La création de participants dans une formation peut être réalisée par invitation ou par auto-inscription.
Invitation par l’administrateur ou l’utilisateur ayant les habilitations
Pour inviter, c’est à dire inscrire, des participants à la formation, rendez-vous sur l’onglet Invitations.
Si vous êtes passé en VUE FORMATEUR, n’oubliez pas de revenir en VUE ADMINISTRATEUR, l’onglet Invitations n’est pas disponible pour le formateur.
Sur l’image précédente, des utilisateurs ont déjà été invités. Selon l’état des invitations, ils apparaissent dans l’un des blocs suivants :
Invités et confirmés : ces utilisateurs ont validé leur présence à la formation.
Invitations envoyées : des invitations ont été envoyées pour ces utilisateurs, mais ils n’ont pas encore confirmé leur participation.
Invitations à envoyer : ces utilisateurs ont été sélectionnés pour être inscrits, mais les invitations n’ont pas encore été envoyées.
Pour inscrire des utilisateurs à la formation, cliquez sur le bouton [4] CHOISIR LESPARTICIPANTS.
Un volet de sélection s’ouvre sur la droite, il est exactement le même, et avec le même mode opératoire, que nous avons vu déjà pour inviter des utilisateurs à une évaluation.
Nous n’en détaillerons pas ici une nouvelle fois le mode opératoire. Le principe est simple : d’une part vous pouvez filtrer les utilisateurs présentés dans la colonne de gauche au moyen de filtres portant sur le nom / prénom, les groupes d’appartenance ou les types d’utilisateurs.
D’autre part vous positionnez les utilisateurs à inscrire en les plaçant dans la colonne PARTICIPANTS, soit par glisser-déposer, soit au moyen des boutons-flèches.
Lorsque la liste des participants est correcte, cliquez sur le bouton VALIDER. Le panneau disparaît, et vous revenez à la page antérieure.
Vous pouvez alors utiliser l’un des boutons suivants:
Envoyer les invitations : une invitation sera adressée aux utilisateurs qui sont dans le bloc INVITATIONS À ENVOYER, soit par email soit par SMS selon les préférences de chacun.
Renvoyer les invitations : une nouvelle invitation sera adressée aux utilisateurs qui sont dans le bloc INVITATIONS ENVOYÉES.
Auto-inscription des stagiaires
Lors de la création de la formation, si l’option d’entreprise autorise d’utiliser les codes de connexion, il est possible de proposer l’auto-inscription des stagiaires.
Un stagiaire qui dispose du code de la formation, arrive sur la page avec la liste des stagiaires déjà inscrits sur la formation.
Si son nom fait partie de la liste, il arrive sur son espace de formation en cliquant sur son nom.
S’il n’est pas inscrit, il doit cliquer sur le bouton INSCRIPTION et remplir le formulaire défini par l’administrateur puis cliquer sur le bouton S’INSCRIRE
Si vous ne l’avez déjà fait, lisez bien le §2.1 avant d’aborder cette fonctionnalité.
Pour préparer la formation, en tant qu’administrateur, vous allez ensuite sélectionner les ressources pédagogiques (questionnaires et médias) qui seront mis à disposition du formateur pour qu’il les utilise dans le cadre de la formation.
Questionnaires
Sur la page de la formation nouvellement créée, rendez-vous sur l’onglet Questionnaires :
La page fait apparaître trois colonnes :
Disponibles : dans cette colonne sont rangés, initialement, tous les questionnaires définis pour la base de questions à laquelle se rapporte la formation. Chaque questionnaire est un pavé (repère [4]), que vous pouvez déplacer par glisser-déposer, entre les colonnes.
Utilisés : vous pouvez mettre dans cette colonne les questionnaires qui pourront être utilisés par le formateur dans le contexte de cette formation. Les questionnaires de cette colonne ne seront pas directement visibles par les participants à la formation.
Entraînement : les questionnaires que vous rangez dans cette colonne seront visibles par les participants, qui pourront les passer autant qu’ils le souhaitent.
Vous pouvez donc placer les questionnaires dans l’une ou l’autre des colonnes en procédant par glisser-déposer, au moyen de la souris.
Le bouton [5], VUE FORMATEUR situé en haut à droite de la page, vous permet de voir cette page comme la verrait un formateur, c’est-à-dire comme ceci :
La vue est très semblable, mais la colonne DISPONIBLES a disparu. Le formateur peut déplacer les questionnaires entre les colonnes UTILISÉS et ENTRAÎNEMENT, mais il ne peut pas voir les questionnaires qui n’ont pas été sélectionnés par l’administrateur.
Notez aussi que dans cette “vue formateur”, l’onglet Invitations a disparu. En effet, ce n’est pas le formateur qui invite les participants. Nous verrons plus loin, de manière spécifique, les fonctionnalités destinées au formateur.
Médias
Pour ce qui concerne les médias, le principe est exactement le même.
En vue administrateur, les trois colonnes sont les mêmes et le mode opératoire est identique : vous déplacez les documents/médias entre les colonnes.
Une petite différence est que vous disposez d’un filtre, en haut à gauche, permettant de ne voir que certains types de médias.
Une autre différence est que le formateur pourra ajouter des documents/médias s’il le souhaite. Les médias rajoutés seront intégrés dans la médiathèque de la base thématique associée à la formation.
En vue formateur, comme précédemment, seules les deux colonnes de droite sont présentes :
Notez le bouton NOUVEAU MÉDIA qui permet de créer un média en l’important depuis son poste de travail. Il figurera, au départ, dans la colonne SÉLECTIONNÉS.
Si une formation intervient de manière récurrente, avec de nouvelles sessions, le plus simple est de dupliquer la dernière session.
Sur la page listant les formations, cliquez sur le bouton DUPLIQUER, à droite de la ligne. Une nouvelle formation est créée, avec les mêmes caractéristiques.
Le suffixe (copie) a été ajouté au nom, et les dates de début et de fin ont été décalées de 1 mois. Il vous appartient de modifier le nom et les dates, et éventuellement d’autres attributs, et d’y inscrire les nouveaux participants.
Pour créer une formation, deux chemins sont possibles:
Soit à partir d’une base thématique, choisissez l’onglet Formations, puis cliquez sur le bouton NOUVELLE FORMATION.
Soit à partir de la page Formations, qui présente les formations toutes bases confondues, choisissez une base thématique dans la liste déroulante, puis cliquez sur NOUVELLE FORMATION.
Renseignez les caractéristiques de la formation:
[1] Le nom de la formation
[2] Une description plus complète
[3] La durée en jours : il s’agit du nombre de jours effectifs de cours, et non de la différence entre la date de début et la date de fin.
[4-5] Les dates de début et de fin : Vous disposerez d’un calendrier pour les sélectionner.
[6] Présentiel : Si vous souhaitez distinguer des dates globales de formation et une période plus spécifique de présentiel, indiquez OUI. Vous pourrez alors saisir des dates spécifiques de présentiel.
[7] Formateur : en cliquant sur ce champ, vous ferez apparaître un volet de sélection d’utilisateur, permettant d’indiquer le formateur. Le formateur doit être l’un des utilisateurs définis dans votre entreprise. Comme à l’habitude, vous disposerez de différents outils de recherche pour retrouver la personne recherchée (par nom, par groupe, par type d’utilisateur).
[8] Lieu de la formation : Cette indication est uniquement utile pour compléter les invitations et informer les participants.
[9] Fichier à joindre aux invitations : vous pouvez sélectionner un fichier qui sera communiqué aux participants en même temps que leur invitation. L’usage typique est d’y mettre un plan d’accès et les modalités pratiques à connaître.
[10] Envoyer les invitations par email : les participants vont-ils recevoir un email d’invitation, ou bien préférez vous vous charger de les informer.
[11] Si vous avez choisi l’option d’entreprise « Avec code de connexion », vous pouvez choisir une auto-inscription des apprenants à la formation. Dans ce cas, un formulaire avec le nom de l’entreprise, le matricule et l’email selon votre sélection, sera présenté avant d’accéder à la formation.
Lorsque vous validez ce formulaire, la formation est créée. Il vous reste encore à réunir les ressources pédagogiques que vous souhaitez utiliser, et inviter les participants. C’est ce que nous allons voir.
Un point important à retenir dans la préparation de formations est la distinction des rôles, entre administrateur et formateur.
L’administrateur, comme on l’a vu, a accès à toutes les fonctionnalités et tous les périmètres, tant en ce qui concerne les utilisateurs qu’e ‘en ce qui concerne les bases de questions.
Certains utilisateurs peuvent avoir l’habilitation correspondant à la création et la modification de formations. Ils pourront intervenir comme un administrateur sur ce niveau, pour les bases et pour les utilisateurs qui sont dans leur périmètre.
Le formateur, quant à lui, est le chef d’orchestre de sa formation, mais n’a a priori pas besoin d’autres droits particuliers dans ExperQuiz.
Ce qui est du ressort de l’administrateur
L’administrateur (ou un utilisateur ayant des habilitations équivalentes vis à vis des formations) est en charge de définir et préparer la session de formation, c’est à dire:
Créer la session de formation, en définir les caractéristiques, et indiquer qui est le formateur
Réunir les questionnaires et les supports pédagogiques (documents / médias) qui pourront intervenir dans la formation
Définir et inviter les participants à la formation
L’administrateur est aussi autorisé à faire tout ce que peut faire le formateur.
L’administrateur dispose d’un bouton lui permettant de passer “en mode formateur”, c’est-à-dire de se mettre à la place d’un formateur.
Ce qui est du ressort du formateur
Le formateur, quant à lui, peut:
Indiquer les participants qui sont présents
Mettre à disposition des participants un questionnaire ou un document, au moment qu’il juge opportun
Soumettre des évaluations aux participants, et en consulter les résultats
Échanger en mode chat avec les participants, et voir l’humeur des participants
Utiliser les fonctionnalités dites de Blackboard pour animer sa formation
Consulter les différents pages de synthèse des résultats et événements de la formation
demander un émargement aux stagiaires
Lancer le cycle d’évaluation de la formation aux participants.
La distinction des rôles est importantes. À titre d’exemple, considérons la gestion des questionnaires. Il peut exister, dans la base de questions, des questionnaires que l’on ne souhaite pas communiquer au formateur. Le formateur n’a pas accès à tous les questionnaires de la base (et pas non plus à toutes les questions, bien sûr). C’est donc à l’administrateur (ou un utilisateur ayant les habilitations requises) d’indiquer quels questionnaires pourront être utilisés dans la formation. Même chose pour les documents et médias.