La fonctionnalité d’enquête est optionnelle. Pour l’activer, rendez-vous sur l’onglet Options de la page Entreprise, et, au niveau du Menu Administrateur, cochez l’option Enquêtes.
Le choix Enquêtes apparaît alors dans votre menu administrateur.
Maintenant, rendez vous sur la page Enquêtes, et cliquez sur le bouton NOUVELLE ENQUÊTE.
La page de création d’un formulaire se présente :
Donnez un nom à votre enquête, éventuellement une description, puis cliquez sur ENREGISTRER.
L’option phrase d’invite signifie que, en amont du formulaire, une phrase standard demandera à l’utilisateur de remplir les champs présentés.
Sur la même page, vous allez maintenant définir les champs de saisie qui composeront votre nouveau formulaire.
En cliquant sur le choix « Enquêtes » dans le menu principal, vous parvenez à la page de liste de vos enquêtes, qui se présente comme ceci:
Page de liste des enquêtes et ses différents composants
Voici les différents éléments de cette page:
Le bouton [1] vous permet de créer une nouvelle enquête. Nous verrons le processus de création plus loin.
La zone [2] comporte la liste des enquêtes déjà définies, avec pour chacune, son nom, ses tags éventuels, le début de la liste des champs, ainsi que différents boutons d’action. A droite de la ligne, comme toujours, le bouton [2b] permet d’ouvrir un volet de détail [11].
En [3] vous disposez d’un filtre sur le critère de statut, avec les valeurs: active, archivée ou bien toutes les enquêtes. Ce filtre n’est présenté que si vous avez activé la fonctionnalité de gestion d’archivage.
De même, vous pouvez disposez en [4] d’un filtre par tag, si vous avez activé cette possibilité. Vous pouvez saisir des tags dans ce filtre, et seules les enquêtes portant ces tags seront affichées. Comme toujours avec les filtres par tag, vous pouvez indiquer si les enquêtes doivent posséder tous les tags indiqués ou bien au moins un des tags indiqués.
Voyons maintenant les boutons d’action disponibles pour chacune des enquêtes:
[5] Modifier le formulaire d’enquête. [6] Tester l’enquête. Cela vous permet de la visualiser comme si elle était soumise à un utilisateur, et de voir comment les saisies seront gérées. [7] Lancer des invitations. Il s’agit d’inviter des participants, utilisateurs ou bien contacts, à répondre à cette enquête. Nous explorerons cette fonctionnalité plus loin. [8] Accéder aux résultats, c’est à dire visualiser toutes les saisies des utilisateurs en réponse à cette enquête. [9] Dupliquer l’enquête. Cela vous permet de créer une nouvelle enquête, qui est la copie de celle-ci. La nouvelle enquête aura un nom dérivé du nom de cette enquête, avec un numéro de copie entre parenthèses. [10] Supprimer l’enquête. Attention, si vous supprimez l’enquête vous ne pourrez plus visualiser les résultats associés à cette enquête. Vous pouvez envisager plutôt d’archiver cette enquête, ce qui ne supprime rien mais permet de masquer l’enquête dans la liste.
[2b] Et enfin, comme nous l’avons vu plus haut, le bouton de droite permet de déplier ou replier le volet de détail [11]. Dans ce volet, vous pouvez visualiser directement la liste des champs constituant le formulaire d’enquête et leurs principales caractéristiques.
Vous pouvez aussi sélectionner une ou plusieurs enquêtes afin de leur appliquer une action. Comme partout ailleurs, vous pouvez pour cela utiliser les cases à cocher [12] situées à gauche de chacune des lignes, ou bien la case de sélection générale [13]. Lorsque des cases sont cochées, de nouveaux boutons apparaissent. Ici, la seule action possible est l’archivage ou bien le désarchivage des enquêtes sélectionnées.
Boutons d’action lorsque des enquêtes sont sélectionnées
Les étapes d’un module peuvent être des questionnaires en entraînement ou en évaluation.
En entraînement, ils étaient jusqu’à présent facultatifs et les invités pouvaient le passer autant de fois qu’ils le souhaitaient, ou pas du tout.
La nouveauté proposée consiste à rendre cette étape obligatoire, autrement dit, il n’est plus possible de passer à l’étape suivante sans avoir complété cette étape.
Il est possible de personnaliser vos emails en y intégrant le nom et prénom de l’émetteur et/ou le nom et prénom du destinataire. Pour cela, il faut écrire les variables suivantes dans votre message :
Les inscriptions à une fiche sont gérées par l’administrateur ou une personne habilitée.
Il est possible de donner une décision sur un ensemble d’inscriptions.
Les décisions possibles sont :
Prioritaire
Favorable
En attente
Rejetée
Fermée
Les inscriptions peuvent être présentées pour toutes les fiches ou pour une fiche particulière.
Ainsi le responsable d’équipe peut définir la priorité de la formation pour les personnes de son équipe.
Le formateur, lui, peut sélectionner les inscriptions favorables ou prioritaires et les affecter à un groupe de participants pour faciliter la mise en place de la prochaine session de formation ou de l’invitation au module de e-learning correspondant à la fiche.
Dans l’onglet visibilité, vous pouvez assigner le groupe d’utilisateurs qui peut voir l’élément.
Le menu catalogue présente les fiches de formation constituant le catalogue, ainsi que les demandes d’inscription à ces formations.
Création d’une fiche
Vous pouvez créer une nouvelle fiche en cliquant sur le bouton Nouvelle Fiche et en remplissant le formulaire ci-dessous, en renseignant un titre, une thématique, une description, des objectifs de formation …
Les champs obligatoires sont le titre, la thématique et l’auteur.
Actions sur une fiche
Vous pouvez accéder à la page des fiches du catalogue et faire les actions suivantes :
Actions sur une liste de fiches sélectionnées [1] : Désarchiver, archiver ou supprimer
Action sur une fiche particulière : aller sur la synthèse de la fiche [2], modifier [3], définir la visibilité [4], dupliquer [5], supprimer [6] ou voir les détails d’un seul élément [7].
Voici la page de synthèse de la fiche “Sécurité” [2].
Une fois créée, si vous souhaitez donner accès à certains utilisateurs à une fiche, il faut gérer sa visibilité. Le principe est identique à celui d’un partage d’accès aux questionnaires, médias, modules.
Allons voir maintenant ce que voit un utilisateur.
Vue utilisateur
Pour que vos collaborateurs puissent avoir accès au catalogue sur leur tableau de bord personnel, il faut activer cette option dans le menu Personnalisation, onglet “Menu utilisateur”.
Ce catalogue est affiché aux utilisateurs, qui peuvent alors :
voir le contenu de l’élément de formation au survol
demander une inscription en cliquant sur le bouton “S’inscrire”
Une fois l’inscription demandée, la fiche est mise à jour.
La fonctionnalité Catalogue de Formations doit être activée dans les options d’entreprise. Pour cela rendez vous sur “Réglages”, puis sur l’onglet “Paramètres”:
Il faut également activer l’option dans le menu administrateur.
Le menu catalogue contient les pages des éléments du catalogue et de gestion des inscriptions aux éléments du catalogue.
Certaines capacités peuvent être validées digitalement par un questionnaire ou manuellement par un formateur ou un tuteur qui valide la capacité en apportant éventuellement une preuve.
La validation digitale d’une capacité s’effectue via les conséquences d’un questionnaire (voir l’aide dans les options d’un questionnaire) Lorsqu’une capacité est validée pour un utilisateur, ExperQuiz utilise le référentiel pour mettre à jour les compétences et blocs de compétences de l’utilisateur. Les résultats des utilisateurs sont consultables dans l’onglet Utilisateurs
Le formateur peut mettre à jour une capacité manuelle en donnant une note, son appréciation et en attachant une pièce jointe.
Un référentiel de compétences est décrit par une arborescence de blocs de compétences décomposés en compétences qui sont chacune constituées par une liste de capacités.
Une capacité désigne un savoir, un savoir-faire ou un savoir-être.
Créer son référentiel
Créer son référentiel peut se faire par import (voir le fichier exemple dans l’onglet Importer) ou via l’interface web.
Le bouton + sur la ligne d’un bloc de compétences permet de créer une nouvelle compétence.
Le bouton + sur la ligne d’une compétence permet de créer une nouvelle capacité.
Il faut indiquer le seuil de validation sur 100 et la pondération d’une capacité au sein de la compétence. Si les capacités d’une compétence sont validées alors la compétence est validée et provoque à son tour une mise à jour au niveau du bloc de compétences.
Référentiel qualifications
Une qualification est obtenue par la validation d’un ensemble de blocs de compétences.
Une qualification peut correspondre à un CQP (certificat de qualification professionnelle) dans le contexte de branches professionnelles.
Une qualification est rattachée à une famille définie par un code et un nom.
La qualification est elle-même référencée par son nom et son code et elle est décrite par l’ensemble des blocs de compétences qui permettent de la valider. Un utilisateur peut demander une formation pour obtenir une qualification.
Référentiel métiers
Pour chaque métier on peut définir les blocs de compétences qu’un collaborateur exerçant ce métier doit maîtriser.
Chaque métier est rattaché à une famille de métiers.
Ainsi, un collaborateur peut confronter son carnet de compétences au référentiel métier pour voir s’il a déjà validé les compétences qui permettraient d’évoluer vers un autre métier ou d’identifer les compétences qui lui resteraient à valider, et demander éventuellement une formation appropriée.
