Auteur/autrice : Alexander Torbet

Pour créer une formation, deux chemins sont possibles:

• Soit à partir d’une base thématique, choisissez l’onglet Formations, puis cliquez sur le bouton NOUVELLE FORMATION.

• Soit à partir de la page Formations, qui présente les formations toutes bases confondues, choisissez une base thématique dans la liste déroulante, puis cliquez sur NOUVELLE FORMATION.

Renseignez les caractéristiques de la formation:

• [1] Le nom de la formation
• [2] Une description plus complète
• [3] La durée en jours : il s’agit du nombre de jours effectifs de cours, et non de la différence entre la date de début et la date de fin.
• [4-5] Les dates de début et de fin : Vous disposerez d’un calendrier pour les sélectionner.
• [6] Présentiel : Si vous souhaitez distinguer des dates globales de formation et une période plus spécifique de présentiel, indiquez OUI. Vous pourrez alors saisir des dates spécifiques de présentiel.
• [7] Formateur : en cliquant sur ce champ, vous ferez apparaître un volet de sélection d’utilisateur, permettant d’indiquer le formateur. Le formateur doit être l’un des utilisateurs définis dans votre entreprise. Comme à l’habitude, vous disposerez de différents outils de recherche pour retrouver la personne recherchée (par nom, par groupe, par type d’utilisateur).
• [8] Lieu de la formation : Cette indication est uniquement utile pour compléter les invitations et informer les participants.
• [9] Fichier à joindre aux invitations : vous pouvez sélectionner un fichier qui sera communiqué aux participants en même temps que leur invitation. L’usage typique est d’y mettre un plan d’accès et les modalités pratiques à connaître.
• [10] Envoyer les invitations par email : les participants vont-ils recevoir un email d’invitation, ou bien préférez vous vous charger de les informer.
• [11] Si vous avez choisi l’option d’entreprise « Avec code de connexion », vous pouvez choisir une auto-inscription des apprenants à la formation. Dans ce cas, un formulaire avec le nom de l’entreprise, le matricule et l’email selon votre sélection, sera présenté avant d’accéder à la formation.

Lorsque vous validez ce formulaire, la formation est créée. Il vous reste encore à réunir les ressources pédagogiques que vous souhaitez utiliser, et inviter les participants. C’est ce que nous allons voir.

Un point important à retenir dans la préparation de formations est la distinction des rôles, entre administrateur et formateur.

L’administrateur, comme on l’a vu, a accès à toutes les fonctionnalités et tous les périmètres, tant en ce qui concerne les utilisateurs qu’e ‘en ce qui concerne les bases de questions.

Certains utilisateurs peuvent avoir l’habilitation correspondant à la création et la modification de formations. Ils pourront intervenir comme un administrateur sur ce niveau, pour les bases et pour les utilisateurs qui sont dans leur périmètre.

Le formateur, quant à lui, est le chef d’orchestre de sa formation, mais n’a a priori pas besoin d’autres droits particuliers dans ExperQuiz.

Ce qui est du ressort de l’administrateur

L’administrateur (ou un utilisateur ayant des habilitations équivalentes vis à vis des formations) est en charge de définir et préparer la session de formation, c’est à dire:

• Créer la session de formation, en définir les caractéristiques, et indiquer qui est le formateur
• Réunir les questionnaires et les supports pédagogiques (documents / médias) qui pourront intervenir dans la formation
• Définir et inviter les participants à la formation

L’administrateur est aussi autorisé à faire tout ce que peut faire le formateur.

L’administrateur dispose d’un bouton lui permettant de passer “en mode formateur”, c’est-à-dire de se mettre à la place d’un formateur.

Ce qui est du ressort du formateur

Le formateur, quant à lui, peut:

• Indiquer les participants qui sont présents
• Mettre à disposition des participants un questionnaire ou un document, au moment qu’il juge opportun
• Soumettre des évaluations aux participants, et en consulter les résultats
• Échanger en mode chat avec les participants, et voir l’humeur des participants
• Utiliser les fonctionnalités dites de Blackboard pour animer sa formation
• Consulter les différents pages de synthèse des résultats et événements de la formation
• demander un émargement aux stagiaires
• Lancer le cycle d’évaluation de la formation aux participants.

La distinction des rôles est importantes. À titre d’exemple, considérons la gestion des questionnaires. Il peut exister, dans la base de questions, des questionnaires que l’on ne souhaite pas communiquer au formateur. Le formateur n’a pas accès à tous les questionnaires de la base (et pas non plus à toutes les questions, bien sûr). C’est donc à l’administrateur (ou un utilisateur ayant les habilitations requises) d’indiquer quels questionnaires pourront être utilisés dans la formation. Même chose pour les documents et médias.