Vous pouvez créer des questions dans un fichier bureautique et ExperQuiz les chargera.
Cela favorise la production des questions puisque vous pouvez éditer beaucoup de questions à la fois, faire des couper-coller de parties de cours et intégrer des textes déjà formatés.
Dès que vous avez créé un lot de questions, vous pouvez les télécharger. Les questions seront lues et ajoutées aux questions existantes.
Si un problème survient à la lecture du fichier, ExperQuiz présentera précisément les problèmes afin que vous puissiez corriger le fichier.
Le format du fichier de questions
Nous utilisons des fichiers de format DOCX. Ces fichiers peuvent être créés et édités en utilisant des logiciels LibreOffice, Google Docs, ou Microsoft Office.
Dans le document, vous trouverez plusieurs aides que vous pourrez suivre pour écrire correctement vos questions.
La meilleure façon de faire est de charger le fichier exemple, en utilisant le lien ci-dessous, puis de l’ouvrir.
Le fichier contient à la fois des explications et des conseils ainsi que des exemples de questions.
Fichiers existants et portabilité
Si vous disposez de fichiers de questions dans un autre format que celui d’ExperQuiz, contactez-nous en utilisant le formulaire de contact présent dansla page d’accueil. Nous disposons de beaucoup d’outils de transfert qui faciliteront la portabilité.
SCORM (Sharable Content Object Reference Model) est une spécification utilisée dans le contexte des LMS (Learning Management System) afin de faciliter le partage de ressources pédagogiques.
Un fichier SCORM est un fichier réunissant un ensemble de ressources intervenant dans un module e-learning. Le module définit sa propre interface utilisateur, son propre design, sa propre interactivité, et il inclut toutes les ressources dont il a besoin. Le standard SCORM utilise la compression de fichiers ZIP pour réunir des fichiers de ressources de différentes natures (html, css, javascript, images, vidéos, audios, etc.) dans un même fichier compressé. La spécification SCORM pose des règles quant à l’organisation du contenu de ce fichier, mais aussi, et surtout, elle définit la manière dont les programmes contenus dans le fichier SCORM pourront échanger avec le LMS. Par ces interfaces, le module peut obtenir auprès du LMS des informations de contexte, telles que le nom de l’utilisateur, et réciproquement le LMS peut obtenir les résultats du passage du module.
La spécification SCORM a plus de 20 ans d’âge, mais elle est toujours largement utilisée et rien d’équivalent n’a pris sa place.
ExperQuiz supporte le SCORM, de deux manières:
Un questionnaire construit sur ExperQuiz peut être exporté sous la forme d’un module SCORM, qui pourra être utilisé dans le contexte d’un autre LMS (qui supporte ce standard).
Si vous disposez d’un module SCORM produit par un autre outil, une autre plateforme, vous pouvez l’intégrer dans ExperQuiz et le soumettre à vos apprenants.
Il existe des produits dits « outils auteur » autonomes, qui souvent ne sont pas en mode SaaS mais sont installés sur votre poste Windows ou MacOS. Dans cette catégorie, on peut citer Adobe Captivate ou Articulate 360. Ces produits peuvent produire des modules e-learning au format SCORM, et ces modules pourront donc être intégrés dans ExperQuiz.
Notons que ExperQuiz est, soi-même, un outil auteur, puisqu’il permet de concevoir et produire des modules qui pourront être utilisés dans d’autres contextes.
Il existe plusieurs versions des spécifications SCORM. La dernière est « SCORM 2004 », c’est la version qui est supportée par ExperQuiz.
Activer le SCORM dans ExperQuiz
Pour utiliser les fonctionnalités liées au SCORM dans ExperQuiz, il convient d’activer ces options dans les paramètres de votre entreprise: menu « Réglages », puis onglet « Paramètres » [1], puis sélectionnez la section « SCORM » [2] dans la colonne de gauche.
Réglage des options SCORM
Vous disposez de deux options :
[3] Exporter les questionnaires export (SCORM). Comme indiqué, en cochant cette option vous disposerez d’un bouton d’export supplémentaire au niveau des questionnaires, permettant d’exporter un questionnaire au format SCORM.
[4] Importer des modules externes (SCORM). Cette option vous permettra d’importer dans la médiathèque des fichiers correspondant à des modules SCORM produits par un autre outil.
Exporter un questionnaire en SCORM
Une fois que vous avez activé la fonctionnalité d’export SCORM des questionnaires, vous disposez, sur la page de synthèse d’un questionnaire, d’un nouveau bouton intitulé « EXPORT SCORM »
Page synthèse questionnaire et bouton export SCORM
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un volet s’ouvre sur la droite, qui se présente comme ceci:
Volet de préparation de l’export SCORM
Dans le volet de préparation de l’export SCORM du questionnaire [1], les principaux composants sont les suivants:
[2] un message d’information, qui vous précise que certaines questions ne seront pas exportées. Il s’agit d’une part des questions de type réponse libre, simplement parce qu’elles requièrent un processus de correction, qui ne pourra se faire dans le contexte d’un autre LMS. D’autre part des questions de type soft skills, qui ne sont en général pas bien gérées par les LMS tiers.
[3] vous pouvez donner un nom au fichier d’export; ce n’est pas obligatoire, vous pouvez laisser la plateforme attribuer un nom au fichier, quitte à le modifier plus tard.
[4] Une option de votre export: est-ce que le succès est requis pour compléter ce module SCORM. Nous expliquons ceci un peu plus loin.
[5] Cliquez sur le bouton EXPORTER pour démarrer l’export.
Votre export sera réalisé de manière asynchrone, c’est à dire en vous rendant la main pour continuer à travailler. Dans ce cas, vous trouverez le fichier résultant dans les travaux différés, accessible depuis l’onglet administration de la page réglages.
Revenons sur l’option [4]. Dans la communication avec le LMS, le module SCORM peut transmettre différentes informations, parmi lesquelles
Le module est-il terminé avec succès ou non (cmi.success_status). Il s’agit en général d’une condition de score minimal à atteindre.
Le déroulement du module est-il terminé (cmi.completion_status).
Si vous cochez cette option pour votre module exporté, alors le module ne sera pas considéré comme terminé si la condition de succès n’est pas atteinte.
Comment utiliser le fichier SCORM exporté ?
Vous pouvez importer ce fichier dans un autre LMS. Chaque LMS ayant ses interfaces spécifiques, nous ne pouvons vous donner ici le mode d’emploi de cette intégration.
Le site Rustici Software Scorm Cloud (https://rusticisoftware.com/products/scorm-cloud/) vous permet de tester librement votre module. Rustici Software a été l’acteur le plus actif du standard SCORM et cette plateforme est souvent utilisée comme plateforme de référence, c’est à dire qui permet de valider la conformité d’un module.
Vous pouvez vous créer un compte gratuitement sur Scorm Cloud. Vous pourrez ensuite y intégrer le module SCORM exporté depuis ExperQuiz, et en tester le bon fonctionnement. Réciproquement, si vous avez un module SCORM issu d’une autre application et qu’il ne fonctionne pas dans ExperQuiz, vous pouvez vérifier qu’il est valide, conforme au standard, en le testant sur Scorm Cloud. S’il fonctionne sur Scorm Cloud, il doit fonctionner sur ExperQuiz.
Le module SCORM communique avec le LMS, en particulier pour lui transmettre les résultats de l’utilisateur.
L’association des utilisateurs dans le cadre des SCORM
Le LMS ExperQuiz permet d’exporter ses questionnaires au format SCORM afin de les utiliser au sein d’un autre LMS.
ExperQuiz permet d’associer un utilisateur agissant sur un LMS externe à un utilisateur créé sur ExperQuiz afin de “raccrocher” ses activités externes à l’historique de ses activités sur ExperQuiz.
Dans les évolutions à venir, il sera alors possible de profiter de l’analyse multidimensionnelle des résultats d’évaluations d’ExperQuiz même si le questionnaire a été passé en externe.
Assignation automatique
Si l’identifiant utilisateur (id) fourni par le LMS externe, correspond exactement au matricule ou à l’email, alors l’assignation se fera automatiquement lors du prochain passage du questionnaire si l’utilisateur n’a pas déjà été assigné.
Assignation manuelle
Pour assigner manuellement un utilisateur externe SCORM à un utilisateur ExperQuiz, allez dans le menu “Utilisateurs” dans l’onglet “Assignation SCORM”.
Une liste de filtres permet de filtrer les utilisateurs assignés, le LMS sur lequel l’activité est passée.
Chaque ligne correspond à un couple utilisateur / LMS externe avec :
[1] Le nom du LMS
[2] Le nom de l’utilisateur dans le LMS (si celui-ci a été renvoyé par le LMS)
[3] L’identifiant de l’utilisateur dans le LMS
[4] La date de la première activité passée par cet utilisateur dans ce LMS
[5] La date de la dernière assignation automatique ou manuelle
[6] Le nom de l’utilisateur ExperQuiz associé à cet utilisateur
[7] Bouton pour réaliser ou modifier l’assignation
[8] Bouton pour supprimer l’assignation
Lorsqu’on souhaite assigner un utilisateur SCORM à un utilisateur ExperQuiz il faut cliquer sur le crayon qui provoque l’ouverture d’un volet.
Des filtres [1] permettent de filtrer les utilisateurs sur leur nom et leur groupe.
Pour assigner l’utilisateur il faut le choisir en cochant sur la coche [2].
Le volet se ferme et l’utilisateur est assigné.
Important :
Cette évolution concerne les SCORM générés par ExperQuiz après le 19 février 2024. Pour les anciens questionnaires SCORM précédemment générés, il faut procéder à un nouvel export.
Un utilisateur ExperQuiz ne peut être assigné qu’une seule fois à un LMS
Les résultats des formations sont accessibles dans l’onglet Résultats
Les résultats sont présentés dans 4 onglets :
Evaluations proposées par le formateur
Cycles qui présentent les évaluations des questionnaires inclus dans les cycles de la formation
Bilan individuel des stagiaires
Activités
Evaluations et cycles
Lors de la création d’une formation, il est possible d’associer un cycle d’évaluation programmées. Ce cycle peut contenir une évaluation programmée avant le début de la sessionpour réaliser unpositionnement des stagiaires, une évaluation à la fin de la formation à chaud et éventuellement une évaluation de connaissances à froid pour ancrer les notions dans la mémoire des stagiaires et mesurer l’impact de la formation à moyen termes.
L’onglet Evaluations présente les résulats des évaluations poussées en temps réel par le formateur pendant la formation et l’onglet Cycles présente les évaluations de connaissances incluses dans les cycles.
Bilan
Les résultats du bilan individuel présente la liste des participants avec le bilan de leurs entraînements et évaluations passés pendant la session de formation.
Le panneau de détails présente :
Le résultat et le détail des tests d’entraînement et d’évaluation passés par le stagiaire (dans l’exemple ci-dessous les 2 entraînements et les 7 évaluations de Karina)
La progression des réponses données par le stagiaire aux questions posées au fil de la formation
Activités
L’onglet Activités présente la progression des stagiaires basée sur l’évolution des réponses aux questions posées pendant la formation. Il présente également la liste des événements d’animation (chat, brainstorming, sondage, question) qui auront été proposés par le formateur.
Une évaluation est un questionnaire que vous soumettez à un ensemble de personnes.
Pour définir une évaluation, vous devez choisir ou créer un questionnaire dans une base de questions. Vous pouvez accéder à la liste des bases ou à la liste des questionnaires dans le menu.
Le tableau des évaluations
Le tableau des évaluations présente les évaluations passées, en cours ou futures dans chaque base.
Le nombre d’utilisateurs ayant passé le questionnaire et le taux de succès sont indiqués pour chaque évaluation. En cliquant sur le bouton correction symbolisé par une feuille, vous pourrez accéder à la correction des questions à réponse libre.
En cliquant sur le bouton détails >, vous verrez les résultats très précis des personnes invitées à passer l’évaluation.
Pour chaque évaluation, un bouton Exporter XLSX vous permet de télécharger les résultats disponibles dans un fichier format Excel.
Vous pouvez importer des membres (utilisateurs) au moyen d’un fichier de tableur au format Excel
Fichier de utilisateurs
Les caractéristiques du fichier sont les suivantes:
Format XLSX* Une ligne par utilisateur
Une ligne d’entête indiquant le contenu de chaque colonne
Mode opératoire
L’import s’opère de la manière suivante:
Sélectionnez un fichier depuis votre poste de travail.
Le fichier est immédiatement chargé et analysé
Les intitulés de la ligne d’entête sont analysés pour reconnaître des attributs connus, tels que ‘nom’ ou ‘matricule’.
Si les intitulés ne peuvent pas être bien reconnus, les problèmes sont signalés. Vous pouvez alors corriger la correspondance des colonnes avec les attributs des utilisateurs. Pour cela cliquez sur le bouton de réglage.
Une fois que la correspondance des colonnes est au point, vous pouvez lancer l’import des utilisateurs. Pour cela, cliquez sur le bouton dont l’icône est un petit triangle
Les utilisateurs sont importés. Si des erreurs sont rencontrées, elles sont signalées, et le détail peut être consulté.
Création et mise à jour
Si un utilisateur existe déjà avec soit le même matricule, soit la même adresse mail, alors la ligne du fichier ne crée pas un nouveau utilisateur, mais met à jour le utilisateur existant.
Lancement des invitations
Une fois de nouveaux utilisateurs importés, il reste à les prévenir, et les inviter à définir un mot de passe afin d’activer leur compte.
Pour cela, cliquez sur le bouton Envoyer les invitations. Chaque utilisateur recevra un email d’invitation.
Les contacts sont des personnes à qui vous avez soumis une évaluation, sans leur avoir créé un compte sur ExperQuiz.
Ils n’ont pas de compte, ils ne peuvent pas se connecter sur ExperQuiz. Ils peuvent seulement effectuer les évaluations que vous leur soumettez, et dont ils sont informés par email.
Afin de gérer plus facilement les contacts, vous pouvez indiquer leurs nom, prénom, et autres attributs. Pour modifier un contact, cliquez sur le bouton figurant un crayon.
Vous pouvez consulter les évaluations soumises à un contact en cliquant sur le bouton figurant un graphe.
Activer un contact
Vous pouvez transformer un contact en un utilisateur actif, c’est à dire disposant d’un compte:
Sélectionnez les contacts concernés par l’action
Cliquez sur le bouton ACTIVER
Les contacts recevront un email les informant de la création de leur compte, et leur indiquant leur mot de passe initial.
Vous les retrouverez alors dans l’onglet Utilisateurs. Les évaluations qu’ils avaient passées leur resteront attachées.
Vous pouvez constituer des groupes d’utilisateurs, ce qui facilitera certaines opérations. Par exemple, lorsque vous lancerez une évaluation, vous pourrez sélectionner un groupe entier d’utilisateurs au lieu de sélectionner chaque utilisateur individuellement. Vous pourrez également adresser un message à un groupe d’utilisateurs.
Quelques principes:
Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes
Un utilisateur peut n’appartenir à aucun groupe
Lorsque vous créez un groupe nouveau, il est vide ; vous pouvez ensuite cocher les utilisateurs qui appartiennent au groupe.
Lorsque vous supprimez un groupe existant, les utilisateurs ne sont (évidemment) pas supprimés.
Créer un groupe
Pour créer un groupe, cliquez sur le bouton Créer un groupe, puis indiquez le nom du nouveau groupe et cliquez sur Créer pour confirmer.
Le groupe créé est vide. La liste (alphabétique) de tous les utilisateurs vous est présentée, avec une case à la gauche de chacun.
Cochez la case pour les utilisateurs qui font partie du groupe sélectionné. Il n’y a pas de bouton enregistrer, chaque fois que vous cochez un utilisateur, son appartenance est enregistrée immédiatement.
Le sélecteur de groupe
Sur la gauche de cette page, vous disposez d’un bouton sélecteur de groupe. Vous pouvez soit présenter la liste de tous les utilisateurs, soit présenter les utilisateurs d’un groupe particulier.
Lorsque vous choisissez tous les utilisateurs, la liste alphabétique des utilisateurs est affichée, et en face de chacun, les groupes auxquels il appartient sont indiqués.
Lorsque vous choisissez un groupe particulier, vous pouvez entre deux modes possibles:
Soit l’affichage de tous les utilisateurs, avec pour chacun la case à cocher signifiant son appartenance ou non au groupe.
Soit l’affichage des seuls utilisateurs du groupe.
Pour ajouter des utilisateurs à un groupe, il faut en général disposer de la liste complète.
Un utilisateur doit être ‘actif’ pour recevoir les évaluations, les formations et les modules de e-learning.
Creation de nouveaux utilisateurs
Il y a trois façons de créer de nouveaux comptes utilisateur:
Créer un utilisateur : Cliquer sur le bouton ‘NOUVEL UTILISATEUR’. Renseigner la fiche (nom, canal, email/mobile) et enregistrer. Vous le retrouverez dans la liste des utilisateurs ‘créés’.
Inviter par email ou sms: Cliquer sur l’onglet Invite. Coller une liste d’emails ou de sms. L’utilisateur renseignera lui-même sa fiche et spécifiera un mot de passe. Vous le trouverez dans la liste des utilisateurs ‘invités’.
Import par fichier : Cliquer sur l’onglet Import. Vous trouverez un lien vers un fichier exemple. Choisir votre fichier et télécharger le. Vous trouverez les utilisateurs dans la liste des utilisateurs ‘créés’.
Invitation d’utilisateurs créés
Choisir le filtre «créé»: Sélectionner les utilisateurs à inviter. Cliquer sur le bouton «ENVOYER LES INVITATONS». Le statut de l’utilisateur est «invité». L’utilisateur recevra un mail ou un sms avec un lien. Il sera «actif» quand il aura accepté cette invitation et indiquer son mot de passe.
Activation d’utilisateurs créés ou invités
Sélectionner les utilisateurs à activer : Cliquer sur le bouton «ACTIVER LES COMPTES». TLe compte est activé et l’utilisateur recevra son passe de passe qu’il devra modifier à la première connexion. Le statut de l’utilisateur est «actif»*
Si les utilisateurs ont accepté l’invitation, ils rejoignent la liste des utilisateurs de la société.
Les contacts sont des personnes à qui vous avez soumis une évaluation, sans leur avoir créé un compte sur ExperQuiz.
En cochant certains utilisateurs, vous pouvez les affecter à un groupe, les rendre inactifs ou encore les retirer de votre entreprise. Un utilisateur que vous aurez retiré de la liste des utilisateurs sera toujours enregistré dans ExperQuiz mais ne fera plus partie de votre société et ne pourra plus avoir accès à vos bases de questions.
Vous pouvez modifier les informations relatives à un utilisateur. Vous pouvez également lui attribuer des droits:
Administrateur : les utisateurs qui sont administrateurs ont les mêmes droits que vous en ce qui concerne votre société, incluant le droit d’inviter des utilisateurs et de leur allouer des droits à leur tour.
Valideur : ils pourront revoir et valider les questions qui auront été soumises sur des bases de votre société.
Contributeur : ils pourront écrire des questions sur des bases de votre société qui seront proposées pour validation avant d’être intégrées dans la base.
Le second bouton à droite de chaque utilisateur vous permet d’obtenir les évaluations qu’il a passées.
Le dernier bouton vous permet de voir une fiche synthétique (nom, groupes, dernières évaluations…)
