L’émargement digitalisé

ExperQuiz offre la possibilité de faire émarger les participants à une formation. Toutes les étapes pour faire une demande d’émargement et exporter la liste des signatures sont détaillées dans la vidéo ci-dessous :

Dans le cadre des formations, l’émargement est une fonction incontournable.

Les formations étant souvent des formations hybrides, avec une partie en présentiel et une partie en distanciel, le formateur doit disposer d’un outil d’émargement numérique qui permette de s’assurer de la présence des stagiaires en temps réel.

C’est cette fonctionnalité qui est proposée par ExperQuiz.

Pour rendre la mettre en oeuvre, il faut l’activer dans les paramètres de l’entreprise

Un onglet “Feuille d’émargement” apparaît dans le volet formation et permet au formateur d’envoyer une demande d’émargement aux stagiaires présents.

Le formateur peut, optionnellement, donner un titre à sa demande d’émargement et choisir les participants auxquels il souhaite l’adresser.

Le stagiaire invité doit être connecté sur son compte et positionné sur la page de sa formation pour recevoir la notification. Un volet s’ouvre sur la droite pour lui permettre de dessiner sa signature, avec sa souris ou bien avec son doigt.

S’il ferme le volet, il peut le ré-ouvrir à nouveau en cliquant sur le bouton «émargement».

Ce bouton est présent pendant une durée de 3 minutes, ensuite il disparaît et il n’est plus possible d’émarger jusqu’à une nouvelle demande du formateur.

Du côté du formateur, l’ensemble des émargements des stagiaires est présenté en tableau, comme suit:

Au survol de la souris, le titre qui avait été donné à la demande est affiché:

Invitations à une évaluation

Pour inviter des personnes à participer à une évaluation, choisissez le questionnaire sur lequel s’appuiera l’évaluation, et rendez vous sur l’onglet Invitations (repère [1] sur l’image).

Invitations à une évaluation

La page comporte 3 blocs :

  • Définir le message d’invitation – repère [2]
  • Définir la période d’ouverture de l’évaluation – repère [6]
  • Sélectionner les participants à l’évaluation – repère [9]

Accès hiérarchique et accès transverse

Pour plusieurs des entités fondamentales d’ExperQuiz, il y a une organisation hiérarchique naturelle.

Par exemple, une base de questions contient des questions, il est donc naturel d’accéder de manière descendante, en sélectionnant une base, puis en allant sur l’onglet Questions pour voir les questions de cette base.

On peut dire exactement la même chose de l’accès aux Questionnaires ou encore aux Evaluations, ainsi que aux Médias ou aux Formations.

Néanmoins, il est souvent pratique de pouvoir accéder à ces entités de manière transverse, c’est à dire toutes bases confondues. C’est ce qui est représenté sur la figure suivante:

On peut rechercher, parmi toutes les questions de toutes les bases, celles qui portent tel ou tel tag, ou bien tel ou tel mot dans le texte. Ou bien vouloir lister les formations en ordre chronologique indépendamment de la base à laquelle elle se rapporte.

Les entités suivantes peuvent être accédées de manière transverse :

  • Questions
  • Questionnaires
  • Médias
  • Formations
  • Évaluations

Et par ailleurs, les entités suivantes ne sont pas associées à une base en particulier : 

  • Cycles
  • Enquêtes
  • Modules e-learning
  • Parcours e-learning

Principes de mise en page

Les pages d’ExperQuiz sont construites selon des principes constants, ce qui permet de retrouver ses marques rapidement, quelle que soit la page.

Sur l’image suivante, nous identifions les principes les plus généraux, les parties qui sont presque universelles.

Principes de mise en page
  • [1] Le logo et le nom de votre entreprise. En cliquant sur le logo, vous pouvez revenir à votre tableau de bord.
  • [2] Votre nom, et le menu déroulant donnant accès à votre profil, permettant de vous déconnecter ou de passer du mode administrateur au mode utilisateur.
  • [3] Le menu principal, situé à gauche de la page. Une version texte de chacun des choix apparaît au survol de la souris. Vous pouvez configurer les options que vous souhaitez voire dans ce menu, et celles qui seront masquées.
  • [4] Zone de titre, dépendant de la page.
  • [5] Zone d’onglets. De nombreuses pages proposent des onglets, qui donnent accès à des “sous-pages”.
  • [6] Zone de filtres. Elle est présente en général sur les pages de listes d’éléments. En configurant les différents filtres, vous réduisez la liste d’entités présentées.
  • [7] Zone de boutons. Lorsque des boutons d’actions sont proposés, ils se situent à cet endroit, en haut et à droite de la page.

L’adaptation des pages au format de l’écran

Toutes les interfaces d’ExperQuiz s’adaptent au format de l’écran, que vous disposiez d’un grand écran, d’un écran de portable, d’une tablette ou bien d’un mobile. On dit parfois que les pages sont ‘responsive’.  

Si vous êtes sur un poste de travail, avec un grand écran, vous pouvez constater cette adaptation en réduisant la fenêtre du navigateur.

L’adaptation des pages au format de l’écran

Sur un écran moins large, certaines informations ont été masquées :

L’adaptation des pages au format de l’écran

Ci-après, au format tablette : le menu est maintenant masqué, certaines informations ne sont plus affichées, et les onglets se sont transformés en une liste déroulante.

L’adaptation des pages au format de l’écran

Enfin au format mobile, ci-dessous, avec à droite le menu déroulé.

L’adaptation des pages au format de l’écran
L’adaptation des pages au format de l’écran

Tout a été fait pour que l’utilisation soit la plus efficace possible, quels que soient le terminal et la taille de l’écran. Toutefois, il est clair que les opérations d’administration seront plus faciles à effectuer sur un grand écran.

Mode administrateur & Mode utilisateur


Les vues administrateur/utilisateur sont disponibles pour les utilisateurs qui :

  • soit sont des administrateurs (ceux qui pilotent la plateforme et qui sont propriétaires du compte)
  • soit ont des habilitations spéciales (par exemple  “Créer, modifier, supprimer des questions”)

La navigation dans ExperQuiz présente deux modes : ils peuvent être en mode administrateur ou bien en mode utilisateur.

Lorsqu’ils sont en mode administrateur, le menu leur permet d’accéder aux fonctions d’administration auxquelles ils sont habilités.   

Lorsqu’ils sont en mode utilisateur, le menu est le même que pour les utilisateurs ‘ordinaires’, c’est à dire sans habilitations.

Afin de toujours bien identifier dans quel mode vous vous trouvez, la règle est très simple :

  • En mode administrateur, le menu principal, à gauche de la page, est sur un fond gris foncé
  • En mode utilisateur, le menu principal est sur fond blanc
Mode administrateur & Mode utilisateur

Pour passer d’un mode à l’autre, le sélecteur est situé dans un petit menu déroulant situé en dessous du nom de l’utilisateur, en haut à droite de toutes les pages :

Mode administrateur & Mode utilisateur

Lorsque vous êtes en vue Utilisateur, le menu propose un passage en vue Administrateur, et réciproquement.

Les réglages Entreprise

Sur la page Réglages, l’onglet Paramètres présente les principales options de configuration.

Navigation dans la page Paramètres

Les paramètres sont organisés en sections que vous voyez affichées en liste sur la gauche avec des icônes rouges (Menu administrateur, Tableau de bord, Entreprise …). Chaque section est une ancre c’est-à-dire qu’il suffit de cliquer sur le nom de la section pour se positionner sur la section.

Une barre de recherche permet également de filtrer les articles en fonction de mots clés.

Menu administrateur

La section Menu administrateur vous permet de sélectionner les fonctionnalités qui seront présentées dans le menu vertical à gauche.

L’option Plus si elle est cochée, permet de grouper en un seul bouton PLUS , les autres options qui n’auraient pas été spécifiquement sélectionnées.

Tableau de bord

Dans la section Tableau de bord, vous pouvez décider d’afficher un calendrier avec des événements sélectionnés (évaluations, formations, modules et parcours)

Calendrier

Le calendrier permet de positionner dans le temps les événements passés et à venir, tels que les évaluations, les formations, etc. Cochez cette option si vous souhaitez disposer d’un objet calendrier sur le tableau de bord entreprise.

Rang

Vous pouvez également choisir d’utiliser le rang pour définir l’ordre d’affichage des activités sur le tableaux de bord utilisateur.

Classement par base

Le classement par base est une information qui présente le rang obtenu par rapport à tous les joueurs de l’entreprise. Il peut être activé ou désactivé.

Entreprise

Dans la catégorie Entreprise, les options sont les suivantes :

Utiliser le logo de l’entreprise au lieu du logo Xq

Lorsque vous cochez cette option, le logo de votre entreprise sera présenté en haut à gauche de chaque page, à la place du logo ExperQuiz. Il figurera aussi sur les emails qui seront adressés à vos utilisateurs. On se rapproche donc d’un fonctionnement en marque blanche. Pour être véritablement en marque blanche, il conviendra de changer également le nom de domaine / nom de hôte permettant d’accéder à ExperQuiz. Ceci est possible, nous verrons plus loin comment.

Message RGPD

Lorsque vous cochez cette option, chacun de vos utilisateurs devra accepter des conditions d’utilisation avant de pouvoir utiliser ExperQuiz. L’option s’appelle message RGPD, mais vous pouvez en pratique écrire les conditions d’utilisation qui vous conviennent, qu’elles concernent ou non le RGPD.

Vous pouvez définir votre propre message dans le cadre prévu à cet effet, en exprimant vos propres conditions d’utilisation.   Aussitôt que cette option est activée, les utilisateurs de votre entreprise ne peuvent plus accéder à aucune des fonctionnalités d’ExperQuiz avant d’avoir accepté les conditions qui leur sont présentées.

RGPD pour les personnes non enregistrées dans votre entreprise (contacts)

Message de contact administrateur

Cette option permet d’ajouter une fonction d’envoi de mail de contact dans le menu de connexion d’un utilisateur.

L’email de contact est à définir dans le champs Email de contact

Options de paramétrage

Utiliser les tags

Cochez cette option si vous souhaitez utiliser les tags. Les tags sont des étiquettes qui contribuent à caractériser des entités gérées par ExperQuiz.

Il existe deux ensembles de tags : 

  • Les tags caractérisant les bases, les questionnaires, les formations, les modules, les cycles
  • Les tags caractérisant les questions d’une base. Ces tags sont gérés distinctement au niveau de chacune des bases, c’est à dire que vous pouvez spécifier que certaines bases utilisent des tags de questions, et d’autres non.

Une fois cette option sélectionnée, différentes pages de ExperQuiz présenteront des champs nouveaux, parfois pour spécifier les tags associés à une entité, et parfois pour filtrer la liste des entités selon des tags particuliers.

Utiliser les titres

Cette option permet d’ajouter un ‘Titre’ dans la définition des bases, questionnaires, modules, parcours, formations, enquêtes. Ce titre est utilisé dans l’affichage de ces entités côté utilisateur/apprenant.

Cela vous permet d’avoir un nom interne utilisé dans la gestion des entités côté administrateur et un nom externe à présenter sur le tableau de bord utilisateur.

Bouton pour archiver les entités

L’archivage des bases de questions est une fonctionnalité qui permet de masquer certaines bases de questions que vous n’utilisez plus, ou très peu, mais que vous ne voulez pas supprimer. Ainsi, les bases archivées n’apparaîtront plus dans la liste de vos bases, mais vous pourrez très facilement les revoir en sélectionnant archivées dans le filtre.

Cochez cette option si vous souhaitez disposer de la fonctionnalité d’archivage des bases, modules, enquêtes.

Ajouter l’option « trier par critère »

Fonctions spécifiques

Utiliser les habilitations avancées

Les habilitations avancées permettent de définir des profils utilisateurs dont les habilitations (les possibilités d’action sur ExperQuiz) sont intermédiaires entre celles d’un administrateur et celles d’un utilisateur ordinaire.

Une fois cette option sélectionnée, vous disposerez, au bas de la page utilisateur, d’un bloc nouveau permettant de définir les fonctions que l’utilisateur peut utiliser sur ExperQuiz. Vous pourrez aussi définir les bases de questions sur lesquelles il peut agir, ainsi que les groupes d’utilisateurs qu’il peut voir.

Utiliser la hiérarchie pour les habilitations

La gestion des habilitations avancées peut s’appuyer à la fois sur les groupes d’utilisateurs et sur la hiérarchie organisationnelle de l’entreprise. La hiérarchie est définie sous la forme d’une arborescence rattachant chaque utilisateur à son supérieur hiérarchique. Si vous choisissez cette fonctionnalité, vous pourrez spécifier qu’un chef de département, par exemple, est autorisé à consulter les résultats des personnes de son département.

Une fois cette option sélectionnée, vous disposerez d’un bloc supplémentaire au bas de la page de mise à jour d’un utilisateur, permettant de définir à la fois le N+1 et les N-1 de l’utilisateur. Un nouvel onglet sur la page Utilisateurs vous donnera un aperçu complet de la hiérarchie organisationnelle.

Utiliser le mailing

Cette option ajoute la possibilité d’envoyer des emails aux utilisateurs de votre entreprise.

Utiliser des enquêtes pour recueillir des informations

Cette option permet d’activer l’utilisation de formulaires de collecte de données.   Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, reportez vous au chapitre correspondant.

Utiliser des cycles

Cette option permet d’activer la fonctionnalité de création de cycles. Vous pourrez alors programmer dans le temps des invitations à des questionnaires ou à des enquêtes. Ensuite vous pourrez inviter des utilisateurs à un cycle ou associer un cycle à certaines formations.

Utiliser un générateur de diplôme

Cochez cette option si vous souhaitez activer la fonctionnalité de générateur de diplôme. ExperQuiz permet de produire des diplômes, ou certificats, à la suite d’une évaluation, d’une formation ou d’un module e-learning. Notez que si vous voulez aussi voir le choix DIPLOMES dans le menu principal, il faudra le sélectionner dans le bloc MENU ADMINISTRATEUR.

Définir un glossaire

Utiliser le Pilotage (Business Intelligence)

Utiliser le text-to-speech

L’option Text To Speech intervient dans les options de passage d’un questionnaire et propose une oralisation des textes lors du passage des questions d’un questionnaire.

Utiliser le catalogue

Cette fonctionnalité propose de définir des fiches de formation à présenter sur le tableau de bord de vos utilisateurs. Elle est détaillée ici.

Pensez à activer les options du menu administrateur et utilisateur

Utiliser des fonctionnalités basées sur l’IA

Deux fonctionnalités basées sur l’IA sont activées grâce à cette option :

  • la génération automatique de questions (dans le menu d’une base)
  • l’aide à la correction des questions libres (ouvertes)

Player

Réglages du player

Cette option vous donne accès à la configuration du Player. Rappelons que le “player” est l’interface de passage de tests. Une fois l’option cochée, un nouvel onglet intitulé Réglages player apparaît sur la page Entreprise.

Réglages des couleurs

Cette option vous permet de personnaliser les couleurs de votre environnement, les images de fond d’écran pour la page de connexion en marque blanche, vos enquêtes …

Messages du player

Cochez cette option si vous souhaitez définir vos propres messages pour l’annonce de résultat à une question. Vous pourrez ainsi définir des messages pour le cas d’une réponse correcte à une question, pour le cas d’une réponse erronée, et pour le cas d’un délai échu. Ici aussi, une fois l’option cochée, un nouvel onglet, intitulé Messages personnalisés apparaît sur la page Entreprise.

Bases

Couleur de la base

Une couleur peut être définie pour chaque entité (base, module, enquête ).

Cette option remplace la palette de couleurs prédéfinie par une saisie de la couleur RGB.

Panneau qualité des questions

Cochez cette option pour activer la fonctionnalité d’analyse qualité des questions. 

Un onglet nouveau apparaîtra sur la page des bases de questions, intitulé Qualité.

Vous disposerez d’un ensemble d’analyses permettant de mesurer la qualité globale de votre base, la marge d’erreur de vos tests, ainsi que d’identifier les questions de moindre qualité.

Cette fonctionnalité est décrite de manière plus détaillée dans le chapître Fonctionnalités avancées.

Médias

Utiliser des sous-dossiers de médias

Cochez si vous souhaitez utiliser des sous-dossiers pour la gestion des médias

Utiliser plus d’images

Utiliser des images pour illustrer les bases, questionnaires, enquêtes, formations et modules

Autoriser les médias de plus de 32 Mo

Autoriser les téléchargements de médias dans la médiathèque jusqu’à 400 Mo.

Utiliser un lecteur pdf personnalisé

Utiliser un lecteur personnalisé lors de l’affichage de médias PDF dans un module. Le visualiseur PDF natif du navigateur Web permet aux utilisateurs de télécharger facilement le fichier PDF. L’utilisation d’un lecteur personnalisé n’empêche pas les téléchargements mais les rend plus difficiles.

Questionnaires

Nombre de questions par domaine dans le questionnaire

Cette option concerne les questionnaires dynamiques, c’est-à-dire les questionnaires qui n’ont pas une sélection fixe de questions, mais qui procèdent par tirage de questions au sein de la base, selon différents critères.

Les critères de tirage des questions peuvent porter sur les domaines de la base, si la base a défini des domaines.

Il y a deux manières de prendre en compte les domaines dans les questionnaires dynamiques :

  • Soit vous pourrez simplement cocher les domaines dans lesquels vous voulez que soient choisies les questions
  • Soit vous pourrez spécifier le nombre exact de questions que vous souhaitez prendre dans chacun des domaines

Cochez cette option si vous souhaitez spécifier le nombre exact de questions à prendre dans chaque domaine.

Permettre de donner une appréciation des questions

Lorsque vous cochez cette option, les utilisateurs disposeront, sur l’interface de passage de tests, de la possibilité de noter la question (de une étoile à cinq étoiles), et éventuellement de faire un retour plus complet.   

Montrer une page d’introduction avant le premier test

Si vous cochez cette option, vos utilisateurs verront une page d’explication avant de démarrer un test, lors de la première utilisation. La page inclut un bouton de validation, au moyen duquel l’utilisateur indique qu’il a compris, et ne souhaite plus avoir ces explications. 

Afficher l’option conséquence de l’évaluation

Une conséquence est un message à afficher ou une action à réaliser à la fin du test, sous certaines conditions. Une conséquence peut s’exprimer sous la forme générale: si condition alors action;


Période de renouvellement d’évaluation

Cochez cette option si vous souhaitez gérer la notion de renouvellement de certification, c’est à dire que certaines de vos certifications pourront spécifier une durée de validité et donc une échéance de renouvellement. Vous pourrez ensuite être alerté des certifications échues.


Enregistrer le message du questionnaire

Le mail d’invitation pour les évaluations d’un questionnaire est enregistré pour le questionnaire. Il sera proposé à nouveau lors de la prochaine invitation. Si l’option n’est pas choisie, le mail modèle de l’entreprise est proposé à chaque invitation.

Des exports de documents sous DOCX

Trois exports sont réalisable au format DOCX

  • la copie vierge d’un questionnaire
  • le document de correction pour les questionnaires. Le document présentera chacune des questions, ses caractéristiques, et la réponse attendue.
  • la copie des évaluations passées (docx). Pour chaque participant à l’évaluation, le document présentera la question posée, la réponse attendue, la réponse donnée par le participant, et le score correspondant. 

Délai avant d’envoyer le mail d’invitation 

Vous spécifiez ici le délai, en minutes, pour l’envoi des invitations à une évaluation.   Ainsi par exemple, si vous indiquez 30 minutes, les invitations seront envoyées aux participants 30 minutes avant l’ouverture de l’évaluation. Ceci s’applique, bien sûr, aux évaluations programmées dans le futur. Si, au moment où vous créez l’évaluation, l’heure d’ouverture est à moins de 30 minutes, les invitations seront envoyées immédiatement.

Montrer le classement

Cochez cette option si vous souhaitez que les participants à une évaluation voient leur classement, c’est à dire leur rang. Il s’agit du classement parmi les participants à la même évaluation.   

Montrer la note / 20

Filtrer les évaluations par émetteur

Un filtre supplémentaire figurant sur la page des évaluations permettra de filtrer les évaluations sur le nom de la personne qui a fait l’invitation.

Définir les habilitations des groupes pour utiliser les questionnaires comme ressources

Cochez si vous souhaitez restreindre l’usage administratif de certains questionnaires à certains groupes d’utilisateurs. Cette visibilité administrative est définie dans l’onglet ‘visibilité’ du questionnaire. Si aucun groupe n’est sélectionné, le questionnaire peut être utilisé par les utilisateurs qui ont des habilitations usuelles. Si un ou plusieurs groupes sont sélectionnés, le questionnaire peut être utilisé par les utilisateurs qui ont des habilitations usuelles et qui appartiennent aux groupes sélectionnés.

Compétences

Utiliser la gestion des compétences

Cette option vous permet d’utiliser les fonctionnalités autour de la gestion des compétences, des qualifications ou des métiers.

Vous pouvez définir ou importer votre propre référentiel de compétences. Un référentiel de compétences est décrit par une arborescence de blocs de compétences décomposés en compétences qui sont chacune constituées par une liste de capacités. Une capacité désigne un savoir, un savoir-faire ou un savoir-être.

Pensez à activer l’option du menu administrateur .

Utiliser la gestion des qualifications

Cette option vous permet de définir un référentiel de qualifications. Une qualification est obtenue par la validation d’un ensemble de blocs de compétences.

Une qualification peut correspondre à un CQP (certificat de qualification professionnelle) dans le contexte de branches professionnelles.


Utiliser la gestion des métiers

Cette option vous permet de définir un référentiel de métiers. Pour chaque métier on peut définir les blocs de compétences qu’un collaborateur exerçant ce métier doit maîtriser.


Permettre la demande d’inscription à un bloc ou une qualification

Un utilisateur ayant accès à son livret de compétences, pourra émettre une demande de formation sur un bloc de compétence depuis son espace utilisateur.

Afficher uniquement les blocs de compétences et les qualifications validés ou inscrits

Cochez si vous souhaitez restreindre le périmètre de visualisation des compétences aux seules compétences qu’un utilisateur a acquises ou pour lesquelles il est renregistré.Cette restriction concerne les utilisateurs avec permissions et non un administrateur qui n’a aucune restriction.

Formations

Blackboard

Cochez cette option si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de Blackboard (tableau noir) durant vos formations. 

Le blackboard est un ensemble d’activités interactives permettant d’animer et de dynamiser vos formations. Il inclut des activités de brainstorming (remue-méninge), de quiz instantané, et de sondage.

Cycles portant sur la satisfaction

Cochez cette option si vous voulez mettre en place un cycle d’évaluation attaché à vos formations. Un cycle est

Feuille de présence

Cochez cette option si vous souhaitez éditer une feuille de présence pour vos formations. Il s’agit d’un document produit au format PDF, qui permet l’émargement des présents.

Fonction d’émargement

Cette option ajoute la fonctionnalité « émargement » dans les formations. Le formateur pourra émettre en temps réel une demande d’émargement à ses stagiaires et récupérer les signatures attestant la présence à la session de formation

Ancienne vue utilisateur

L’ancienne interface proposée pour les activités de formation est structurée de la façon suivante :

La nouvelle interface est présentée comme suit :

Questionnaire de satisfaction des formations

Cochez cette option si vous voulez mettre en place un recueil de satisfaction de vos stagiaires. Vous pourrez configurer les questions qui seront posées dans ce recueil de satisfaction.   C’est une option simple.

Pour utiliser une enquête de satisfaction personnalisée, il faut utiliser la fonctionnalité « Cycles portant sur la satisfaction« 

Exports

Exporter les utilisateurs

Un bouton sera ajouté sur l’onglet Importer de la page Utilisateurs, pour vous permettre d’exporter vos utilisateurs dans un fichier Excel (xlsx). Le format de ce fichier est identique au format d’import des utilisateurs.

Exporter les questions (excel plat)

Plusieurs possibilités d’export de vos questions sont proposées, et pour chacune d’entre elles, vous pouvez indiquer si vous souhaitez l’utiliser.

Le bouton export des questions (une par ligne) permet de produire un fichier Excel (xlsx), dans lequel chaque question constituera une ligne, avec les différents attributs de la question en colonnes.

Exporter les questions

Exporter les questions (json)

Ce bouton permettra d’exporter les questions au format JSON. JSON est un format d’échange de données souvent utilisé, car il est très bien supportés par tous les langages et environnements informatiques. Il sera donc très aisé d’importer vos questions dans un autre système.

Exporter les questions (docx)

Ce bouton permettra d’exporter les questions d’une base au format Word (docx).   Dans ce cas, le fichier aura le même format que le fichier d’import de questions, c’est à dire un tableau Word pour chaque question, avec deux colonnes:  à gauche l’indication de l’attribut (titre, question, etc.) et à droite la valeur de l’attribut.

Utiliser le transfert de base

Cette fonctionnalité permet de transférer une base avec ses questions, questionnaires, modules, médias d’un compte ExperQuiz à un autre

Utiliser l’export complet des données entreprise

Cette option permet d’exporter les données de l’entreprise sous format json.

Pied de page pour le fichier d’export Excel

Définir le pied de page des fichiers d’export Excel. Vous pouvez utiliser [nom] et [date] pour insérer le nom de l’utilisateur qui a demandé l’export et la date de l’export.

SCORM


Exporter les questionnaires export (SCORM)

Importer des modules externes (SCORM)

Données utilisateur

Modifier ses informations de profils

Cochez les données utilisateur qui seront affichées

Cette option permet de choisir les informations utiles à renseigner dans le formulaire d’édition d’un utilisateur. Ces informations seront présentées dans la page des utilisateurs.

Contrôle d’accès & MFA

Utiliser les codes de connexion

Lorsque cette fonctionnalité est activée, les utilisateurs administrateurs peuvent créer des codes de connexion qui permettront aux utilisateurs de se connecter sans avoir à donner d’e-mail/mobile, ni de mot de passe.

Cette fonctionnalité est accessible dans le menu Utilisateurs

Utiliser une authentification multi-facteurs MFA (pour admin)

Lorsque l’authentification multi-facteurs (MFA) est spécifiée, les administrateurs doivent fournir un mot de passe à usage unique, qui est un code à 6 chiffres. Ce code est fourni par une application mobile spécifique, telle que Google Authenticator ou FreeOTP Authenticator.

Bloquer le compte après 3 tentatives de connexion échouées

Comme le nom l’indique, si vous cochez cette option, le compte de vos utilisateurs sera bloqué après 3 tentatives de connexion échouées. Le compte de l’utilisateur sera passé dans un état inactif, interdisant toute nouvelle connexion, jusqu’à ce que l’administrateur le réactive.


Exiger des majuscules et des minuscules 
dans les mots de passe

Exiger des caractères non alphanumériques dans les mots de passe

Longueur minimum des mots de passe

Ces trois options apportent des exigences particulières sur le choix de mot de passe de vos utilisateurs. Ces contraintes s’appliquent lors d’un changement de mot de passe, ou bien création de compte.  

Codes pays autorisés

Cette option vous permet d’indiquer une liste de codes pays autorisés avec 2 lettres comme ‘GB’, ‘FR’, ‘DE’, ‘BE’, ‘ES’. Seules les connexions à partir d’adresses IP correspondant à ces pays seront acceptées. Une liste vide signifie ‘tous les pays autorisés’.

Plages d’adresses IP

Cette option vous permet d’indiquer une liste de plages IP autorisées, par exemple ‘172.16.0.0/12’ (v4) ou ‘2a01:e34:ec13::/48’ (v6). 

Durée de session

Par défaut la durée de session est illimité. Cette option vous permet de définir la durée de session web d’un utilisateur.

API & SSO

Activer les APIs

Les APIs (application programming interface) sont des moyens d’échanger des informations entre deux systèmes informatiques, donc ici entre ExperQuiz et un système tiers. Vous pouvez mettre en œuvre des APIs pour créer des utilisateurs depuis votre système d’information (SIRH, ERP), et pour collecter les résultats des évaluations passées. Cette fonctionnalité sera présentée dans le chapitre Fonctionnalités avancées.

Activer les webhooks

Cette option permet d’activer les webhooks, afin qu’Experquiz puisse appeler des APIs de votre système d’information et transmettre des données d’évaluations et d’enquêtes.

Utiliser des noms de hôtes spécifique

Par défaut, vos utilisateurs accèdent à ExperQuiz en indiquant https://www.experquiz.com dans leur navigateur. Dans cette url, experquiz.com est le nom du domaine, et www est le nom de hôte (c’est à dire le nom du serveur au sein du domaine), ou de sous-domaine.

Il est possible d’accéder à ExperQuiz sur d’autres noms de hôtes. Deux cas de figure peuvent se présenter :

  • Utiliser un sous-domaine du domaine ExperQuiz, par exemple selenium.experquiz.com
  • Utiliser un sous-domaine de votre propre domaine, par exemple lms.selenium.com

Cette fonctionnalité est activée en général soit pour mettre en place un fonctionnement en marque blanche, soit pour mettre en place un SSO (voir plus loin).

La fonctionnalité sera décrite dans le chapitre Fonctionnalités avancées.

Utiliser le SSO (authentification unique)

Le SSO (Single Sign-On, ou Authentification Unique) est une fonctionnalité qui permet à vos utilisateurs d’accéder à ExperQuiz sans avoir à s’identifier à nouveau.

La fonctionnalité permet également de ne pas avoir à créer les utilisateurs au sein d’ExperQuiz, mais de transmettre les caractéristique de chaque utilisateurs depuis votre système d’information, au moment de la connexion de l’utilisateur.

La fonctionnalité sera décrite dans le chapitre Fonctionnalités avancées.

Utiliser le SSO OIDC / OAuth2

Cette option active la fonctionnalité de SSO (identification unique) en mode Open ID Connect.

Les médias

Les médias peuvent être : 

  • Des images, au format Jpeg ou Png
  • Des fichiers bureautique, Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice
  • Des fichiers Pdf (Acrobat Reader)
  • Des fichiers vidéo ou audio
  • Des fiches, intégrant du texte formaté et des images
  • Des vidéos intégrées ou d’autres objets intégrés
  • SCORM 2004

Certains de ces types de médias méritent quelques précisions :

Images

Les images peuvent être intégrées à la médiathèque de différentes manières :

  • Depuis la page médias, en cliquant sur NOUVEAU MEDIA et en sélectionnant un ou plusieurs fichiers de votre poste de travail
  • Au moment de créer / modifier une question, en téléchargeant un fichier de votre poste
  • Au moment de créer / modifier une question, en faisant une recherche d’image Google, et en sélectionnant l’image de votre choix. Attention à respecter les conditions de reproduction des images ainsi sélectionnées
  • En important un fichier de questions au format docx, toutes les images illustrant les questions du fichier seront importées dans la médiathèque

Seuls les formats Jpeg et Png sont acceptés.

Toutes les images importées dans la médiathèque sont retraitées, et redimensionnées en différents formats :

  • Format XL :  il tient dans un carré de 800 x 800
  • Format LG : il tient dans un carré de 400 x 400
  • Format STD : il tient dans un carré de 250 x 250
  • Format SM : il tient dans un carré de 150 x 150
  • Format XS : il tient dans un carré de 75 x 75

Lorsque vous souhaitez illustrer une question avec une image vous pouvez cliquer sur le symbole image à droite de la question ou d’une réponse – repère [1] sur l’image :

Les images

Un volet médiathèque s’ouvre sur la droite, qui permet à la fois de sélectionner une image parmi celles déjà existantes, et de charger une nouvelle image.

Les images

Les outils et fonctionnalités du volet médiathèque sont les suivants :

  • [1] Sélection et téléchargement d’un fichier de votre poste. Vous pouvez soit cliquer sur le bouton PARCOURIR et rechercher le fichier dans votre répertoire, soit déposer votre fichier par glisser-déposer depuis l’explorateur de fichiers
  • [2] Prévisualisation du fichier, en particulier de l’image, avant validation
  • [3] Choix de la taille d’image à utiliser (voir ci-dessus les différents formats)
  • [4] Validation du choix d’image ou de média
  • [5] Onglets permettant de parcourir différents dossiers de votre médiathèque, ou bien d’accéder à la fonction de recherche d’images
  • [6] Contenu du dossier, avec les différents médias disponibles

Vidéos

Vous pouvez ajouter des vidéos à votre médiathèque, afin de les utiliser, aussi bien en support d’une question, d’une explication ou d’un rappel de cours, que en contenu pédagogique associé à une formation ou bien à un module e-learning.   Comme les autres médias, les vidéos peuvent aussi être rendues visibles à certains groupes d’utilisateurs.

Il y a deux manières d’intégrer des vidéos dans la médiathèque:

  • Utilisation directe d’un fichier vidéo, qu’on appellera vidéo native;
  • Utilisation de vidéos intégrées, hébergées sur un site spécialisé.

Voyons de plus près l’un et l’autre modes:

Vidéos natives

Vous disposez d’un fichier vidéo sur votre poste de travail et vous le téléchargez sur ExperQuiz, comme vous feriez pour un fichier image ou bien un document.

Dans ce cas, le fichier vidéo sera restitué à vos utilisateurs tel qu’il a été téléchargé, sans aucune transformation.

Ce mode de gestion des vidéos qui n’est pas recommandé, pour plusieurs raisons:

  • Il y a une limite de taille des téléchargements, qui est de 32 méga-octets.   Pour la plupart des types de médias, elle est très rarement atteinte, mais pour des vidéos, elle peut l’être.
  • Les navigateurs web (Firefox, Safari, Chrome, Internet Explorer) ne supportent pas tous les mêmes formats vidéos, et il n’y a pas de format qui soit supporté de manière certaine par la totalité des navigateurs.   Pour utiliser des vidéos natives, il vous faudrait donc être certain du navigateur utilisé par vos utilisateurs.
  • La restitution native de la vidéo ne permet pas d’adapter la qualité à l’écran cible, alors qu’il peut être inutile de diffuser une vidéo HD sur un format d’écran mobile.

Pour toutes ces raisons, nous vous recommandons d’utiliser plutôt des vidéos intégrées.

Vidéos intégrées

Ce mode de gestion consiste à déposer vos vidéos sur un site d’hébergement vidéo spécialisé, tel que Viméo, DailyMotion ou YouTube.   

Viméo, par exemple, vous permet, pour un abonnement de 6 € par mois, d’héberger un très grand nombre de vidéos, et de contrôler de manière précise à la fois les autorisations d’accès à votre vidéo, et les options de visualisation.

Pour un usage professionnel, il est important que le site d’hébergement ne propose pas, lorsque la vidéo est terminée, des liens vers d’autres vidéos qui seraient une distraction néfaste pour vos utilisateurs.

Une fois vos vidéos téléchargées sur le site d’hébergement, il vous reste à copier-coller un petit bout de texte qui permettra d’utiliser une vidéo au sein d’ExperQuiz.

Considérons, à titre d’exemple, l’intégration d’une vidéo hébergée sur Viméo.

Après avoir téléchargé votre vidéo, vous pouvez accéder à une page de réglage :

Vidéo

Sur cette page, vous pouvez définir en particulier :

  • Dans quelles conditions la vidéo peut être jouée, vous pouvez par exemple restreindre la visibilité à une intégration dans ExperQuiz
  • Les options du player vidéo, c’est à dire de l’interface de visualisation de la vidéo

Une fois que vous avez configuré cela, cliquez sur le bouton Code d’intégration.

Vidéo

Cliquez sur le bouton Copier pour copier ce petit bout de texte dans le presse-papier afin de le coller dans ExperQuiz. Il n’est pas utile de comprendre ce que signifie ce texte, il suffit de le copier-coller.

Du côté d’ExperQuiz, rendez vous sur la page Médiathèque, et cliquez sur le bouton NOUVELLE VIDEO INTEGREE. Un volet s’ouvre sur la droite pour définir la nouvelle vidéo.

Vidéo

Donnez un titre à votre vidéo, puis coller le texte copié précédemment.   

Vous pouvez cliquer sur le bouton VOIR pour vous assurer que la vidéo se lit bien, et que le player vidéo est bien tel que vous le souhaitez.

La vidéo est maintenant disponible dans votre médiathèque, vous pourrez en faire usage dans des questions, des formations ou des modules e-learning.

Fiches

Une fiche est un texte, généralement entre quelques lignes et une page entière, qui peut intégrer de la mise en forme, ainsi que des images.   

Une fiche peut s’utiliser comme n’importe quel autre média : associée à une question, support pédagogique d’un formation, d’un module. 

Un usage caractéristique est celui du rappel de cours. Plusieurs questions peuvent se rapporter au même point de cours. Dans ce cas, plutôt que de copier le même texte dans le champ rappel de plusieurs questions, vous pouvez créer une fiche, puis intégrer cette fiche en tant que rappel pour toutes les questions qui en font usage. Si vous êtes amené à modifier cette fiche, le changement impactera automatiquement toutes les questions.

Pour créer une fiche, sur la page Médiathèque, cliquez sur le bouton NOUVELLE FICHE.   Un volet s’ouvre sur la droite pour vous permettre de renseigner la fiche.

Fiches

Donnez un titre à votre fiche (repère [1]), puis saisissez le texte (repère [2]).
Vous pouvez utiliser tous les outils de mise en forme de la barre d’outils (repère [3]) : gras, italique, couleur de texte, couleur de fond, style, police, taille, liste numérotée, liste à puce, insertion d’image, insertion de formule mathématique, insertion de lien hypertexte.

Notez que vous pouvez faire un copier-coller de texte formaté, que ce soit depuis Word ou depuis une page web.

En cliquant sur le bouton insérer une image, une fenêtre s’ouvre qui vous permet de naviguer dans la médiathèque afin de choisir une image déjà existante.

Ressources pouvant être intégrées à la manièr de vidéos: Prezi, H5P.org, etc.

De nombreuses ressources du web peuvent être intégrées à la manière d’une vidéo, par exemple des présentations Prezi ou encore des contenus interactifs de H5P.org.

Du côté de ExperQuiz, l’intégration est extrêmement simple: il suffit de procéder comme pour les vidéos, et de copier-coller le texte d’intégration depuis le site d’origine.

Fichiers bureautiques et PDF

Vous pouvez aussi placer dans la médiathèque des fichiers bureautiques (MS Office ou Libre Office), ou PDF.

Ces fichiers seront restitués aux utilisateurs tels qu’ils ont été téléchargés.   Ainsi donc, pour que les utilisateurs puissent visualiser un fichier Powerpoint (pptx), il faudra qu’ils disposent sur leur poste de travail d’un logiciel sachant lire ce format.  

Dans beaucoup de cas, il sera préférable d’utiliser une version PDF des fichiers bureautiques, afin qu’ils puissent être visualisés sur le plus grand nombre possible de terminaux.

Définir la visibilité des médias

Comme les questionnaires, les médias peuvent être partagés avec les utilisateurs, soit avec tous les utilisateurs de votre entreprise, soit avec les utilisateurs de certains groupes seulement.

Pour gérer la visibilité des médias, rendez vous sur la page Médias, et sur l’onglet Visibilité (repère [1]).

Pour rendre certains médias visibles par tous les utilisateurs, le mode opératoire est le suivant :

  • Au moyen du sélecteur [4], choisissez “tous les utilisateurs”
  • Dans la colonne de droite [3] figurent alors les médias visibles par tous les utilisateurs
  • Au moyen du sélecteur [5], sélectionnez un des dossiers de la médiathèque.   La colonne de gauche [2] présente les médias de ce dossier
  • Vous pouvez utiliser le sélecteur [6] pour filtrer le contenu du dossier et ne présenter que les médias d’un certain type
  • En faisant des glisser-déposer, vous pouvez déplacer des médias, et les ranger dans la colonne appropriée
  • Au moyen des boutons [7] et [8], vous pouvez basculer tous les médias d’une colonne à l’autre
  • Au moyen des boutons figurant à la droite de chaque média, vous pouvez avoir un aperçu du média

Pour rendre certains médias visibles par les utilisateurs d’un certain groupe, procédez ainsi :

  • Au moyen du sélecteur [4], choisissez le groupe concerné
  • Dans la colonne de droite [3] figurent alors les médias visibles par les utilisateurs appartenant à ce groupe
  • Faites comme précédemment, en plaçant les médias dans la colonne appropriée, par glisser-déposer.

Notez que sur cette page, il n’y a pas de bouton ENREGISTRER,  l’enregistrement est automatique et immédiat.