, invités, créés). Il est possible d’activer avec ou sans mot de passe. Dans le second cas, les utilisateurs pourront effectuer leurs activités sans se connecter ou gérer eux-mêmes la génération d’un nouveau mot de passe (en cliquant sur “mot de passe oublié”) lorsqu’ils souhaiteront se connecter. (cible : utilisateurs créés ou inactifs).
Désactiver : rend les utilisateurs sélectionnés inactifs. Ils ne pourront plus être invités à des activités ni avoir accès à leur tableau de bord. (cible : utilisateurs actifs).
Assigner : gestion des groupes pour les utilisateurs sélectionnés. Il est possible de réinitialiser les groupes, d’ajouter ou de retirer des groupes choisis dans la liste des groupes.
Choisir l’action
Filtrer les groupes et les sélectionner
Enregistrer
Tags : gestion des tags. Il est possible de réinitialiser les tags, d’ajouter ou de retirer des tags.
Profils d’habilitations : gestion des profils, des habilitations fonctionnelles et des périmètres bases et utilisateurs.
Choisir la nature de l’action
Consulter les différents onglets Profils, Fonctionnalités, Bases, Utilisateurs
Une habilitation définit la permission, accordée à un utilisateur, d’accéder à certaines fonctionnalités et à certains périmètres de données. Les habilitations précisent les fonctions autorisées, mais aussi, pour certaines d’entre elles, les bases thématiques et le périmètre des utilisateurs. Ainsi les habilitations permettent de régler de manière précise ce que l’on autorise chacun des utilisateurs à faire, sans qu’il soit des administrateurs.
Certaines entreprises dont les cas d’usage sont simples n’utilisent pas du tout les habilitations. Pour en faire usage, il faut avoir souscrit l’offre “Gold” et avoir sélectionné l’option “Utiliser les habilitations avancées” dans les réglages de l’entreprise.
Jusqu’à présent les habilitations étaient définies au niveau des utilisateurs de façon individuelle. C’est-à-dire que l’on devait indiquer, pour chaque utilisateur, la liste des habilitations accordées.
Aujourd’hui il est possible de définir des profils d’habilitations qui permettent de grouper sous un même nom une liste d’habilitations. Une fois que vous aurez défini des profils d’habilitations, vous pourrez les affecter à des utilisateurs. Un utilisateur qui “possède un profil” possède toutes les habilitations que ce profil confère. Un utilisateur peut posséder plusieurs profils, et dans ce cas, il possède la somme des habilitations de tous ces profils.
Il reste possible de définir de manière directe des habilitations accordées à un utilisateur, ceci indépendamment de la notion de profils. Un utilisateur peut posséder un ou plusieurs profils, et posséder en plus des habilitations personnelles. Dans ce cas, ses habilitations au final sont la somme des habilitations des différents profils et des habilitations personnelles.
Le fait de passer par la notion de profil d’habilitations apporte les bénéfices suivants :
La gestion est plus simple et plus efficace : il est inutile de répéter l’opération de définition des habilitations en cochant 10 cases pour chacun des utilisateurs de profil “formateur”.
Vous pouvez très facilement mettre à jour un profil, et cela impacte immédiatement les habilitations de tous les utilisateurs possédant ce profil.
Les habilitations
La gestion des habilitations s’implémente selon trois axes :
Axe Fonctionnalités qui définit les actions autorisées (menu gauche)
Axe Bases thématiques qui définit le périmètre des bases thématiques sur lesquelles s’appliquent les fonctionnalités
Axe Utilisateurs qui définit le périmètre des utilisateurs sur lesquels s’appliquent les fonctionnalités
Un administrateur est pratiquement tout-puissant dans le périmètre de l’entreprise.
Il est seul habilité à :
supprimer des entités (utilisateurs, bases et les bases auteurs, module et les modules auteurs, cycles, compétences, tableaux de Business Intelligence )
modifier les paramètres de l’entreprise.
définir les habilitations de tous les utilisateurs.
attribuer des droits « Administrateur »
Les apprenants sont des utilisateurs sans aucune habilitation particulière. Ils ne peuvent qu’ effectuer des activités auxquelles ils ont été invités ou bien qui ont été mises en accès libre à leur intention, en fonction des groupes auxquels ils appartiennent.
ExperQuiz permet de définir les habilitations des utilisateurs de manière très fine. NOUVEAUTÉ : Une nouvelle habilitation qui permet de “Créer des utilisateurs via un code 6 caractères” a été ajoutée aux habitations fonctionnelles.
Profil contributeur
Anaïs est experte en Sécurité et elle doit alimenter une base thématique qui sera utilisée par des formateurs afin d’animer les formations sur cette thématique.
Profil Formateur
Raffy est formateur en environnement pour les paysagistes. Il anime des formations en présentiel ou à distance sur les thématiques “Tri des déchets”, “Recyclage” ,” Paillage”. Il s’adresse à des utilisateurs du groupe “Formation-Environnement”.
Il doit préparer ses formations avec les supports et les questionnaires à utiliser.
Profil Manager
Suzanne est responsable d’un département qui est constitué de plusieurs équipes avec leur manager et elle souhaite consulter les résultats des activités pour tous les membres du département et aussi des nouveaux arrivants.
Suivi des compétences
John est responsable RH, il veut suivre l’évolution des compétences dans l’entreprise ce qui lui permettra de définir les formations les plus adaptées.
Campagne : évaluation de formation
Olga est responsable communication. Elle a pour mission de relever les différentes opinions à travers des campagnes d’enquêtes et en faire l’analyse. Elle travaille avec toute la société.
Tuteur VAE
Tim est tuteur en VAE, il va accompagner les candidats et valider certaines compétences dans l’entreprise. Il s’agit de validation sur le terrain principalement “manuelle”. Il n’y a pas obligatoirement d’évaluation ou de formation sur des thématiques associées.
Les candidats sont dans le groupe VAE.
Activation de la fonctionnalité
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut aller dans les options d’entreprise dans la catégorie “Fonctions spécifiques” et activer « Utiliser les habilitations avancées ».
Les profils prédéfinis et les nouveaux profils
La liste des profils d’habilitations est accessible en allant dans le menu Utilisateurs (1) et sur l’onglet Profils d’habilitations (2).
Certains profils sont prédéfinis (3) et remplacent les types d’utilisateurs.
De nouveaux profils (3) peuvent être créés en fonction de vos besoins.
Chaque profil représente un ensemble d’habilitations c’est-à-dire de fonctionnalités autorisées. Le profil ne définit pas le périmètre des bases ni le périmètre des utilisateurs, qui seront définis pour chaque utilisateur de manière distincte.
Il est possible d’associer des habilitations à chaque profil en cliquant sur le crayon d’édition.
Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, une personne ayant le profil “Formateur”, pourra, dans le périmètre de ses utilisateurs, “Voir les résultats” et dans le périmètre des bases thématiques, “Créer de nouveaux médias” pour enrichir ses supports pédagogiques, “Voir les questions, questionnaires et médias”.
Lorsque vous modifiez le profil appelé “formateur habilité”, cela affecte immédiatement les habilitations de tous les utilisateurs ayant ce profil.
Création d’un nouveau profil
Pour créer un nouveau profil :
Cliquer sur le bouton “Créer”
Indiquer un nom
Choisir les fonctionnalités autorisées
Enregistrer
Suppression de profils
Une sélection de profils peut être supprimée en masse pour cela :
Sélectionner les profils à supprimer, au moyen des coches situées à gauche
Cliquer sur le bouton “Supprimer”
Ou bien on peut supprimer un profil en cliquant sur la poubelle (3). Les profils par défaut ne peuvent pas être supprimés.
Cette seconde option permet de capturer à intervalles un flux d’images des candidats grâce à leur webcam.
Note d’attention : Les candidats qui n’ont pas activé leur webcam, ne pourront pas démarrer leur test.
Une fois l’évaluation terminée, vous pourrez accéder au compte rendu visuel des évaluations en cliquant sur le bouton “caméra”.
Pour cela, il suffit de cliquer sur une icône caméra en face de leur nom dans la page de restitution des événements en temps réel ou depuis le détail de leur évaluation depuis les résultats par utilisateurs.
Vous aurez alors accès à la frise chronologique, qui ressemblera à ceci :
Vous pourrez ainsi visualiser :
[1] les images, issues de la webcam
[2] la frise chronologique des événements apparus durant l’évaluation. Le code couleur symbolisant le niveau de gravité vous permettra de retrouver facilement les périodes potentiellement plus suspectes que d’autres.
[3] le détail des événements associés aux images affichées.
[4] l’alternance de zones au fond blanc ou bleu sur la frise qui marque le passage d’une question à l’autre. Ainsi les événements du rectangle blanc ont tous eu lieu lors du passage d’une seule et même question.
Pour accéder à la surveillance, le surveillant doit avoir les habilitations “Voir les résultats des utilisateurs” et “Voir les questionnaires “.
Il se rend sur la page “Surveillance d’évaluations” (bouton [1]), et choisit l’un des examens en cours ou passé (bouton [2]).
Le surveillant accède à la liste des événements de surveillance, qui se présente ainsi :
Sur cette page, on peut identifier :
Une icône symbolisant le type d’événement et une couleur correspondant au niveau de gravité. Les couleurs gris et bleu symbolisent des événements normaux, le orange des événements suspects et le bleu un événement de retour à la normale, c’est-à-dire la fin d’un événement suspect.
L’horodatage de cet événement
La phase du déroulé de l’examen pour le participant au moment de cet événement (introduction, déroulé des questions, page de score)
Le nom du participant concerné
Un message de description de l’événement
Et un lien vers la restitution des images de la caméra du participant si l’invitation avait spécifié cette option et que le participant a fini son évaluation.
Par exemple, sur la capture ci-dessus on trouve :
En [1] : deux événements normaux : l’apprenant est arrivé sur la page de test et est entré dans l’étape d’introduction
En [2] et [3] : deux événements suspects : dans le premier le candidat a quitté le focus de la page de test et l’a repris 2 secondes après. Dans le deuxième, le candidat a quitté le plein écran et l’a rétabli 3 secondes après.
Une fois le test terminé, il est également possible de retrouver les événements d’un candidat en se rendant sur la page des résultats par utilisateur comme ci-dessous :
Cette option permet en premier lieu de forcer les participants à entrer en mode plein écran. Si l’un des candidats quitte le mode plein écran, une alerte est transmise instantanément au surveillant, et l’événement est enregistré afin de pouvoir être consulté a posteriori.
Des événements seront remontés au surveillant en temps réel dans les cas suivants :
L’utilisateur quitte le plein écran.
Le focus de l’utilisateur quitte la fenêtre de l’évaluation, ce qui laisserait penser qu’une seconde fenêtre a été ouverte.
Par ailleurs, d’autres événements sont capturés même sans cette option activée :
Chargement / rechargement de la page de test
Passage à l’étape introduction, déroulé des questions, page de score
Visualisation d’une question et réponse à une question
Activation / désactivation du flux de la webcam
Ces informations seront visibles en temps réel dans la page de surveillance d’évaluation.
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut aller dans les options d’entreprise dans la catégorie “Fonctions spécifiques” et activer « Utiliser la surveillance d’examens ».
Si vous souhaitez également que la fonctionnalité figure dans le menu de gauche, pensez à la sélectionner dans la configuration du menu administrateur.
Les attentes en matière de conservation de l’information peuvent varier de manière importante selon les organisations, avec en général un compromis à trouver entre d’une part une traçabilité étendue et une capacité à retrouver de l’information passée, et d’autre part les exigences telles que celles relevant du RGPD, de ne conserver que ce qui est nécessaire. ExperQuiz vous permet désormais d’ajuster cette durée de conservation selon votre propre contexte.
Soulignons tout d’abord trois choses :
On ne parle pas ici de la conservation des sauvegardes, qui est de 2 mois pour tout le périmètre de données des environnements clients.
Beaucoup d’entités relèvent d’un périmètre “statique”, et ne seront jamais supprimées de manière automatique. Il s’agit typiquement des bases, questions, questionnaires, cycles, modules, médias, enquêtes, référentiel de compétences. Ce ne sont pas des données personnelles et elles n’ont pas de dimension temporelle.
Les utilisateurs sont une catégorie particulière de données “statiques”. Ils ne sont jamais supprimés de manière automatique, mais ils incluent bien sûr des données personnelles. Toutefois on distinguera ici les données utilisateur statiques, telles que nom, prénom, email, entreprise, groupes d’appartenance, habilitations, … et les données utilisateurs dynamiques et donc temporelles, qui sont par exemple des résultats de tests passés, de modules, ou d’enquêtes.
Le réglage de la durée de conservation pour votre organisation fait l’objet d’une nouvelle rubrique des réglages entreprise, qui se présente comme suit :
Vous disposez de trois réglages distincts :
Les données d’activité des utilisateurs, c’est-à-dire essentiellement les tests passés et leurs résultats, les évaluations, les modules passés, les invitations envoyées, les données relevant des enquêtes.
Les informations du journal d’audit. Le journal d’audit est l’outil de traçabilité des interventions sur la plateforme.
Le journal des emails et SMS envoyés par la plateforme.
Un dispositif de sécurisation est en place pour vous protéger contre des saisies accidentelles :
La durée minimale est de 6 mois pour les données d’activité et de 3 mois pour les journaux d’audit et des emails
Lorsque vous modifiez ces réglages, les nouvelles valeurs ne sont prises en compte que 7 jours plus tard.
Un nouveau type de question est proposé : il s’agit de la question “section”, qui permet de structurer un questionnaire en groupant les questions par section, les sections étant séparées par une sorte d’intercalaire.
Définir une question de type section
La question “section” permet, comme son nom l’indique, de créer des sections dans un questionnaire. C’est une “pseudo-question”, dans le sens où elle ne présente pas de réponses proposées, et elle ne sera pas notée. Son rôle est de séparer des groupes de questions à l’intérieur d’un même questionnaire.
Comme toute question, elle a un titre [2] et un énoncé [3] qui peut être du texte et/ou un média [4]. Mais elle n’a pas de réponses à proposer.
Si la base thématique a défini des tags, des séquences, explication ou règle, ces informations peuvent être également renseignées dans la question section.
Exemple
Un questionnaire peut contenir plusieurs sections pour séparer, par exemple, les sous thématiques.
Dans l’exemple ci-dessous, le questionnaire contient deux questions sections (#44 et #45). Les questions sections permettent d’apporter des explications, ou de situer le contexte des questions à venir, avant de commencer une nouvelle série de questions.
Paramétrage du test
Lorsque le test commence, la question section se présente comme une question normale avec un chrono si le paramétrage du test l’a prévu ainsi.
Un point important: si le paramétrage du test prévoit que les questions sont mélangées, alors le mélange se fera en respectant les sections c’est-à-dire que les questions seront mélangées entre les sections, mais ne changeront pas de section.
Cas particulier du questionnaire dynamique
Le questionnaire dynamique est un questionnaire dont les questions sont choisies aléatoirement en respectant certains critères comme:
Le niveau de difficulté
Le nombre de questions par domaine (sous thématique)
Le nombre de questions indiqué par domaine inclut les questions de type “section”.
Les questions de type « section » ne seront pas choisies dans les questionnaires dynamiques, sauf si elles font partie d’une séquence de questions qui est présente dans le tirage de questions. En effet, dans le tirage aléatoire, une séquence de questions est incluse dans son intégralité.
Résultats du test
La page de score présente les réponses aux questions données en matérialisant les sections présentes dans le test.
