Sur l’onglet Participants, le formateur (mais aussi l’administrateur) peut gérer l’appel en indiquant les participants qui sont présents.
Le mode opératoire est très simple : il suffit de positionner les présents dans la colonne UTILISATEURS PRÉSENTS À LA FORMATION.
La création de participants dans une formation peut être réalisée par invitation ou par auto-inscription.
Pour inviter, c’est à dire inscrire, des participants à la formation, rendez-vous sur l’onglet Invitations.
Si vous êtes passé en VUE FORMATEUR, n’oubliez pas de revenir en VUE ADMINISTRATEUR, l’onglet Invitations n’est pas disponible pour le formateur.
Sur l’image précédente, des utilisateurs ont déjà été invités. Selon l’état des invitations, ils apparaissent dans l’un des blocs suivants :
Pour inscrire des utilisateurs à la formation, cliquez sur le bouton [4] CHOISIR LES PARTICIPANTS.
Un volet de sélection s’ouvre sur la droite, il est exactement le même, et avec le même mode opératoire, que nous avons vu déjà pour inviter des utilisateurs à une évaluation.
Nous n’en détaillerons pas ici une nouvelle fois le mode opératoire. Le principe est simple : d’une part vous pouvez filtrer les utilisateurs présentés dans la colonne de gauche au moyen de filtres portant sur le nom / prénom, les groupes d’appartenance ou les types d’utilisateurs.
D’autre part vous positionnez les utilisateurs à inscrire en les plaçant dans la colonne PARTICIPANTS, soit par glisser-déposer, soit au moyen des boutons-flèches.
Lorsque la liste des participants est correcte, cliquez sur le bouton VALIDER. Le panneau disparaît, et vous revenez à la page antérieure.
Vous pouvez alors utiliser l’un des boutons suivants:
Lors de la création de la formation, si l’option d’entreprise autorise d’utiliser les codes de connexion, il est possible de proposer l’auto-inscription des stagiaires.
Un stagiaire qui dispose du code de la formation, arrive sur la page avec la liste des stagiaires déjà inscrits sur la formation.
Si son nom fait partie de la liste, il arrive sur son espace de formation en cliquant sur son nom.
S’il n’est pas inscrit, il doit cliquer sur le bouton INSCRIPTION et remplir le formulaire défini par l’administrateur puis cliquer sur le bouton S’INSCRIRE
Si vous ne l’avez déjà fait, lisez bien le §2.1 avant d’aborder cette fonctionnalité.
Pour préparer la formation, en tant qu’administrateur, vous allez ensuite sélectionner les ressources pédagogiques (questionnaires et médias) qui seront mis à disposition du formateur pour qu’il les utilise dans le cadre de la formation.
Sur la page de la formation nouvellement créée, rendez-vous sur l’onglet Questionnaires :
La page fait apparaître trois colonnes :
Vous pouvez donc placer les questionnaires dans l’une ou l’autre des colonnes en procédant par glisser-déposer, au moyen de la souris.
Le bouton [5], VUE FORMATEUR situé en haut à droite de la page, vous permet de voir cette page comme la verrait un formateur, c’est-à-dire comme ceci :
La vue est très semblable, mais la colonne DISPONIBLES a disparu. Le formateur peut déplacer les questionnaires entre les colonnes UTILISÉS et ENTRAÎNEMENT, mais il ne peut pas voir les questionnaires qui n’ont pas été sélectionnés par l’administrateur.
Notez aussi que dans cette “vue formateur”, l’onglet Invitations a disparu. En effet, ce n’est pas le formateur qui invite les participants.
Nous verrons plus loin, de manière spécifique, les fonctionnalités destinées au formateur.
Pour ce qui concerne les médias, le principe est exactement le même.
En vue administrateur, les trois colonnes sont les mêmes et le mode opératoire est identique : vous déplacez les documents/médias entre les colonnes.
Une petite différence est que vous disposez d’un filtre, en haut à gauche, permettant de ne voir que certains types de médias.
Une autre différence est que le formateur pourra ajouter des documents/médias s’il le souhaite. Les médias rajoutés seront intégrés dans la médiathèque de la base thématique associée à la formation.
En vue formateur, comme précédemment, seules les deux colonnes de droite sont présentes :
Notez le bouton NOUVEAU MÉDIA qui permet de créer un média en l’important depuis son poste de travail. Il figurera, au départ, dans la colonne SÉLECTIONNÉS.
Si une formation intervient de manière récurrente, avec de nouvelles sessions, le plus simple est de dupliquer la dernière session.
Sur la page listant les formations, cliquez sur le bouton DUPLIQUER, à droite de la ligne. Une nouvelle formation est créée, avec les mêmes caractéristiques.
Le suffixe (copie) a été ajouté au nom, et les dates de début et de fin ont été décalées de 1 mois. Il vous appartient de modifier le nom et les dates, et éventuellement d’autres attributs, et d’y inscrire les nouveaux participants.
Pour créer une formation, deux chemins sont possibles:
Renseignez les caractéristiques de la formation:
Lorsque vous validez ce formulaire, la formation est créée. Il vous reste encore à réunir les ressources pédagogiques que vous souhaitez utiliser, et inviter les participants. C’est ce que nous allons voir.
Un point important à retenir dans la préparation de formations est la distinction des rôles, entre administrateur et formateur.
L’administrateur, comme on l’a vu, a accès à toutes les fonctionnalités et tous les périmètres, tant en ce qui concerne les utilisateurs qu’e ‘en ce qui concerne les bases de questions.
Certains utilisateurs peuvent avoir l’habilitation correspondant à la création et la modification de formations. Ils pourront intervenir comme un administrateur sur ce niveau, pour les bases et pour les utilisateurs qui sont dans leur périmètre.
Le formateur, quant à lui, est le chef d’orchestre de sa formation, mais n’a a priori pas besoin d’autres droits particuliers dans ExperQuiz.
L’administrateur (ou un utilisateur ayant des habilitations équivalentes vis à vis des formations) est en charge de définir et préparer la session de formation, c’est à dire:
L’administrateur est aussi autorisé à faire tout ce que peut faire le formateur.
L’administrateur dispose d’un bouton lui permettant de passer “en mode formateur”, c’est-à-dire de se mettre à la place d’un formateur.
Le formateur, quant à lui, peut:
La distinction des rôles est importantes. À titre d’exemple, considérons la gestion des questionnaires. Il peut exister, dans la base de questions, des questionnaires que l’on ne souhaite pas communiquer au formateur. Le formateur n’a pas accès à tous les questionnaires de la base (et pas non plus à toutes les questions, bien sûr). C’est donc à l’administrateur (ou un utilisateur ayant les habilitations requises) d’indiquer quels questionnaires pourront être utilisés dans la formation. Même chose pour les documents et médias.
