ExperQuiz permet de délivrer des diplômes de certification ou des attestations de suivi de parcours aux apprenants.
Ces diplômes et attestations sont envoyés par email ou sont accessibles sur l’espace apprenant.
L’administrateur garde également la liste des diplômes et attestations.
Vous pouvez exporter la liste des utilisateurs diplômés ou ayant reçu une attestation de suivi de module (onglet Modules) ou de parcours (onglet Parcours).
Il suffit de filtrer les utilisateurs [1], de sélectionner les diplômes [2] et d’exporter [3].
Les questionnaires et les modules sont des ressources qui peuvent être affichées sur le tableau de bord de l’apprenant afin qu’il puisse y avoir accès librement.
Ce partage est géré via la notion de visibilité. Il ne s’agit pas seulement pour un utilisateur, de voir la ressource mais surtout de l’utiliser librement, autant de fois qu’il le souhaite, et sans avoir été explicitement invité.
Le mode opératoire est très simple : rendez-vous sur la liste des questionnaires et cliquez sur le bouton visibilité, avec un œil en pictogramme.
En cochant la mention tous les utilisateurs vous rendez la ressource visible (et donc jouable) à tous les utilisateurs de votre organisation.
Sinon, en cochant un ou plusieurs des groupes d’utilisateurs, vous rendez la ressource visible aux utilisateurs appartenant à ces groupes.
Bien sûr, si plus tard vous affectez un utilisateur à l’un des groupes sélectionnés ici, cela lui donnera la visibilité sur cette ressource.
Pour retirer la visibilité, il fallait explicitement désactiver les groupes, mais cette action ne pouvait pas être programmée dans le temps et rendue automatique.
Il est possible de définir une période pendant laquelle la ressource est visible. Rien de plus simple : il suffit de choisir l’option “Visibilité Limitée” et de définir la période souhaitée. Sur l’exemple ci-dessous, le questionnaire sera visible du 1er janvier 2025 au 31 janvier 2025.
Lorsque l’on connaît à l’avance, le planning des invitations à des activités, on a parfois le besoin de les gérer en masse sans pour autant utiliser les apis.
Une nouvelle fonctionnalité d’import de fichier d’invitations en masse est activable depuis le menu “Réglages”, onglet “Paramètres” [1] de l’entreprise , dans la rubrique “Fonctions spécifiques”[2]. En cochant l’option “Utiliser l’import de fichiers d’invitations” [3] puis en enregistrant, le menu “Import d’invitations” [4]) est alors accessible.
Comme sur chaque page d’import (questions, utilisateurs, glossaire, compétences …) , vous trouverez un fichier exemple qui permet de donner les consignes de préparation du fichier Xlsx.
Le fichier d’import d’invitations est un fichier Excel qui définit pour chaque ligne :
Le type d’invitation dans la liste des 6 suivants : questionnaire, module, enquête, cycle, parcours autonome (qui conserve les modules ouverts), parcours planifié
La liste des groupes séparés par une virgule
L’utilisateur unique si la liste des groupes n’est pas renseignée
La date et heure de démarrage dans le futur
La date et fin de la période démarrage dans le futur située après la date de démarrage
La période de renvoi sauf pour les cycles
La période de rappel après démarrage uniquement dans le cadre des modules
Le fichier est analysé pour vérifier l’existence et la cohérence des données.
Un bilan est donné avec le nombre d’invitations [1], le nombre d’invitations importées [2], le nombre de remarques [3] en cas d’échec, le statut [4] (import échoué, réussi, ou partiel). Un panneau de détails [5] présente les erreurs du fichier.
Un questionnaire ou un module peuvent être passés en mode public, ce qui signifie que l’on définit une URL de lancement du questionnaire ou du module, et toute personne ayant connaissance du lien ou du QR code associé peut le jouer sans avoir à s’identifier.
En définissant ou en modifiant le lien public, (bouton [3]), un panneau vous présente une option “Ajouter un formulaire d’identification avant l’activité”
Cochez “Oui” (bouton [1]) si vous souhaitez qu’un formulaire d’identification soit présenté avant le démarrage du test. Les champs possibles du formulaire [2] sont le matricule, l’email/mobile, le nom et le prénom, l’entreprise. Si ce formulaire contient un « matricule » ou un « email« , l’utilisateur sera identifié au moment de passer son test public et les résultats figureront dans l’historique de l’utilisateur. Dans le cas contraire, l’utilisateur deviendra un contact.
Vous pouvez rendre l’authentification obligatoire [3]. Dans ce cas, votre formulaire doit obligatoirement inclure le « matricule » de l’employé et/ou « email » pour l’authentification. Seuls les utilisateurs identifiés au sein de l’entreprise pourront alors utiliser ce lien.
Exemple
Le participant doit renseigner les champs obligatoires 1-2-3 puis cliquer sur le bouton enregistrer [4]
Les informations sont correctes alors le test pourra commencer et s’enregistrer dans l’historique des tests passés par Zoé.
Si les informations renseignées dans le formulaire sont incorrectes alors une erreur est affichée sur le champ erroné.
Lorsque l’authentification est requise, le formulaire est analysé et s’il n’existe pas parmi les utilisateurs de l’entreprise, le test ne peut pas être joué et un message “Utilisateur non trouvé” est affiché.
En résumé, si vous souhaitez utiliser un formulaire avant le passage d’un questionnaire public, plusieurs cas se présentent :
Vous n’avez pas choisi de champs identifiants comme email ou matricule. Il n’y a ni création d’utilisateur ni de contact. Le test est associé à ce nouvel invité.
Vous avez choisi de demander des champs identifiants (email ou matricule).
Deux cas possibles :
L’option “authentification obligatoire” est activée: si les informations demandées correspondent à un utilisateur déjà référencé dans votre compte entreprise, il n’y a pas de création car il existe déjà et le test peut démarrer, sinon il est rejeté.
Pas d’ “authentification obligatoire”: si les informations demandées correspondent à un utilisateur déjà référencé dans votre compte entreprise, il n’y a pas de création car il existe déjà et le test peut démarrer, sinon un contact est créé avec les informations fournies par le formulaire.
Les résultats
Les résultats [1] sont accessibles dans l’onglet [2] “Tests libres et publics”.
Le cas [3] est un nouveau contact créé dont on a recueilli le nom, prénom et email. On le retrouvera dans la liste des contacts
Le cas [4] est un test passé par Zoé identifié
Le cas [5] est un test passé par un utilisateur inconnu qui n’a rempli aucun formulaire
Quelques champs ont été réorganisés au sein des blocs.
Un nouveau bloc “Profils d’habilitations” permet de définir le profil d’habilitations.
Un utilisateur peut avoir plusieurs profils et hériter des habilitations associées à chaque profil.
Les habilitations apportées par un profil sont précédées d’un P, celles ajoutées spécifiquement sont signalées par l’activation du bouton de sélection.
Dans l’exemple ci-dessus :
L’habilitation “Voir les utilisateurs avec leurs résultats et informations” est issue d’un profil
L’habilitation ”Importer un fichier de contacts et ses groupes” est choisie individuellement : c’est une habilitation personnelle
L’habilitation “Voir les questionnaires” est issue d’un profil et c’est aussi une habilitation personnelle.
Si l’on supprime le profil, l’habilitation (1) est retirée contrairement à la (3) car c’est aussi une habilitation personnelle.
Quelques nouveautés ont été ajoutées à la gestion des utilisateurs.
La première nouveauté concerne la proposition des actions (2) que l’on peut appliquer sur une liste d’utilisateurs sélectionnés (1).
Jusqu’ici, pour activer un utilisateur dont le statut était inactif, il fallait d’abord filtrer sur le statut “inactif”, puis sélectionner les utilisateurs à activer dans la liste des utilisateurs inactifs et enfin cliquer sur le bouton d’action.
Maintenant l’étape du filtre n’est plus nécessaire, c’est ExperQuiz qui se chargera de faire le traitement adéquat en fonction du statut de l’utilisateur. Un utilisateur déjà actif ne sera pas à nouveau “activé”.
Actions applicables à une liste d’utilisateurs
Supprimer : supprime les utilisateurs sélectionnés et anonymise les résultats de leurs activités (cible : tous les utilisateurs)
Réinitialiser : envoie de nouveaux mots de passe aux utilisateurs sélectionnés (cible : utilisateur actif)
Connexion par code : génère un code 6 lettres personnel à chaque utilisateur sélectionné pour permettre de se connecter (cible : utilisateurs actifs).
Activer : active les utilisateurs (utilisateurs inactifs, invités, créés). Il est possible d’activer avec ou sans mot de passe. Dans le second cas, les utilisateurs pourront effectuer leurs activités sans se connecter ou gérer eux-mêmes la génération d’un nouveau mot de passe (en cliquant sur “mot de passe oublié”) lorsqu’ils souhaiteront se connecter. (cible : utilisateurs créés ou inactifs).
Désactiver : rend les utilisateurs sélectionnés inactifs. Ils ne pourront plus être invités à des activités ni avoir accès à leur tableau de bord. (cible : utilisateurs actifs).
Assigner : gestion des groupes pour les utilisateurs sélectionnés. Il est possible de réinitialiser les groupes, d’ajouter ou de retirer des groupes choisis dans la liste des groupes.
Choisir l’action
Filtrer les groupes et les sélectionner
Enregistrer
Tags : gestion des tags. Il est possible de réinitialiser les tags, d’ajouter ou de retirer des tags.
Profils d’habilitations : gestion des profils, des habilitations fonctionnelles et des périmètres bases et utilisateurs.
Choisir la nature de l’action
Consulter les différents onglets Profils, Fonctionnalités, Bases, Utilisateurs
Une habilitation définit la permission, accordée à un utilisateur, d’accéder à certaines fonctionnalités et à certains périmètres de données. Les habilitations précisent les fonctions autorisées, mais aussi, pour certaines d’entre elles, les bases thématiques et le périmètre des utilisateurs. Ainsi les habilitations permettent de régler de manière précise ce que l’on autorise chacun des utilisateurs à faire, sans qu’il soit des administrateurs.
Certaines entreprises dont les cas d’usage sont simples n’utilisent pas du tout les habilitations. Pour en faire usage, il faut avoir souscrit l’offre “Gold” et avoir sélectionné l’option “Utiliser les habilitations avancées” dans les réglages de l’entreprise.
Jusqu’à présent les habilitations étaient définies au niveau des utilisateurs de façon individuelle. C’est-à-dire que l’on devait indiquer, pour chaque utilisateur, la liste des habilitations accordées.
Aujourd’hui il est possible de définir des profils d’habilitations qui permettent de grouper sous un même nom une liste d’habilitations. Une fois que vous aurez défini des profils d’habilitations, vous pourrez les affecter à des utilisateurs. Un utilisateur qui “possède un profil” possède toutes les habilitations que ce profil confère. Un utilisateur peut posséder plusieurs profils, et dans ce cas, il possède la somme des habilitations de tous ces profils.
Il reste possible de définir de manière directe des habilitations accordées à un utilisateur, ceci indépendamment de la notion de profils. Un utilisateur peut posséder un ou plusieurs profils, et posséder en plus des habilitations personnelles. Dans ce cas, ses habilitations au final sont la somme des habilitations des différents profils et des habilitations personnelles.
Le fait de passer par la notion de profil d’habilitations apporte les bénéfices suivants :
La gestion est plus simple et plus efficace : il est inutile de répéter l’opération de définition des habilitations en cochant 10 cases pour chacun des utilisateurs de profil “formateur”.
Vous pouvez très facilement mettre à jour un profil, et cela impacte immédiatement les habilitations de tous les utilisateurs possédant ce profil.
Les habilitations
La gestion des habilitations s’implémente selon trois axes :
Axe Fonctionnalités qui définit les actions autorisées (menu gauche)
Axe Bases thématiques qui définit le périmètre des bases thématiques sur lesquelles s’appliquent les fonctionnalités
Axe Utilisateurs qui définit le périmètre des utilisateurs sur lesquels s’appliquent les fonctionnalités
Un administrateur est pratiquement tout-puissant dans le périmètre de l’entreprise.
Il est seul habilité à :
supprimer des entités (utilisateurs, bases et les bases auteurs, module et les modules auteurs, cycles, compétences, tableaux de Business Intelligence )
modifier les paramètres de l’entreprise.
définir les habilitations de tous les utilisateurs.
attribuer des droits « Administrateur »
Les apprenants sont des utilisateurs sans aucune habilitation particulière. Ils ne peuvent qu’ effectuer des activités auxquelles ils ont été invités ou bien qui ont été mises en accès libre à leur intention, en fonction des groupes auxquels ils appartiennent.
ExperQuiz permet de définir les habilitations des utilisateurs de manière très fine. NOUVEAUTÉ : Une nouvelle habilitation qui permet de “Créer des utilisateurs via un code 6 caractères” a été ajoutée aux habitations fonctionnelles.
Profil contributeur
Anaïs est experte en Sécurité et elle doit alimenter une base thématique qui sera utilisée par des formateurs afin d’animer les formations sur cette thématique.
Profil Formateur
Raffy est formateur en environnement pour les paysagistes. Il anime des formations en présentiel ou à distance sur les thématiques “Tri des déchets”, “Recyclage” ,” Paillage”. Il s’adresse à des utilisateurs du groupe “Formation-Environnement”.
Il doit préparer ses formations avec les supports et les questionnaires à utiliser.
Profil Manager
Suzanne est responsable d’un département qui est constitué de plusieurs équipes avec leur manager et elle souhaite consulter les résultats des activités pour tous les membres du département et aussi des nouveaux arrivants.
Suivi des compétences
John est responsable RH, il veut suivre l’évolution des compétences dans l’entreprise ce qui lui permettra de définir les formations les plus adaptées.
Campagne : évaluation de formation
Olga est responsable communication. Elle a pour mission de relever les différentes opinions à travers des campagnes d’enquêtes et en faire l’analyse. Elle travaille avec toute la société.
Tuteur VAE
Tim est tuteur en VAE, il va accompagner les candidats et valider certaines compétences dans l’entreprise. Il s’agit de validation sur le terrain principalement “manuelle”. Il n’y a pas obligatoirement d’évaluation ou de formation sur des thématiques associées.
Les candidats sont dans le groupe VAE.
Activation de la fonctionnalité
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut aller dans les options d’entreprise dans la catégorie “Fonctions spécifiques” et activer « Utiliser les habilitations avancées ».
Les profils prédéfinis et les nouveaux profils
La liste des profils d’habilitations est accessible en allant dans le menu Utilisateurs (1) et sur l’onglet Profils d’habilitations (2).
Certains profils sont prédéfinis (3) et remplacent les types d’utilisateurs.
De nouveaux profils (3) peuvent être créés en fonction de vos besoins.
Chaque profil représente un ensemble d’habilitations c’est-à-dire de fonctionnalités autorisées. Le profil ne définit pas le périmètre des bases ni le périmètre des utilisateurs, qui seront définis pour chaque utilisateur de manière distincte.
Il est possible d’associer des habilitations à chaque profil en cliquant sur le crayon d’édition.
Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, une personne ayant le profil “Formateur”, pourra, dans le périmètre de ses utilisateurs, “Voir les résultats” et dans le périmètre des bases thématiques, “Créer de nouveaux médias” pour enrichir ses supports pédagogiques, “Voir les questions, questionnaires et médias”.
Lorsque vous modifiez le profil appelé “formateur habilité”, cela affecte immédiatement les habilitations de tous les utilisateurs ayant ce profil.
Création d’un nouveau profil
Pour créer un nouveau profil :
Cliquer sur le bouton “Créer”
Indiquer un nom
Choisir les fonctionnalités autorisées
Enregistrer
Suppression de profils
Une sélection de profils peut être supprimée en masse pour cela :
Sélectionner les profils à supprimer, au moyen des coches situées à gauche
Cliquer sur le bouton “Supprimer”
Ou bien on peut supprimer un profil en cliquant sur la poubelle (3). Les profils par défaut ne peuvent pas être supprimés.
Après avoir créé votre Entreprise sur ExperQuiz, l’étape suivante consiste à inviter des utilisateurs :
Saisissez (ou coupez-collez) une liste d’adresses mail dans la case destinée à cet usage.
Les destinataires recevront un email contenant les instructions à suivre pour s’inscrire sur ExperQuiz. Si un utilisateur est déjà enregistré, il lui sera demandé d’accepter de rejoindre le réseau de la société.
Lorsque les utilisateurs seront enregistrés et auront accepté de faire partie de la société, vous pourrez leur envoyer des évaluations.
Les invitations en cours
Lorsque vous avez envoyé des invitations qui n’ont toujours pas été acceptées par leur destinataire, elles sont affichées dans cette liste en tant qu’invitations en cours. Vous pouvez les détruire si elles sont obsolètes ou les renvoyer.
L’invitation par groupe
Invitation mixte
Vous pouvez inviter en quelques clics une liste d’utilisateurs [1] et traiter des groupes ayant un grand nombre d’utilisateurs : c’est l’invitation par groupe.
Vous pouvez composer la liste des participants en combinant un choix de groupes [2], utilisateurs [3] et/ou contacts [4].
Un récapitulatif de vos choix [1] vous permettent de vérifier les groupes, utilisateurs et contacts sélectionnés avant de les inviter [2].
Notez que sur cette information, le nombre de membres de chaque groupe est présenté, ainsi que la somme de ces nombres. Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, il est possible que le nombre total d’invités soit inférieur à la somme des nombre de membres des différents groupes.
Les résultats
Lorsque le nombre d’invités dépasse 200, il y a une découpe de l’invitation en paquets de 200.
Si on invite 220 personnes, deux invitations sont générées, une avec les 200 premières [1] et une autre avec les 20 restantes [2].
Une indication des deux premières lettres du nom du premier et dernier candidats est affichée pour permettre de retrouver l’invitation d’un candidat particulier.
Pour créer un nouveau groupe d’utilisateurs, rendez vous sur l’onglet Groupes de la page Utilisateurs.
Notez bien que cette page a deux aspects assez différents selon que vous sélectionnez tous les utilisateurs ou bien que vous sélectionnez un groupe particulier.
Vision croisée, utilisateurs & groupes
Si vous sélectionnez Tous les utilisateurs, la page présente une matrice d’appartenance des utilisateurs aux groupes :
En lignes : les utilisateurs
En colonnes : les groupes existants
Au croisement : une marque indiquant l’appartenance de l’utilisateur au groupe.
Vision d’un groupe spécifique
Dans le sélecteur situé en haut à gauche, vous pouvez sélectionner un groupe existant. La page présente alors un focus sur ce groupe.
Il y a deux vues différentes possibles :
Soit la liste comprend tous les utilisateurs, et vous pouvez cocher ou décocher les cases situées à gauche, afin de sélectionner les utilisateurs appartenant au groupe
Soit la liste ne présente que les utilisateurs du groupe
Sur l’image précédente :
[1] le sélecteur permettant de passer à une vue tous les utilisateurs à une vue centrée sur un groupe particulier
[2] lorsque vous êtes sur un groupe particulier, le sélecteur [2] permet de choisir soit une liste de tous les utilisateurs, qu’ils appartiennent ou non au groupe, soit une vue où la liste est limitée aux utilisateurs du groupe.
[3] les cases à cocher situées à gauche de chaque utilisateur définissent s’il appartient ou non au groupe sélectionné.
Pour affecter un utilisateur à un groupe, ou au contraire retirer un utilisateur d’un groupe, le mode opératoire est simple : vous cochez, ou bien décochez la case.
Aussitôt qu’une case a été modifiée, la barre de boutons se transforme, et se présente ainsi :
Vous pouvez alors enregistrer le changement ou bien l’annuler. Vous pouvez aussi faire d’autres modifications avant d’enregistrer.
Créer, renommer, supprimer un groupe
Sur l’onglet Groupes de la page Utilisateurs, cliquez sur le bouton CRÉER UN GROUPE pour créer un nouveau groupe. Un panneau s’ouvre sur la droite, où il vous est demandé de donner un nom au nouveau groupe. Ce nom doit être unique.
Lorsque la page est centrée sur un groupe (au moyen du sélecteur [1] de l’image), vous disposez de deux autres boutons : RENOMMER LE GROUPE et SUPPRIMER LE GROUPE.
Si vous renommez le groupe, le panneau sur la droite vous demandera d’indiquer le nouveau nom du groupe.
Si vous supprimer le groupe, le panneau sur la droite vous demandera confirmation. Notez que, bien sûr, les utilisateurs appartenant au groupe ne sont pas supprimés.
Une autre manière d’affecter des utilisateurs à un groupe
Sur l’onglet Utilisateurs de la page Utilisateurs, lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, la barre de boutons présente un bouton ASSIGNER, qui permet d’affecter les utilisateurs sélectionnés à un groupe particulier.
Lorsque vous cliquez sur le bouton ASSIGNER, une liste déroulante apparaît, dans laquelle vous pouvez sélectionner un nouveau groupe d’appartenance. Notez que le groupe choisi vient s’ajouter aux groupes auxquels ces utilisateurs pouvaient appartenir déjà. Les affectations antérieures ne sont pas annulées. Pour retirer des utilisateurs d’un groupe, passez par les fonctionnalités de l’onglet Groupes.
Liste des groupes d’utilisateurs
Chaque ligne présente le nom du groupe, le nombre d’utilisateurs et de contacts du groupe et les actions possibles :
Édition du nom
Export des utilisateurs du groupe
Suppression du groupe
Certaines actions peuvent être appliquées à une liste de groupes sélectionnés (1)
Les actions possibles sur la sélection des groupes sont :
Export des utilisateurs et de leurs groupes
Archiver les groupes non archivés de la liste des groupes sélectionnés
Désarchiver les groupes archivés de la liste des groupes sélectionnés
Supprimer les groupes sélectionnés
Conséquences dans l’application
Côté administrateur
Les groupes archivés ne sont pas présentés dans les filtres de groupes qui figurent sur la page de liste des utilisateurs, dans la liste des groupes à assigner, dans la liste des groupes à gérer dans la visibilité, dans les invitations.
Côté utilisateur
Les ressources en accès libre, qu’il s’agisse des questionnaires, des modules ou des médias, seront accessibles à un utilisateur s’il appartient à un groupe non archivé pour lequel ces ressources sont partagées.
