Si votre évaluation est programmée pour dans quelques jours, vous ne souhaitez peut-être pas que les participants reçoivent leur invitation dès à présent. L’instant d’envoi de l’invitation prend en compte un paramètre défini parmi les options de l’entreprise.
Sur la page Options de l’entreprise, vous pouvez modifier le paramètre Délai avant l’envoi de l’invitation :
Comme l’indique la bulle d’aide, il s’agit du délai, en minutes entre l’envoi de l’invitation et l’ouverture de l’évaluation.
Ainsi si vous saisissez 30, l’invitation sera envoyée aux participants 30 minutes avant l’heure d’ouverture.
Si, au moment où vous lancez vos invitations, il y a moins de 30 minutes avant l’ouverture, les invitations seront envoyées immédiatement.
Une évaluation est caractérisée par une fenêtre d’ouverture, un intervalle pendant lequel il est possible de démarrer le test.
Vous définissez donc la date d’ouverture [7] et de fermeture [8] de votre évaluation. Par défaut, la date d’ouverture est maintenant et la date de fermeture est dans un jour.
Selon votre cas d’usage vous pouvez, par exemple :
Définir une fenêtre d’ouverture assez large, par exemple “entre lundi matin et vendredi soir prochains”, ce qui permettra à chacun de choisir le moment qui lui convient.
Ou bien au contraire avoir une fenêtre réduite, par exemple “demain entre 14h et 15h”.
Les participants ne pourront pas démarrer le test avant l’heure d’ouverture. S’ils cliquent sur le lien qui leur a été envoyé, ils auront un message indiquant que l’évaluation n’est pas encore ouverte. De même, s’ils cliquent sur le lien après la fin de la fenêtre, un message leur dira qu’il est trop tard.
Vous pouvez définir le message qui sera adressé aux participants pour les informer de l’évaluation, et leur communiquer le lien de lancement de l’évaluation. Ce message leur sera adressé soit par email, soit par SMS, selon les préférences spécifiées pour leur compte.
Vous pouvez indiquer :
[3] Un fichier qui sera joint au message
[4] L’objet du message
[5] Le corps du message
Après avoir renseigné ces champs, vous pouvez enregistrer les paramètres de l’invitation (bouton ENREGISTRER, repère [12]), ou bien vous pouvez poursuivre le processus d’invitation.
Comme nous l’avons vu pour les évaluations, vous pouvez inviter des utilisateurs à un cycle. Cela signifie que, aux échéances qui ont été définies, ils recevront une invitation à passer le test prévu.
Pour inviter des utilisateurs à un cycle, rendez vous sur l’onglet Invitations.
Le mode opératoire est exactement le même que pour les invitations à des évaluations, à des formations, à des enquêtes, ou encore à des modules.
Vous pouvez indiquer :
[1] Le message qui sera envoyé aux participants, pour chacun des tests du cycle.
[2] La date de démarrage du cycle, c’est à dire le T0 de la planification, qui par défaut est au jour de l’invitation.
[3] Enfin, cliquez sur le bouton UTILISATEURS pour sélectionner les utilisateurs à inviter.
Le mode opératoire est celui que vous connaissez: sélectionnez les utilisateurs que vous invitez en les faisant passer dans la colonne de droite, soit par glisser-déposer, soit au moyen des boutons flèche-droite et flèche-gauche. Vous pouvez basculer tous les utilisateurs d’une colonne vers l’autre colonne avec les boutons flèche plus gros situés en haut de la liste.
Pour trouver les utilisateurs que vous voulez inviter, vous pouvez utiliser les 3 possibilités de filtres :
[3] Recherche textuelle d’un utilisateur: vous pouvez saisir les première lettres d’un nom, d’un prénom, d’une adresse email, etc.
[4] Sélection d’un groupe d’utilisateurs, au moyen de la liste déroulante.
[5] Sélection d’un type d’utilisateurs.
Lorsque la liste des participants est établie, cliquez le bouton [6] VALIDER.
Le volet se ferme, et vous êtes toujours sur la page d’invitations. Il vous suffit de cliquer le bouton INVITER pour finaliser les invitations.
Si vous avez choisi d’utiliser des enquêtes, c’est à dire des opérations de recueil d’information s’appuyant sur des formulaires que vous aurez définis, vous pouvez planifier l’envoi de ces enquêtes de la même manière que vous planifiez la soumission de questionnaires.
En bas de la liste des bases, vous disposez d’un choix supplémentaire intitulé Enquêtes.
Lorsque vous sélectionnez ce choix, la colonne de gauche vous présentera tous les formulaires d’enquêtes que vous avez définis.
Le mode opératoire est le même que pour les questionnaires, vous pouvez soit procéder par glisser-déposer, soit utiliser la flèche située à gauche de chaque enquête.
Il y a deux petites différences dans la programmation des enquêtes par rapport aux questionnaires :
Pour les enquêtes, vous n’avez pas à indiquer les jours de la semaine autorisés, l’enquête sera envoyée quel que soit le jour de la semaine.
Pour une enquête, si vous indiquez un nombre de répétitions et une période, ces paramètres définirons les modalités de rappel de l’enquête, lorsque l’utilisateur n’y a pas encore répondu.
Autrement dit :
Pour un questionnaire, si vous indiquez un nombre de répétitions et une période, le questionnaire sera soumis à l’utilisateur plusieurs fois, autant de fois que vous avez spécifié. Cela est pertinent surtout lorsque votre questionnaire est de type dynamique, c’est à dire présente un tirage aléatoire des questions, de sorte que chaque présentation du questionnaire sera différente de la précédente.
Une enquête, en revanche, ne sera présentée qu’une seule fois. Si vous avez indiqué un nombre de répétitions, alors l’enquête sera à nouveau proposée à l’utilisateur SI il n’y a pas encore répondu. La programmation porte donc sur des rappels.
Un cycle est défini par un ensemble de questionnaires, chacun pouvant intervenir éventuellement plusieurs fois dans le cycle. Pour définir un cycle, on commencera donc par sélectionner les questionnaires que l’on souhaite utiliser. Rappelons qu’un questionnaire n’est pas seulement un ensemble de questions, c’est aussi un ensemble d’options, qui définissent les modalités de passage.
Un cycle définit un planning de soumissions de tests, ce planning est défini à partir d’une date pivot, qui est le point de départ du cycle, qu’on appellera T0. Par exemple, à T0+2 jours, soumettre un test basé sur le questionnaire QA.
Il est possible aussi de définir plusieurs échéances pour un même questionnaire, par exemple : tous les 7 jours, soumettre un test sur le questionnaire QB, ceci pour un total de 8 échéances.
Vous pouvez enfin combiner ces deux règles afin d’exprimer à la fois un délai initial par rapport à T0et une périodicité, pour un nombre d’échéances donné. En français, cela s’exprimerait ainsi, par exemple :
Par rapport à T0, attendre un délai de 8 jours, puis soumettre un test sur le questionnaire QB tous les 2 jours, pour un total de 5 échéances.
Cela peut se représenter ainsi :
Et au niveau de l’onglet Étapes, pour le questionnaire sélectionné, vous saisirez délai=8, répéter=5, période=2, comme ceci :
En résumé :
[5]Délai : nombre de jours entre le T0 et la première échéance de soumission du test.
[6] Répéter : nombre d’échéances à planifier pour ce questionnaire.
[7] Période : nombre de jours entre deux échéances.
Notez que le paramètre délai peut être négatif, ce qui signifie avant la date pivot T0. Par exemple, si la date pivot est la date de début d’une formation, qui est dans 2 mois, alors vous pouvez spécifier qu’un test est à envoyer une semaine avant le début de la formation, en indiquant -7 dans le champ délai.
Il y a d’autres paramètres pour affiner la planification :
[8] Jours de la semaine : vous pouvez sélectionner les jours de la semaine auxquels le test peut être soumissionné. Typiquement, vous pouvez sélectionner les jours du lundi au vendredi, et ne pas sélectionner le week-end. Les échéances dont la planification tombera un samedi ou un dimanche seront sautées Notez bien qu’il peut donc, au total, y avoir moins d’échéances que ce qui est spécifié dans le paramètre répéter.
[9] Heure et minute d’envoi : c’est l’heure à laquelle l’invitation est envoyée, et c’est aussi l’heure à laquelle le test peut démarrer. Il s’agit de votre heure locale, si certains utilisateurs sont sur d’autres fuseaux horaires, ils recevront leur invitation à une heure différente.
[10] Validité : la durée, en jours, pendant laquelle le test pourra être démarré. Notez que ce n’est pas le temps disponible pour répondre, qui lui dépend des options du questionnaire.
Si vous avez sélectionné plusieurs questionnaires différents, chacun a sa propre planification, et elles peuvent se recouvrir.
Il peut sembler peu pertinent de soumettre le même test plusieurs fois, mais gardez bien à l’esprit qu’il peut s’agir d’un questionnaire dynamique, de sorte que les questions posées ne seront pas les mêmes à chaque passage.
Pour créer un cycle, rendez vous sur la page Cycles et cliquez sur le bouton NOUVEAU CYCLE.
Donnez un nom à votre cycle, et indiquez, le cas échéant, l’auteur. Vous pouvez aussi saisir une description plus complète.
Rendez vous ensuite sur l’onglet Étapes pour définir les étapes de votre cycle. La page se présente ainsi :
Cette page vous permet deux choses :
D’une part, sélectionner les questionnaires qui interviendront dans le cycle.
D’autre part, spécifier les modalités de planification de chaque questionnaire.
Comme on l’a vu sur bien d’autres pages d’ExperQuiz, vous disposez de deux colonnes: à gauche (repère [1]) la liste des questionnaires disponibles, et à droite (repère [2]), les questionnaires sélectionnés pour intervenir dans le cycle.
Dans la colonne de gauche, vous pouvez filtrer la liste sur une base donnée (repère [3]).
Pour sélectionner un questionnaire, vous pouvez soit cliquer sur le bouton figurant une flèche vers la droite (repère [4]), soit faire un glisser-déposer en saisissant l’icône double-flèches en croix située à gauche.
Une fois le questionnaire sélectionné, vous pouvez définir sa planification.
Pour les enquêtes qui ont été associées à des formulaires, les informations collectées sont disponibles dans un onglet spécial du résultat d’évaluation.
Enfin, vous disposez d’un onglet Résultats, qui donne accès à toutes les données collectées avec ce formulaire d’enquête. La page se présente ainsi :
Le mode d’emploi est habituel: en haut de page, les filtres permettant de sélectionner certains jeux de données, selon [1] des groupes d’utilisateurs, [2] l’état d’avancement de l’enquête, [3] la date à laquelle l’enquête a été ouverte ou enfin [4] des tags, qui correspondent aux tags que vous avez défini au moment de l’invitation.
Une fois que vous avez spécifié vos filtres, la page présente les jeux de données collectés, avec l’indication de l’utilisateur (ou du contact), l’état d’avancement, la date de validation des saisies par l’utilisateur.
De manière très classique dans ExperQuiz, le chevron [5] à droite de chaque ligne permet d’ouvrir le jeux de données et de visualiser les saisies de l’utilisateur.
Si vous cochez une ou plusieurs lignes [6], des boutons contextuels apparaissent qui vous permettent:
[7] d’exporter les données dans un fichier Excel.
[8] de supprimer les jeux de données sélectionnés.
[9] de fermer les invitations sélectionnées, c’est à dire que les enquêtes qui ne sont pas validées seront annulées.
Vous pouvez inviter des utilisateurs à répondre à une enquête. Le mode opératoire est pratiquement le même que pour lancer des invitations à une évaluation.
De la même manière, vous pouvez inviter :
Soit des utilisateurs déjà inscrits dans votre entreprise / organisation.
Soit des personnes dont vous ne connaissez qu’une adresse email ou un numéro de mobile, et qui deviendront des contacts.
Pour cela, cliquez sur l’onglet Invitations de votre enquête.
La page se présente ainsi :
Dans le bloc [1], vous pouvez définir le texte d’invitation qui sera adressé aux utilisateurs.
Dans le bloc [2], vous spécifiez la date et l’heure de démarrage de l’enquête [4]. Vous pouvez indiquer une date / heure située dans le futur, dans ce cas, les invitations seront lancées un peu avant l’heure de démarrage. Ce délai peut être spécifié dans les options de l’entreprise.
La durée [5] est exprimée en jours, et représente le temps pendant lequel les personnes pourront répondre à l’enquête, à partir de sa date de démarrage.
Les tags d’enquête [6] vous permettent d’associer différentes invitations à une même opération. Les tags que vous spécifiez ici seront attachés aux jeux de réponses des participants, et vous pourrez ainsi retrouver facilement les réponses relevant d’une même opération, même si les invitations ont été lancées en plusieurs fois.
Le bloc [3] vous permet de sélectionner les participants. En cliquant sur le bouton [7] UTILISATEURS, vous verrez s’ouvrir sur la droite le volet de sélection d’utilisateurs, que vous connaissez déjà. Il vous permet de faire différentes recherches au sein de vos utilisateurs, que ce soit par groupe, par type, ou bien par nom.
Le bouton [8] EMAILS & MOBILES vous permet d’indiquer des contacts, en saisissant, ou en faisant un copier-coller, des adresses emails ou numéros de mobile.
Notez que vous pouvez inviter conjointement des utilisateurs et des contacts, en cliquant successivement sur le bouton [7] et le bouton [8].
Lorsque vous avez sélectionné des participants pour l’enquête, le bouton ENREGISTRER devient un bouton INVITER. En cliquant sur ce bouton, vous lancez les invitations. Si le démarrage était dans le futur, les invitations ne sont pas immédiatement envoyées, mais leur envoi est programmé.
Les participants recevront donc un email, ou un message SMS, dont le texte est celui que vous avez indiqué. Le message comporte un lien qui lance l’enquête, c’est à dire qui conduit à la page de réponse de l’enquête. Les utilisateurs devront s’identifier, s’ils ne le sont pas déjà, avant de démarrer l’enquête. Les simples contacts démarreront l’enquête sans s’identifier, mais n’auront accès à aucune autre fonctionnalité une fois le formulaire d’enquête validé.
