Vous pouvez importer des membres (utilisateurs) au moyen d’un fichier de tableur au format Excel

Fichier de utilisateurs

Les caractéristiques du fichier sont les suivantes:

• Format XLSX* Une ligne par utilisateur
• Une ligne d’entête indiquant le contenu de chaque colonne

Mode opératoire

L’import s’opère de la manière suivante:

• Sélectionnez un fichier depuis votre poste de travail.
• Le fichier est immédiatement chargé et analysé
• Les intitulés de la ligne d’entête sont analysés pour reconnaître des attributs connus, tels que ‘nom’ ou ‘matricule’.
• Si les intitulés ne peuvent pas être bien reconnus, les problèmes sont signalés. Vous pouvez alors corriger la correspondance des colonnes avec les attributs des utilisateurs. Pour cela cliquez sur le bouton de réglage.
• Une fois que la correspondance des colonnes est au point, vous pouvez lancer l’import des utilisateurs. Pour cela, cliquez sur le bouton dont l’icône est un petit triangle
• Les utilisateurs sont importés. Si des erreurs sont rencontrées, elles sont signalées, et le détail peut être consulté.

Création et mise à jour

Si un utilisateur existe déjà avec soit le même matricule, soit la même adresse mail, alors la ligne du fichier ne crée pas un nouveau utilisateur, mais met à jour le utilisateur existant.

Lancement des invitations

Une fois de nouveaux utilisateurs importés, il reste à les prévenir, et les inviter à définir un mot de passe afin d’activer leur compte.

Pour cela, cliquez sur le bouton Envoyer les invitations. Chaque utilisateur recevra un email d’invitation.

Les contacts sont des personnes à qui vous avez soumis une évaluation, sans leur avoir créé un compte sur ExperQuiz.

Ils n’ont pas de compte, ils ne peuvent pas se connecter sur ExperQuiz. Ils peuvent seulement effectuer les évaluations que vous leur soumettez, et dont ils sont informés par email.

Afin de gérer plus facilement les contacts, vous pouvez indiquer leurs nom, prénom, et autres attributs. Pour modifier un contact, cliquez sur le bouton figurant un crayon.

Vous pouvez consulter les évaluations soumises à un contact en cliquant sur le bouton figurant un graphe.

Activer un contact

Vous pouvez transformer un contact en un utilisateur actif, c’est à dire disposant d’un compte:

• Sélectionnez les contacts concernés par l’action
• Cliquez sur le bouton ACTIVER

Les contacts recevront un email les informant de la création de leur compte, et leur indiquant leur mot de passe initial.

Vous les retrouverez alors dans l’onglet Utilisateurs. Les évaluations qu’ils avaient passées leur resteront attachées.

Vous pouvez constituer des groupes d’utilisateurs, ce qui facilitera certaines opérations. Par exemple, lorsque vous lancerez une évaluation, vous pourrez sélectionner un groupe entier d’utilisateurs au lieu de sélectionner chaque utilisateur individuellement. Vous pourrez également adresser un message à un groupe d’utilisateurs.

Quelques principes:

• Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes
• Un utilisateur peut n’appartenir à aucun groupe
• Lorsque vous créez un groupe nouveau, il est vide ; vous pouvez ensuite cocher les utilisateurs qui appartiennent au groupe.
• Lorsque vous supprimez un groupe existant, les utilisateurs ne sont (évidemment) pas supprimés.

Créer un groupe

Pour créer un groupe, cliquez sur le bouton Créer un groupe, puis indiquez le nom du nouveau groupe et cliquez sur Créer pour confirmer.

Le groupe créé est vide. La liste (alphabétique) de tous les utilisateurs vous est présentée, avec une case à la gauche de chacun.

Cochez la case pour les utilisateurs qui font partie du groupe sélectionné. Il n’y a pas de bouton enregistrer, chaque fois que vous cochez un utilisateur, son appartenance est enregistrée immédiatement.

Le sélecteur de groupe

Sur la gauche de cette page, vous disposez d’un bouton sélecteur de groupe. Vous pouvez soit présenter la liste de tous les utilisateurs, soit présenter les utilisateurs d’un groupe particulier.

• Lorsque vous choisissez tous les utilisateurs, la liste alphabétique des utilisateurs est affichée, et en face de chacun, les groupes auxquels il appartient sont indiqués.
• Lorsque vous choisissez un groupe particulier, vous pouvez entre deux modes possibles:
  • Soit l’affichage de tous les utilisateurs, avec pour chacun la case à cocher signifiant son appartenance ou non au groupe.
  • Soit l’affichage des seuls utilisateurs du groupe.

Pour ajouter des utilisateurs à un groupe, il faut en général disposer de la liste complète.

Un utilisateur doit être ‘actif’ pour recevoir les évaluations, les formations et les modules de e-learning.

Creation de nouveaux utilisateurs

Il y a trois façons de créer de nouveaux comptes utilisateur:

• Créer un utilisateur : Cliquer sur le bouton ‘NOUVEL UTILISATEUR’. Renseigner la fiche (nom, canal, email/mobile) et enregistrer. Vous le retrouverez dans la liste des utilisateurs ‘créés’.
• Inviter par email ou sms: Cliquer sur l’onglet Invite. Coller une liste d’emails ou de sms. L’utilisateur renseignera lui-même sa fiche et spécifiera un mot de passe. Vous le trouverez dans la liste des utilisateurs ‘invités’.
• Import par fichier : Cliquer sur l’onglet Import. Vous trouverez un lien vers un fichier exemple. Choisir votre fichier et télécharger le. Vous trouverez les utilisateurs dans la liste des utilisateurs ‘créés’.

Invitation d’utilisateurs créés

• Choisir le filtre «créé»: Sélectionner les utilisateurs à inviter. Cliquer sur le bouton «ENVOYER LES INVITATONS». Le statut de l’utilisateur est «invité». L’utilisateur recevra un mail ou un sms avec un lien. Il sera «actif» quand il aura accepté cette invitation et indiquer son mot de passe.

Activation d’utilisateurs créés ou invités

• Sélectionner les utilisateurs à activer : Cliquer sur le bouton «ACTIVER LES COMPTES». TLe compte est activé et l’utilisateur recevra son passe de passe qu’il devra modifier à la première connexion. Le statut de l’utilisateur est «actif»*

Si les utilisateurs ont accepté l’invitation, ils rejoignent la liste des utilisateurs de la société.

Les contacts sont des personnes à qui vous avez soumis une évaluation, sans leur avoir créé un compte sur ExperQuiz.

En cochant certains utilisateurs, vous pouvez les affecter à un groupe, les rendre inactifs ou encore les retirer de votre entreprise. Un utilisateur que vous aurez retiré de la liste des utilisateurs sera toujours enregistré dans ExperQuiz mais ne fera plus partie de votre société et ne pourra plus avoir accès à vos bases de questions.

Vous pouvez modifier les informations relatives à un utilisateur. Vous pouvez également lui attribuer des droits:

• Administrateur : les utisateurs qui sont administrateurs ont les mêmes droits que vous en ce qui concerne votre société, incluant le droit d’inviter des utilisateurs et de leur allouer des droits à leur tour.
• Valideur : ils pourront revoir et valider les questions qui auront été soumises sur des bases de votre société.
• Contributeur : ils pourront écrire des questions sur des bases de votre société qui seront proposées pour validation avant d’être intégrées dans la base.

Le second bouton à droite de chaque utilisateur vous permet d’obtenir les évaluations qu’il a passées.

Le dernier bouton vous permet de voir une fiche synthétique (nom, groupes, dernières évaluations…)

Mini tutoriel

Une question est rattachée à une base.

Vous pouvez créer une nouvelle question en choisissant une base et en cliquant sur le bouton NOUVELLE QUESTION.

Description

13 types de questions sont proposés.

Une question est définie par :

• un titre
• la question et des réponses (correctes et incorrectes).
• des paramètres dépendant de la base (niveau, temps, score …).

Import de questions par fichier

ExperQuiz vous permet également d’importer des fichiers de questions. Voir le menu Import présent au niveau de la base

Mini tutoriel

Plusieurs actions sont proposées au niveau d’un questionnaire sélectionné :

• Voir la synthèse des informations sur le questionnaire
• Consulter les questions qui constituent le questionnaire
• Faire la sélection de questions dans la base dans le cas d’un questionnaire à questions fixes.
• Préparer et envoyer les invitations à passer le questionnaire
• Consulter toutes les evaluations construites à partir de ce questionnaire
• Choisir les options qui définissent les conditions de passage du test (durée du test, explication, certification… )

Mini tutoriel

Syntaxe des conséquences

Une conséquence est un message à afficher ou une action à réaliser à la fin du test, sous certaines conditions. Une conséquence peut s’exprimer sous la forme générale: si condition alors action

Une condition peut être un simple test ou bien une combinaison logique de conditions élémentaires, ainsi on peut écrire:

• si condition1 et condition2 alors action
• si condition1 ou condition2 alors action
• si (condition1 et condition2) ou condition3 alors action

Conditions

Les conditions portent sur des tests relatifs aux scores exprimés en pourcent % (score global, score par domaine ou par tag).

• Test sur le score global : global_score
• Test sur le score sur le domaine ‘geo’ : domaine_score_geo
• Test sur le score sur le tag ‘bonnes pratiques’ : tag_score_bonnes_pratiques

Les opérateurs de comparaison sont : >, >=, <, <=, == (égalité)

Les opérateurs logiques sont : et, ou

Messages et Actions

Les actions sont :

message(« … »), questionnaire(« … « ), module(« … »), dans_groupe(« … »), hors_groupe(« … ») Les messages doivent être définis dans la section dédiée Messages Les actions doivent être définies dans la section dédiée ActionsVoici les variables qui peuvent intégrer entre [] dans les messages:

[prénom] [nom] [global_score] [domaine_score_géo] [tag_score_bonnes_pratiques] …

ATTENTION: Une action qui commence une nouvelle ligne doit être précédée de 4 espaces . Vous pouvez définir plusieurs actions à réaliser pour la même condition, chaque action étant sur une ligne précédée par 4 espaces.

Exemples de messages:

si  domaine_score_géo <= 40  alors message("Conseil à [prénom] [nom] ! Révisez la géographie, votre score est de [domaine_score_géo] %")

si  domaine_score_géo >= 60  alors message("Bravo vous pouvez obtenir votre [badge](https://www.xxx.com)")

si  domaine_score_géo >= 60  alors message("Bravo vous pouvez aller sur le site http://www.xxx.com ou https://www.xxx.com ")

Exemples d’actions: si global_score >= 60 et domaine_score_géo <= 40 alors hors_groupe(« Experts »)

si  (domaine_score_géo == 0  et  domaine_score_chronologie >= 80) alors   questionnaire("explorateurs_expert")

si  tag_score_histoire == 100  alors module("antarctique_niveau2")

Note : Il est possible de définir un message ou une action sans conditions.

Exemple de message permament :

message("Félicitations [prénom] [nom]!")

Exemple d’action permamente :

email("administrateur", "Fin de test", "fin de test pour [prénom] [nom]")

Vérification du code

Vous pouvez vérifier votre code en affectant des valeurs aux variables avec l’opérateur =. Pour cela cliquer sur le bouton ‘VÉRIFIER LE CODE’ Chaque affectation s’écrit sur une seule ligne:

global_score = 75
domain_score_géo = 30
tag_score_histoire = 100

En cliquant sur le bouton ‘VALIDATION DU CODE’, vous aurez un affichage des messages et une vérification des invitations aux questionnaires ou aux modules:

Message : Conseil à Camille Chêne ! Révisez la géographie, votre score est de 30 %.

Options d’un questionnaire

La vidéo ci-dessous vous présente les autres options d’un questionnaire.

Mini tutoriel

Un questionnaire est un sous ensemble de questions issues d’une base.

Vous pouvez créer un nouveau questionnaire en choisissant une base et en cliquant sur le bouton NOUVEAU QUESTIONNAIRE.

Questionnaire par tirage aléatoire

Vous pouvez créer un questionnaire dont les questions seront tirées aléatoirement dans la base de questions en respectant les paramètres que vous aurez choisis. Le passage d’un questionnaire par tirage aléatoire conduit à des lots de questions différents entre deux tests.

Questionnaire avec questions fixes

Vous pouvez également construire votre questionnaire avec des questions fixes que vous choisirez parmi les questions de la base. Ce questionnaire contiendra toujours les mêmes questions, qui seront présentées dans l’ordre que vous aurez défini ou mélangé si vous le souhaitez.

Mini tutoriel