Auteur/autrice : Alexander Torbet

Gestion des durées de rétention

Les attentes en matière de conservation de l’information peuvent varier de manière importante selon les organisations, avec en général un compromis à trouver entre d’une part une traçabilité étendue et une capacité à retrouver de l’information passée, et d’autre part les exigences telles que celles relevant du RGPD, de ne conserver que ce qui est nécessaire. ExperQuiz vous permet désormais d’ajuster cette durée de conservation selon votre propre contexte.

Soulignons tout d’abord trois choses :

  • On ne parle pas ici de la conservation des sauvegardes, qui est de 2 mois pour tout le périmètre de données des environnements clients.
  • Beaucoup d’entités relèvent d’un périmètre “statique”, et ne seront jamais supprimées de manière automatique. Il s’agit typiquement des bases, questions, questionnaires, cycles, modules, médias, enquêtes, référentiel de compétences.   Ce ne sont pas des données personnelles et elles n’ont pas de dimension temporelle.
  • Les utilisateurs sont une catégorie particulière de données “statiques”. Ils ne sont jamais supprimés de manière automatique, mais ils incluent bien sûr des données personnelles. Toutefois on distinguera ici les données utilisateur statiques, telles que nom, prénom, email, entreprise, groupes d’appartenance, habilitations, …  et les données utilisateurs dynamiques et donc temporelles, qui sont par exemple des résultats de tests passés, de modules, ou d’enquêtes.

Le réglage de la durée de conservation pour votre organisation fait l’objet d’une nouvelle rubrique des réglages entreprise, qui se présente comme suit :Rétention des données.

Vous disposez de trois réglages distincts :

  • Les données d’activité des utilisateurs, c’est-à-dire essentiellement les tests passés et leurs résultats, les évaluations, les modules passés, les invitations envoyées, les données relevant des enquêtes.
  • Les informations du journal d’audit.  Le journal d’audit est l’outil de traçabilité des interventions sur la plateforme.
  • Le journal des emails et SMS envoyés par la plateforme.

Un dispositif de sécurisation est en place pour vous protéger contre des saisies accidentelles :

  • La durée minimale est de 6 mois pour les données d’activité et de 3 mois pour les journaux d’audit et des emails
  • Lorsque vous modifiez ces réglages, les nouvelles valeurs ne sont prises en compte que 7 jours plus tard.

La question section

Un nouveau type de question est proposé : il s’agit de la question “section”, qui permet de structurer un questionnaire en groupant les questions par section, les sections étant séparées par une sorte d’intercalaire.

Définir une question de type section

La question “section” permet, comme son nom l’indique, de créer des sections dans un questionnaire. C’est une “pseudo-question”, dans le sens où elle ne présente pas de réponses proposées, et elle ne sera pas notée.  Son rôle est de séparer des groupes de questions à l’intérieur d’un même questionnaire.

Comme toute question, elle a un titre [2] et un énoncé [3] qui peut être du texte et/ou un média [4].  Mais elle n’a pas de réponses à proposer.

Si la base thématique a défini des tags, des séquences, explication ou règle, ces informations peuvent être également renseignées dans la question section.

Exemple

Un questionnaire peut contenir plusieurs sections pour séparer, par exemple, les sous thématiques.

Dans l’exemple ci-dessous, le questionnaire contient deux questions sections (#44 et #45). Les questions sections permettent d’apporter des explications, ou de situer le contexte des questions à venir, avant de commencer une nouvelle série de questions.

Paramétrage du test

Lorsque le test commence, la question section se présente comme une question normale avec un chrono si le paramétrage du test l’a prévu ainsi. 

Un point important: si le paramétrage du test prévoit que les questions sont mélangées, alors le mélange se fera en respectant les sections c’est-à-dire que les questions seront mélangées entre les sections, mais ne changeront pas de section. 

Cas particulier du questionnaire dynamique

Le questionnaire dynamique est un questionnaire dont les questions sont choisies aléatoirement en respectant certains critères comme:

  • Le niveau de difficulté 
  • Le nombre de questions par domaine (sous thématique)

Le nombre de questions indiqué par domaine inclut les questions de type “section”.

Les questions de type « section » ne seront pas choisies dans les questionnaires dynamiques, sauf si elles font partie d’une séquence de questions qui est présente dans le tirage de questions. En effet, dans le tirage aléatoire, une séquence de questions  est incluse dans son intégralité.  

Résultats du test

La page de score présente les réponses aux questions données en matérialisant les sections présentes dans le test.

Côté participants

Un participant reçoit un code 6 lettres soit par l’animateur, soit par mail, soit par SMS.

Il l’utilise pour se connecter 

Public

Il suffit d’utiliser le code à 6 lettres pour se connecter et signer.

Collectif

Avant d’accéder à la page de signatures, le participant va sélectionner son nom dans la liste des participants invités.

Les participants qui ont déjà signé, sont indiqués par une coche verte.

En cliquant sur son nom, Helen Karel ouvre sa fenêtre de signature avec ses nom et prénom renseignés.

Individuel

En individuel, le code 6 lettres est propre à chaque participant. Il a reçu ce code par mail ou sms ainsi que le lien de connexion. 

Il obtient directement sa fenêtre de signature.

Export des résultats et suppression d’une session

Sur la liste des sessions de signature, le fait de cocher des lignes donne accès aux boutons Exporter et Supprimer.

Si une seule ligne est sélectionnée, le fichier d’export sera téléchargé immédiatement, sinon il sera accessible sous forme de fichiers séparés dans l’onglet des travaux différés.

Le fichier d’export est sous format docx et présente un tableau de signatures : 

Modification d’une session de signatures

Comme pour une invitation à un questionnaire, il est possible de modifier la date de fin d’ouverture et de gérer la liste des participants pendant que l’invitation est ouverte.

Modifier la date de fin d’ouverture

Vous pouvez utiliser  le calendrier pour modifier la date de clôture.

Un panneau s’ouvre sur la droite, pour vous permettre de définir cette nouvelle date de clôture.

Gérer les participants

Lorsque la session de signatures est en mode “individuel” ou “collectif”, elle est destinée à une liste de participants. Cette liste est accessible en cliquant sur le crayon.

Cocher les invitations dont le statut est “non terminé” si vous souhaitez les supprimer, puis cliquez sur le bouton “SUPPRIMER”.

Important : Les participants qui ont terminé leur participation ne peuvent pas être supprimés de la liste.

Liste de sessions de signatures

La liste des sessions de signature présente une session par ligne avec les informations suivantes :

[1] Le statut d’ouverture (fermé, ouvert, futur)

[2] le QR-Code et son lien sauf dans le mode “individuel”

[3] le mode de la session (Public, Individuel, Collectif)

[4] la période pendant laquelle la session est ouverte

[5] le changement de dates d’ouverture

La liste des sessions montre le QR-Code unique et commun en mode public ou collectif.  Il est possible de modifier la date de fin d’ouverture tant que la session est ouverte et de gérer les participants.

Notez que le QR-Code présenté en [2] n’est qu’un pictogramme symbolique, ce n’est pas un véritable QR-Code.  En cliquant sur ce pictogramme, le QR-Code lié à la session de signature est affiché dans un nouvel onglet.

Le code de 6 lettres à côté peut aussi être utilisé pour participer. Un administrateur enverra généralement ce lien et/ou le  QR-Code aux participants.

Une fois la session clôturée, le  QR-Code disparaît.

Création d’une session

Une session de signatures est définie par :


[1], [2] et [3] Le titre, le média et le message qui seront affichés aux participants
[4] Le nom permettra d’identifier la session dans la liste des sessions de signature
[5] Les informations demandées au participant
[6] La session sera ouverte entre la date d’ouverture et la date de fin d’ouverture
[7] L’auteur
[8] Le mode d’invitation, qui peut être :

  • public : toute personne connaissant le code unique de la session peut signer
  • collectif : seuls les participants indiqués dans une liste définie peuvent participer, au moyen d’un même code
  • individuel : une liste définie de participants participera, ils recevront chacun un code unique, personnel, par email au début de la session

Pour le mode collectif ou individuel, vous devez spécifier les personnes qui sont invitées à signer : utilisateurs enregistrés ou contacts.