Vous pouvez ajouter des participants à une évaluation, tant que la fin de la période d’ouverture n’est pas atteinte. Vous pouvez également retirer des participants, s’ils n’ont pas encore joué. Si l’invitation leur a déjà été envoyée, un message d’avertissement leur sera présenté lorsqu’ils essayeront de démarrer le test.
Dans la liste des évaluations, vous disposez d’un bouton ‘ajout de participant’.
En cliquant sur ce bouton, vous parvenez à une page permettant de gérer les participants :
Pour ajouter des participants, cliquez sur l’un des boutons :
INVITER PAR EMAILS / MOBILES
INVITER DES UTILISATEURS
Le mode opératoire sera identique à celui que nous avons détaillé plus haut.
Notez que vous pouvez, pour une même évaluation, ajouter à la fois des utilisateurs inscrits et des utilisateurs contacts.
Pour supprimer des utilisateurs, sélectionnez un ou plusieurs participants en cochant la case située à gauche de leurs noms, un bouton nouveau apparaît, intitulé SUPPRIMER.
Après confirmation, les utilisateurs sélectionnés seront supprimés, c’est à dire ne seront plus participants à l’évaluation.
Comme on l’a vu, vous pouvez inviter soit des utilisateurs déjà inscrits, soit des personnes nouvelles, dont vous ne connaissez qu’une adresse email ou un numéro de mobile.
Invitation d’utilisateurs inscrits
Pour inviter des utilisateurs inscrits, cliquez sur le bouton UTILISATEURS (repère [11] ci-avant).
Un volet apparaît sur la droite de la page, qui vous permet de sélectionner les utilisateurs qui seront invités.
Le mode opératoire est très simple: vous passez les utilisateurs de la colonne UTILISATEURS à gauche [1] à la colonne PARTICIPANTS à droite [2]. Vous pouvez soit utiliser le glisser-déposer, soit cliquer sur les flèches [6] et [7].
Vous pouvez sélectionner tous les utilisateurs de la colonne de gauche en cliquant sur [8] ou bien au contraire supprimer tous les sélectionnés en cliquant sur [9].
Vous pouvez rechercher et filtrer les utilisateurs, avec les outils suivants :
[3] Filtre de recherche d’utilisateurs
Vous pouvez indiquer les premières lettres du nom, du prénom ou de l’adresse email, la liste de la colonne gauche sera filtrée suivant ce critère.
[4] Choix d’un groupe d’utilisateurs
Dans le sélecteur [4] vous pouvez choisir un groupe d’utilisateurs, ou bien tous les utilisateurs. La liste de gauche sera réduite au utilisateurs du groupe choisi. Ainsi pour inviter tous les utilisateurs d’un groupe, vous sélectionnez le groupe puis vous cliquez sur [8] pour sélectionner tous les utilisateurs du groupe.
[5] Filtre sur le type d’utilisateurs
Vous pouvez également filtrer sur un type d’utilisateur (collaborateur, prestataire, stagiaire, etc.).
Enfin, lorsque vous avez sélectionné les utilisateurs souhaités, cliquez sur [10]VALIDER, pour confirmer votre sélection. Le panneau latéral se referme et les utilisateurs sélectionnés sont reportés dans la page d’invitation.
Vous pouvez cocher l’option Je souhaite également passer le questionnaire, qui vous ajoutera comme participant.
Pour lancer les invitations, cliquez sur le bouton INVITER en haut à droite de la page.
Invitation d’utilisateurs non-inscrits
Vous pouvez aussi inviter des utilisateurs qui n’ont pas de compte sur ExperQuiz, et dont vous ne connaissez peut-être qu’une adresse email ou bien un numéro de mobile.
Pour cela, cliquez sur le bouton EMAILS & MOBILES – repère [11] sur la page Invitations.
Un volet s’ouvre sur la droite de la page, qui se présente comme ceci :
Il vous suffit de saisir, ou bien de copier-coller une liste d’adresses email et/ou de numéros de mobile. Vous pouvez les séparer soit par des virgules, soit par des retours à la ligne.
Cliquez ensuite sur ENREGISTRER et les invités seront reportés sur la page Invitations.
Les utilisateurs non-inscrits deviennent des ‘contacts’
Les utilisateurs que vous invitez de cette manière ne disposeront pas d’un compte sur ExperQuiz, la seule chose qu’ils peuvent faire, c’est de passer l’évaluation à laquelle vous les avez invités.
Toutefois, dès la première invitation, ces utilisateurs sont référencés en tant que Contacts. Sur la page Utilisateurs vous disposez d’un onglet Contacts où vous retrouverez tous les utilisateurs auxquels vous avez ainsi soumis une évaluation. Si vous avez soumis plusieurs évaluations à un même contact, vous retrouverez tous les résultats associés à ce contact.
Vous pourrez, si vous le souhaitez, enrichir les informations qui leur sont associées, indiquer leur nom, prénom, ou autre. Enfin vous pourrez éventuellement les convertir en utilisateurs actifs.
Si votre évaluation est programmée pour dans quelques jours, vous ne souhaitez peut-être pas que les participants reçoivent leur invitation dès à présent. L’instant d’envoi de l’invitation prend en compte un paramètre défini parmi les options de l’entreprise.
Sur la page Options de l’entreprise, vous pouvez modifier le paramètre Délai avant l’envoi de l’invitation :
Comme l’indique la bulle d’aide, il s’agit du délai, en minutes entre l’envoi de l’invitation et l’ouverture de l’évaluation.
Ainsi si vous saisissez 30, l’invitation sera envoyée aux participants 30 minutes avant l’heure d’ouverture.
Si, au moment où vous lancez vos invitations, il y a moins de 30 minutes avant l’ouverture, les invitations seront envoyées immédiatement.
Une évaluation est caractérisée par une fenêtre d’ouverture, un intervalle pendant lequel il est possible de démarrer le test.
Vous définissez donc la date d’ouverture [7] et de fermeture [8] de votre évaluation. Par défaut, la date d’ouverture est maintenant et la date de fermeture est dans un jour.
Selon votre cas d’usage vous pouvez, par exemple :
Définir une fenêtre d’ouverture assez large, par exemple “entre lundi matin et vendredi soir prochains”, ce qui permettra à chacun de choisir le moment qui lui convient.
Ou bien au contraire avoir une fenêtre réduite, par exemple “demain entre 14h et 15h”.
Les participants ne pourront pas démarrer le test avant l’heure d’ouverture. S’ils cliquent sur le lien qui leur a été envoyé, ils auront un message indiquant que l’évaluation n’est pas encore ouverte. De même, s’ils cliquent sur le lien après la fin de la fenêtre, un message leur dira qu’il est trop tard.
Vous pouvez définir le message qui sera adressé aux participants pour les informer de l’évaluation, et leur communiquer le lien de lancement de l’évaluation. Ce message leur sera adressé soit par email, soit par SMS, selon les préférences spécifiées pour leur compte.
Vous pouvez indiquer :
[3] Un fichier qui sera joint au message
[4] L’objet du message
[5] Le corps du message
Après avoir renseigné ces champs, vous pouvez enregistrer les paramètres de l’invitation (bouton ENREGISTRER, repère [12]), ou bien vous pouvez poursuivre le processus d’invitation.
Comme nous l’avons vu pour les évaluations, vous pouvez inviter des utilisateurs à un cycle. Cela signifie que, aux échéances qui ont été définies, ils recevront une invitation à passer le test prévu.
Pour inviter des utilisateurs à un cycle, rendez vous sur l’onglet Invitations.
Le mode opératoire est exactement le même que pour les invitations à des évaluations, à des formations, à des enquêtes, ou encore à des modules.
Vous pouvez indiquer :
[1] Le message qui sera envoyé aux participants, pour chacun des tests du cycle.
[2] La date de démarrage du cycle, c’est à dire le T0 de la planification, qui par défaut est au jour de l’invitation.
[3] Enfin, cliquez sur le bouton UTILISATEURS pour sélectionner les utilisateurs à inviter.
Le mode opératoire est celui que vous connaissez: sélectionnez les utilisateurs que vous invitez en les faisant passer dans la colonne de droite, soit par glisser-déposer, soit au moyen des boutons flèche-droite et flèche-gauche. Vous pouvez basculer tous les utilisateurs d’une colonne vers l’autre colonne avec les boutons flèche plus gros situés en haut de la liste.
Pour trouver les utilisateurs que vous voulez inviter, vous pouvez utiliser les 3 possibilités de filtres :
[3] Recherche textuelle d’un utilisateur: vous pouvez saisir les première lettres d’un nom, d’un prénom, d’une adresse email, etc.
[4] Sélection d’un groupe d’utilisateurs, au moyen de la liste déroulante.
[5] Sélection d’un type d’utilisateurs.
Lorsque la liste des participants est établie, cliquez le bouton [6] VALIDER.
Le volet se ferme, et vous êtes toujours sur la page d’invitations. Il vous suffit de cliquer le bouton INVITER pour finaliser les invitations.
Si vous avez choisi d’utiliser des enquêtes, c’est à dire des opérations de recueil d’information s’appuyant sur des formulaires que vous aurez définis, vous pouvez planifier l’envoi de ces enquêtes de la même manière que vous planifiez la soumission de questionnaires.
En bas de la liste des bases, vous disposez d’un choix supplémentaire intitulé Enquêtes.
Lorsque vous sélectionnez ce choix, la colonne de gauche vous présentera tous les formulaires d’enquêtes que vous avez définis.
Le mode opératoire est le même que pour les questionnaires, vous pouvez soit procéder par glisser-déposer, soit utiliser la flèche située à gauche de chaque enquête.
Il y a deux petites différences dans la programmation des enquêtes par rapport aux questionnaires :
Pour les enquêtes, vous n’avez pas à indiquer les jours de la semaine autorisés, l’enquête sera envoyée quel que soit le jour de la semaine.
Pour une enquête, si vous indiquez un nombre de répétitions et une période, ces paramètres définirons les modalités de rappel de l’enquête, lorsque l’utilisateur n’y a pas encore répondu.
Autrement dit :
Pour un questionnaire, si vous indiquez un nombre de répétitions et une période, le questionnaire sera soumis à l’utilisateur plusieurs fois, autant de fois que vous avez spécifié. Cela est pertinent surtout lorsque votre questionnaire est de type dynamique, c’est à dire présente un tirage aléatoire des questions, de sorte que chaque présentation du questionnaire sera différente de la précédente.
Une enquête, en revanche, ne sera présentée qu’une seule fois. Si vous avez indiqué un nombre de répétitions, alors l’enquête sera à nouveau proposée à l’utilisateur SI il n’y a pas encore répondu. La programmation porte donc sur des rappels.
Un cycle est défini par un ensemble de questionnaires, chacun pouvant intervenir éventuellement plusieurs fois dans le cycle. Pour définir un cycle, on commencera donc par sélectionner les questionnaires que l’on souhaite utiliser. Rappelons qu’un questionnaire n’est pas seulement un ensemble de questions, c’est aussi un ensemble d’options, qui définissent les modalités de passage.
Un cycle définit un planning de soumissions de tests, ce planning est défini à partir d’une date pivot, qui est le point de départ du cycle, qu’on appellera T0. Par exemple, à T0+2 jours, soumettre un test basé sur le questionnaire QA.
Il est possible aussi de définir plusieurs échéances pour un même questionnaire, par exemple : tous les 7 jours, soumettre un test sur le questionnaire QB, ceci pour un total de 8 échéances.
Vous pouvez enfin combiner ces deux règles afin d’exprimer à la fois un délai initial par rapport à T0et une périodicité, pour un nombre d’échéances donné. En français, cela s’exprimerait ainsi, par exemple :
Par rapport à T0, attendre un délai de 8 jours, puis soumettre un test sur le questionnaire QB tous les 2 jours, pour un total de 5 échéances.
Cela peut se représenter ainsi :
Et au niveau de l’onglet Étapes, pour le questionnaire sélectionné, vous saisirez délai=8, répéter=5, période=2, comme ceci :
En résumé :
[5]Délai : nombre de jours entre le T0 et la première échéance de soumission du test.
[6] Répéter : nombre d’échéances à planifier pour ce questionnaire.
[7] Période : nombre de jours entre deux échéances.
Notez que le paramètre délai peut être négatif, ce qui signifie avant la date pivot T0. Par exemple, si la date pivot est la date de début d’une formation, qui est dans 2 mois, alors vous pouvez spécifier qu’un test est à envoyer une semaine avant le début de la formation, en indiquant -7 dans le champ délai.
Il y a d’autres paramètres pour affiner la planification :
[8] Jours de la semaine : vous pouvez sélectionner les jours de la semaine auxquels le test peut être soumissionné. Typiquement, vous pouvez sélectionner les jours du lundi au vendredi, et ne pas sélectionner le week-end. Les échéances dont la planification tombera un samedi ou un dimanche seront sautées Notez bien qu’il peut donc, au total, y avoir moins d’échéances que ce qui est spécifié dans le paramètre répéter.
[9] Heure et minute d’envoi : c’est l’heure à laquelle l’invitation est envoyée, et c’est aussi l’heure à laquelle le test peut démarrer. Il s’agit de votre heure locale, si certains utilisateurs sont sur d’autres fuseaux horaires, ils recevront leur invitation à une heure différente.
[10] Validité : la durée, en jours, pendant laquelle le test pourra être démarré. Notez que ce n’est pas le temps disponible pour répondre, qui lui dépend des options du questionnaire.
Si vous avez sélectionné plusieurs questionnaires différents, chacun a sa propre planification, et elles peuvent se recouvrir.
Il peut sembler peu pertinent de soumettre le même test plusieurs fois, mais gardez bien à l’esprit qu’il peut s’agir d’un questionnaire dynamique, de sorte que les questions posées ne seront pas les mêmes à chaque passage.
Pour créer un cycle, rendez vous sur la page Cycles et cliquez sur le bouton NOUVEAU CYCLE.
Donnez un nom à votre cycle, et indiquez, le cas échéant, l’auteur. Vous pouvez aussi saisir une description plus complète.
Rendez vous ensuite sur l’onglet Étapes pour définir les étapes de votre cycle. La page se présente ainsi :
Cette page vous permet deux choses :
D’une part, sélectionner les questionnaires qui interviendront dans le cycle.
D’autre part, spécifier les modalités de planification de chaque questionnaire.
Comme on l’a vu sur bien d’autres pages d’ExperQuiz, vous disposez de deux colonnes: à gauche (repère [1]) la liste des questionnaires disponibles, et à droite (repère [2]), les questionnaires sélectionnés pour intervenir dans le cycle.
Dans la colonne de gauche, vous pouvez filtrer la liste sur une base donnée (repère [3]).
Pour sélectionner un questionnaire, vous pouvez soit cliquer sur le bouton figurant une flèche vers la droite (repère [4]), soit faire un glisser-déposer en saisissant l’icône double-flèches en croix située à gauche.
Une fois le questionnaire sélectionné, vous pouvez définir sa planification.
Pour les enquêtes qui ont été associées à des formulaires, les informations collectées sont disponibles dans un onglet spécial du résultat d’évaluation.
