Lorsque l’on connaît à l’avance, le planning des invitations à des activités, on a parfois le besoin de les gérer en masse sans pour autant utiliser les apis.
Une nouvelle fonctionnalité d’import de fichier d’invitations en masse est activable depuis le menu “Réglages”, onglet “Paramètres” [1] de l’entreprise , dans la rubrique “Fonctions spécifiques”[2]. En cochant l’option “Utiliser l’import de fichiers d’invitations” [3] puis en enregistrant, le menu “Import d’invitations” [4]) est alors accessible.
Comme sur chaque page d’import (questions, utilisateurs, glossaire, compétences …) , vous trouverez un fichier exemple qui permet de donner les consignes de préparation du fichier Xlsx.
Le fichier d’import d’invitations est un fichier Excel qui définit pour chaque ligne :
- Le type d’invitation dans la liste des 6 suivants : questionnaire, module, enquête, cycle, parcours autonome (qui conserve les modules ouverts), parcours planifié
- La liste des groupes séparés par une virgule
- L’utilisateur unique si la liste des groupes n’est pas renseignée
- La date et heure de démarrage dans le futur
- La date et fin de la période démarrage dans le futur située après la date de démarrage
- La période de renvoi sauf pour les cycles
- La période de rappel après démarrage uniquement dans le cadre des modules
Le fichier est analysé pour vérifier l’existence et la cohérence des données.
Un bilan est donné avec le nombre d’invitations [1], le nombre d’invitations importées [2], le nombre de remarques [3] en cas d’échec, le statut [4] (import échoué, réussi, ou partiel). Un panneau de détails [5] présente les erreurs du fichier.