Un cycle permet de programmer dans le temps des invitations à passer des questionnaires ou des enquêtes. Il permet de définir différents scénarios d’activités comme de l’évaluation de formation à chaud et à froid, du microlearning, un parcours de onboarding , …
La création et la gestion des cycles ne sont plus réservées aux administrateurs. Une nouvelle permission a été créée pour autoriser un utilisateur habilité à voir, créer, modifier des cycles ou pour inviter des utilisateurs qui sont dans son périmètre à suivre les activités d’un cycle
La permission “Inviter des utilisateurs aux cycles” nécessite les permissions suivantes et donc les active automatiquement :
Voir les enquêtes
Inviter des utilisateurs aux enquêtes
Voir les médias
Créer, modifier, supprimer des évaluations
Voir les questionnaires
Voir les bases et questions (dans le respect du périmètre)
L’utilisateur ayant la permission de créer ou modifier un cycle, pourra construire un cycle avec les questionnaires des bases thématiques qui sont dans son périmètre (1 et 2) et avec les enquêtes (3)
Il pourra inviter des utilisateurs qui sont dans son périmètre utilisateur.
La mise en œuvre des permissions sur les parcours a été rendue plus précise.
Jusqu’à présent pour créer un parcours, un utilisateur devait avoir « Toutes les bases » dans son périmètre de bases autorisées, en plus de la permission de création de parcours.
L’évolution proposée autorise maintenant un utilisateur à créer un parcours en ayant un ensemble limité de bases dans son périmètre et la permission de création de parcours.
Il pourra alors créer des parcours avec les modules qui sont dans son périmètre, visibles par lui, c’est-à-dire des modules mono base construits à partir d’éléments (questionnaires et médias) de son périmètre.
Par exemple, si l’utilisateur ne peut voir que la base SÉCURITÉ, il peut construire son parcours avec les modules monobases dont les étapes sont des questionnaires de la base SÉCURITÉ et des médias du dossier Entreprise ou de la base SÉCURITÉ
Les attentes en matière de conservation de l’information peuvent varier de manière importante selon les organisations, avec en général un compromis à trouver entre d’une part une traçabilité étendue et une capacité à retrouver de l’information passée, et d’autre part les exigences telles que celles relevant du RGPD, de ne conserver que ce qui est nécessaire. ExperQuiz vous permet désormais d’ajuster cette durée de conservation selon votre propre contexte.
Soulignons tout d’abord trois choses :
On ne parle pas ici de la conservation des sauvegardes, qui est de 2 mois pour tout le périmètre de données des environnements clients.
Beaucoup d’entités relèvent d’un périmètre “statique”, et ne seront jamais supprimées de manière automatique. Il s’agit typiquement des bases, questions, questionnaires, cycles, modules, médias, enquêtes, référentiel de compétences. Ce ne sont pas des données personnelles et elles n’ont pas de dimension temporelle.
Les utilisateurs sont une catégorie particulière de données “statiques”. Ils ne sont jamais supprimés de manière automatique, mais ils incluent bien sûr des données personnelles. Toutefois on distinguera ici les données utilisateur statiques, telles que nom, prénom, email, entreprise, groupes d’appartenance, habilitations, … et les données utilisateurs dynamiques et donc temporelles, qui sont par exemple des résultats de tests passés, de modules, ou d’enquêtes.
Le réglage de la durée de conservation pour votre organisation fait l’objet d’une nouvelle rubrique des réglages entreprise, qui se présente comme suit :
Vous disposez de trois réglages distincts :
Les données d’activité des utilisateurs, c’est-à-dire essentiellement les tests passés et leurs résultats, les évaluations, les modules passés, les invitations envoyées, les données relevant des enquêtes.
Les informations du journal d’audit. Le journal d’audit est l’outil de traçabilité des interventions sur la plateforme.
Le journal des emails et SMS envoyés par la plateforme.
Un dispositif de sécurisation est en place pour vous protéger contre des saisies accidentelles :
La durée minimale est de 6 mois pour les données d’activité et de 3 mois pour les journaux d’audit et des emails
Lorsque vous modifiez ces réglages, les nouvelles valeurs ne sont prises en compte que 7 jours plus tard.
Toutes les actions effectuées par les utilisateurs sur ExperQuiz, hormis les simples consultations, sont tracées dans le journal d’audit, qui peut être consulté par l’administrateur.
Le journal d’audit est un outil précieux pour vous aider à retrouver ce qui a été fait sur la plateforme. Si vous vous demandez pourquoi un questionnaire n’est plus là, vous trouverez probablement, dans le journal d’audit, que l’un des utilisateurs habilités l’a supprimé.
Pour chaque événement, chaque action, le journal d’audit conserve:
La date et l’heure de l’événement
La personne qui est à l’origine de l’événement
Une description de l’événement et de ces paramètres importants.
Notez qu’il n’est pas possible de supprimer les enregistrements du journal d’audit, c’est un des fondements de la traçabilité.
Si votre activité est importante, le journal d’audit aura rapidement plusieurs milliers ou plusieurs dizaines, centaines, de milliers d’enregistrements. C’est pourquoi il vous faut être en mesure d’y appliquer des filtres.
La page du journal d’audit
Page du journal d’audit
Accéder à la page du journal d’audit
Pour accéder à la page du journal d’audit:
Dans le menu général, choisissez REGLAGES1
Sur la page de Réglages, choisissez l’onglet Administration2
Sur la page Administration, choisissez le sous-onglet Journal d’Audit3
Les filtres de la page
Pour explorer le journal d’audit, vous disposez des filtres suivants:
Catégorie d’événement5. Les événements sont organisés en catégories et sous-catégories. Ainsi dans la catégorie principale Admin se trouvent tous les événements relevant de l’administration. Les sous-catégories de Admin sont Utilisateurs, Questions, Evaluations, etc.
La période7. Comme partout ailleurs sur la plateforme, vous pouvez sélectionner soit une période prédéfinie, telle que dernier jour, 7 jours, 30 jours, 3 mois, 12 mois, soit l’année courante ou une année passée. Vous pouvez aussi définir votre propre période de filtre, en sélectionnant une date de début et une date de fin.
Vous pouvez aussi sélectionner la taille de page6 que vous souhaitez. Attention, plus les pages sont grandes plus elles mettent du temps à s’afficher. Pour naviguer entre les pages, vous disposez d’un sélecteur de page, en bas de la liste des événements.
Les informations du journal d’audit
Dans la liste des événements 8, les informations suivantes sont affichées, pour chacun des événements:
La date et l’heure de l’événement
Le prénom et le nom de l’utilisateur qui est à l’origine de l’événement. A noter que certains événements ne sont pas associés à un utilisateur.
La description de l’événement, avec ses principaux paramètres, qui apparaissent en caractères gras et bleu foncé.
Le journal d’audit d’un utilisateur
Il est possible également d’accéder au journal d’audit filtré pour un utilisateur unique. Pour cela il faut naviguer à partir de la page des utilisateurs, trouver l’utilisateur concerné, et cliquer sur le bouton Résultats.
Sur la page Résultats, vous trouverez un onglet Journal d’audit.
La page présente une extraction du journal d’audit concernant cet utilisateur, c’est à dire donc les actions effectuées par l’utilisateur sur la plateforme.
Exporter le journal d’audit
Vous disposez d’un bouton 9 permettant d’exporter le journal d’audit vers un fichier Excel. Les enregistrements qui seront exportés sont ceux qui correspondent aux filtres que vous avez spécifiés. Il n’y a pas de pagination, toutes les pages seront incluses dans votre export.
Comme pour les autres exports de la plateforme, un volet s’ouvre à droite de votre page, pour vous donner plus d’information et vous permettre d’indiquer le nom que vous voulez donner à votre fichier. Notez que c’est un renseignement qui est optionnel.
Comme pour les autres exports, deux cas de figure sont possibles. Soit votre export est de petite taille et il peut vous être fourni de manière immédiate, vous obtiendrez directement votre fichier. Soit votre export est volumineux et il sera traité de manière asynchrone, en tâche de fond, pendant que vous continuez à travailler. Dans ce dernier cas, vous trouverez votre fichier d’export sur l’onglet Travaux différés de la page Administration.
Il est possible de personnaliser vos emails en y intégrant le nom et prénom de l’émetteur et/ou le nom et prénom du destinataire. Pour cela, il faut écrire les variables suivantes dans votre message :
Pour plusieurs des entités fondamentales d’ExperQuiz, il y a une organisation hiérarchique naturelle.
Par exemple, une base de questions contient des questions, il est donc naturel d’accéder de manière descendante, en sélectionnant une base, puis en allant sur l’onglet Questions pour voir les questions de cette base.
On peut dire exactement la même chose de l’accès aux Questionnaires ou encore aux Evaluations, ainsi que aux Médias ou aux Formations.
Néanmoins, il est souvent pratique de pouvoir accéder à ces entités de manière transverse, c’est à dire toutes bases confondues. C’est ce qui est représenté sur la figure suivante:
On peut rechercher, parmi toutes les questions de toutes les bases, celles qui portent tel ou tel tag, ou bien tel ou tel mot dans le texte. Ou bien vouloir lister les formations en ordre chronologique indépendamment de la base à laquelle elle se rapporte.
Les entités suivantes peuvent être accédées de manière transverse :
Questions
Questionnaires
Médias
Formations
Évaluations
Et par ailleurs, les entités suivantes ne sont pas associées à une base en particulier :
Les vues administrateur/utilisateur sont disponibles pour les utilisateurs qui :
soit sont des administrateurs (ceux qui pilotent la plateforme et qui sont propriétaires du compte)
soit ont des habilitations spéciales (par exemple “Créer, modifier, supprimer des questions”)
La navigation dans ExperQuiz présente deux modes : ils peuvent être en mode administrateur ou bien en mode utilisateur.
Lorsqu’ils sont en mode administrateur, le menu leur permet d’accéder aux fonctions d’administration auxquelles ils sont habilités.
Lorsqu’ils sont en mode utilisateur, le menu est le même que pour les utilisateurs ‘ordinaires’, c’est à dire sans habilitations.
Afin de toujours bien identifier dans quel mode vous vous trouvez, la règle est très simple :
En mode administrateur, le menu principal, à gauche de la page, est sur un fond gris foncé
En mode utilisateur, le menu principal est sur fond blanc
Pour passer d’un mode à l’autre, le sélecteur est situé dans un petit menu déroulant situé en dessous du nom de l’utilisateur, en haut à droite de toutes les pages :
Lorsque vous êtes en vue Utilisateur, le menu propose un passage en vue Administrateur, et réciproquement.
Sur la page Réglages, l’onglet Paramètres présente les principales options de configuration.
Navigation dans la page Paramètres
Les paramètres sont organisés en sections que vous voyez affichées en liste sur la gauche avec des icônes rouges (Menu administrateur, Tableau de bord, Entreprise …). Chaque section est une ancre c’est-à-dire qu’il suffit de cliquer sur le nom de la section pour se positionner sur la section.
Une barre de recherche permet également de filtrer les articles en fonction de mots clés.
Menu administrateur
La section Menu administrateur vous permet de sélectionner les fonctionnalités qui seront présentées dans le menu vertical à gauche.
L’option Plus si elle est cochée, permet de grouper en un seul bouton PLUS , les autres options qui n’auraient pas été spécifiquement sélectionnées.
Tableau de bord
Dans la section Tableau de bord, vous pouvez décider d’afficher un calendrier avec des événements sélectionnés (évaluations, formations, modules et parcours)
Calendrier
Le calendrier permet de positionner dans le temps les événements passés et à venir, tels que les évaluations, les formations, etc. Cochez cette option si vous souhaitez disposer d’un objet calendrier sur le tableau de bord entreprise.
Rang
Vous pouvez également choisir d’utiliser le rang pour définir l’ordre d’affichage des activités sur le tableaux de bord utilisateur.
Classement par base
Le classement par base est une information qui présente le rang obtenu par rapport à tous les joueurs de l’entreprise. Il peut être activé ou désactivé.
Entreprise
Dans la catégorie Entreprise, les options sont les suivantes :
Utiliser le logo de l’entreprise au lieu du logo Xq
Lorsque vous cochez cette option, le logo de votre entreprise sera présenté en haut à gauche de chaque page, à la place du logo ExperQuiz. Il figurera aussi sur les emails qui seront adressés à vos utilisateurs. On se rapproche donc d’un fonctionnement en marque blanche. Pour être véritablement en marque blanche, il conviendra de changer également le nom de domaine / nom de hôte permettant d’accéder à ExperQuiz. Ceci est possible, nous verrons plus loin comment.
Message RGPD
Lorsque vous cochez cette option, chacun de vos utilisateurs devra accepter des conditions d’utilisation avant de pouvoir utiliser ExperQuiz. L’option s’appelle message RGPD, mais vous pouvez en pratique écrire les conditions d’utilisation qui vous conviennent, qu’elles concernent ou non le RGPD.
Vous pouvez définir votre propre message dans le cadre prévu à cet effet, en exprimant vos propres conditions d’utilisation. Aussitôt que cette option est activée, les utilisateurs de votre entreprise ne peuvent plus accéder à aucune des fonctionnalités d’ExperQuiz avant d’avoir accepté les conditions qui leur sont présentées.
RGPD pour les personnes non enregistrées dans votre entreprise (contacts)
Message de contact administrateur
Cette option permet d’ajouter une fonction d’envoi de mail de contact dans le menu de connexion d’un utilisateur.
L’email de contact est à définir dans le champs Email de contact
Options de paramétrage
Utiliser les tags
Cochez cette option si vous souhaitez utiliser les tags. Les tags sont des étiquettes qui contribuent à caractériser des entités gérées par ExperQuiz.
Il existe deux ensembles de tags :
Les tags caractérisant les bases, les questionnaires, les formations, les modules, les cycles
Les tags caractérisant les questions d’une base. Ces tags sont gérés distinctement au niveau de chacune des bases, c’est à dire que vous pouvez spécifier que certaines bases utilisent des tags de questions, et d’autres non.
Une fois cette option sélectionnée, différentes pages de ExperQuiz présenteront des champs nouveaux, parfois pour spécifier les tags associés à une entité, et parfois pour filtrer la liste des entités selon des tags particuliers.
Utiliser les titres
Cette option permet d’ajouter un ‘Titre’ dans la définition des bases, questionnaires, modules, parcours, formations, enquêtes. Ce titre est utilisé dans l’affichage de ces entités côté utilisateur/apprenant.
Cela vous permet d’avoir un nom interne utilisé dans la gestion des entités côté administrateur et un nom externe à présenter sur le tableau de bord utilisateur.
Bouton pour archiver les entités
L’archivage des bases de questions est une fonctionnalité qui permet de masquer certaines bases de questions que vous n’utilisez plus, ou très peu, mais que vous ne voulez pas supprimer. Ainsi, les bases archivées n’apparaîtront plus dans la liste de vos bases, mais vous pourrez très facilement les revoir en sélectionnant archivées dans le filtre.
Cochez cette option si vous souhaitez disposer de la fonctionnalité d’archivage des bases, modules, enquêtes.
Ajouter l’option « trier par critère »
Fonctions spécifiques
Utiliser les habilitations avancées
Les habilitations avancées permettent de définir des profils utilisateurs dont les habilitations (les possibilités d’action sur ExperQuiz) sont intermédiaires entre celles d’un administrateur et celles d’un utilisateur ordinaire.
Une fois cette option sélectionnée, vous disposerez, au bas de la page utilisateur, d’un bloc nouveau permettant de définir les fonctions que l’utilisateur peut utiliser sur ExperQuiz. Vous pourrez aussi définir les bases de questions sur lesquelles il peut agir, ainsi que les groupes d’utilisateurs qu’il peut voir.
Utiliser la hiérarchie pour les habilitations
La gestion des habilitations avancées peut s’appuyer à la fois sur les groupes d’utilisateurs et sur la hiérarchie organisationnelle de l’entreprise. La hiérarchie est définie sous la forme d’une arborescence rattachant chaque utilisateur à son supérieur hiérarchique. Si vous choisissez cette fonctionnalité, vous pourrez spécifier qu’un chef de département, par exemple, est autorisé à consulter les résultats des personnes de son département.
Une fois cette option sélectionnée, vous disposerez d’un bloc supplémentaire au bas de la page de mise à jour d’un utilisateur, permettant de définir à la fois le N+1 et les N-1 de l’utilisateur. Un nouvel onglet sur la page Utilisateurs vous donnera un aperçu complet de la hiérarchie organisationnelle.
Utiliser le mailing
Cette option ajoute la possibilité d’envoyer des emails aux utilisateurs de votre entreprise.
Utiliser des enquêtes pour recueillir des informations
Cette option permet d’activer l’utilisation de formulaires de collecte de données. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, reportez vous au chapitre correspondant.
Utiliser des cycles
Cette option permet d’activer la fonctionnalité de création de cycles. Vous pourrez alors programmer dans le temps des invitations à des questionnaires ou à des enquêtes. Ensuite vous pourrez inviter des utilisateurs à un cycle ou associer un cycle à certaines formations.
Utiliser un générateur de diplôme
Cochez cette option si vous souhaitez activer la fonctionnalité de générateur de diplôme. ExperQuiz permet de produire des diplômes, ou certificats, à la suite d’une évaluation, d’une formation ou d’un module e-learning. Notez que si vous voulez aussi voir le choix DIPLOMES dans le menu principal, il faudra le sélectionner dans le bloc MENU ADMINISTRATEUR.
Définir un glossaire
Utiliser le Pilotage (Business Intelligence)
Utiliser le text-to-speech
L’option Text To Speech intervient dans les options de passage d’un questionnaire et propose une oralisation des textes lors du passage des questions d’un questionnaire.
Utiliser le catalogue
Cette fonctionnalité propose de définir des fiches de formation à présenter sur le tableau de bord de vos utilisateurs. Elle est détaillée ici.
Pensez à activer les options du menu administrateur et utilisateur
Utiliser des fonctionnalités basées sur l’IA
Deux fonctionnalités basées sur l’IA sont activées grâce à cette option :
la génération automatique de questions (dans le menu d’une base)
l’aide à la correction des questions libres (ouvertes)
Player
Réglages du player
Cette option vous donne accès à la configuration du Player. Rappelons que le “player” est l’interface de passage de tests. Une fois l’option cochée, un nouvel onglet intitulé Réglages player apparaît sur la page Entreprise.
Réglages des couleurs
Cette option vous permet de personnaliser les couleurs de votre environnement, les images de fond d’écran pour la page de connexion en marque blanche, vos enquêtes …
Messages du player
Cochez cette option si vous souhaitez définir vos propres messages pour l’annonce de résultat à une question. Vous pourrez ainsi définir des messages pour le cas d’une réponse correcte à une question, pour le cas d’une réponse erronée, et pour le cas d’un délai échu. Ici aussi, une fois l’option cochée, un nouvel onglet, intitulé Messages personnalisés apparaît sur la page Entreprise.
Bases
Couleur de la base
Une couleur peut être définie pour chaque entité (base, module, enquête ).
Cette option remplace la palette de couleurs prédéfinie par une saisie de la couleur RGB.
Panneau qualité des questions
Cochez cette option pour activer la fonctionnalité d’analyse qualité des questions.
Un onglet nouveau apparaîtra sur la page des bases de questions, intitulé Qualité.
Vous disposerez d’un ensemble d’analyses permettant de mesurer la qualité globale de votre base, la marge d’erreur de vos tests, ainsi que d’identifier les questions de moindre qualité.
Cette fonctionnalité est décrite de manière plus détaillée dans le chapître Fonctionnalités avancées.
Médias
Utiliser des sous-dossiers de médias
Cochez si vous souhaitez utiliser des sous-dossiers pour la gestion des médias
Utiliser plus d’images
Utiliser des images pour illustrer les bases, questionnaires, enquêtes, formations et modules
Autoriser les médias de plus de 32 Mo
Autoriser les téléchargements de médias dans la médiathèque jusqu’à 400 Mo.
Utiliser un lecteur pdf personnalisé
Utiliser un lecteur personnalisé lors de l’affichage de médias PDF dans un module. Le visualiseur PDF natif du navigateur Web permet aux utilisateurs de télécharger facilement le fichier PDF. L’utilisation d’un lecteur personnalisé n’empêche pas les téléchargements mais les rend plus difficiles.
Questionnaires
Nombre de questions par domaine dans le questionnaire
Cette option concerne les questionnaires dynamiques, c’est-à-dire les questionnaires qui n’ont pas une sélection fixe de questions, mais qui procèdent par tirage de questions au sein de la base, selon différents critères.
Les critères de tirage des questions peuvent porter sur les domaines de la base, si la base a défini des domaines.
Il y a deux manières de prendre en compte les domaines dans les questionnaires dynamiques :
Soit vous pourrez simplement cocher les domaines dans lesquels vous voulez que soient choisies les questions
Soit vous pourrez spécifier le nombre exact de questions que vous souhaitez prendre dans chacun des domaines
Cochez cette option si vous souhaitez spécifier le nombre exact de questions à prendre dans chaque domaine.
Permettre de donner une appréciation des questions
Lorsque vous cochez cette option, les utilisateurs disposeront, sur l’interface de passage de tests, de la possibilité de noter la question (de une étoile à cinq étoiles), et éventuellement de faire un retour plus complet.
Montrer une page d’introduction avant le premier test
Si vous cochez cette option, vos utilisateurs verront une page d’explication avant de démarrer un test, lors de la première utilisation. La page inclut un bouton de validation, au moyen duquel l’utilisateur indique qu’il a compris, et ne souhaite plus avoir ces explications.
Afficher l’option conséquence de l’évaluation
Une conséquence est un message à afficher ou une action à réaliser à la fin du test, sous certaines conditions. Une conséquence peut s’exprimer sous la forme générale: si condition alors action;
Période de renouvellement d’évaluation
Cochez cette option si vous souhaitez gérer la notion de renouvellement de certification, c’est à dire que certaines de vos certifications pourront spécifier une durée de validité et donc une échéance de renouvellement. Vous pourrez ensuite être alerté des certifications échues.
Enregistrer le message du questionnaire
Le mail d’invitation pour les évaluations d’un questionnaire est enregistré pour le questionnaire. Il sera proposé à nouveau lors de la prochaine invitation. Si l’option n’est pas choisie, le mail modèle de l’entreprise est proposé à chaque invitation.
Des exports de documents sous DOCX
Trois exports sont réalisable au format DOCX
la copie vierge d’un questionnaire
le document de correction pour les questionnaires. Le document présentera chacune des questions, ses caractéristiques, et la réponse attendue.
la copie des évaluations passées (docx). Pour chaque participant à l’évaluation, le document présentera la question posée, la réponse attendue, la réponse donnée par le participant, et le score correspondant.
Délai avant d’envoyer le mail d’invitation
Vous spécifiez ici le délai, en minutes, pour l’envoi des invitations à une évaluation. Ainsi par exemple, si vous indiquez 30 minutes, les invitations seront envoyées aux participants 30 minutes avant l’ouverture de l’évaluation. Ceci s’applique, bien sûr, aux évaluations programmées dans le futur. Si, au moment où vous créez l’évaluation, l’heure d’ouverture est à moins de 30 minutes, les invitations seront envoyées immédiatement.
Montrer le classement
Cochez cette option si vous souhaitez que les participants à une évaluation voient leur classement, c’est à dire leur rang. Il s’agit du classement parmi les participants à la même évaluation.
Montrer la note / 20
Filtrer les évaluations par émetteur
Un filtre supplémentaire figurant sur la page des évaluations permettra de filtrer les évaluations sur le nom de la personne qui a fait l’invitation.
Définir les habilitations des groupes pour utiliser les questionnaires comme ressources
Cochez si vous souhaitez restreindre l’usage administratif de certains questionnaires à certains groupes d’utilisateurs. Cette visibilité administrative est définie dans l’onglet ‘visibilité’ du questionnaire. Si aucun groupe n’est sélectionné, le questionnaire peut être utilisé par les utilisateurs qui ont des habilitations usuelles. Si un ou plusieurs groupes sont sélectionnés, le questionnaire peut être utilisé par les utilisateurs qui ont des habilitations usuelles et qui appartiennent aux groupes sélectionnés.
Compétences
Utiliser la gestion des compétences
Cette option vous permet d’utiliser les fonctionnalités autour de la gestion des compétences, des qualifications ou des métiers.
Vous pouvez définir ou importer votre propre référentiel de compétences. Un référentiel de compétences est décrit par une arborescence de blocs de compétences décomposés en compétences qui sont chacune constituées par une liste de capacités. Une capacité désigne un savoir, un savoir-faire ou un savoir-être.
Pensez à activer l’option du menu administrateur .
Utiliser la gestion des qualifications
Cette option vous permet de définir un référentiel de qualifications. Une qualification est obtenue par la validation d’un ensemble de blocs de compétences.
Une qualification peut correspondre à un CQP (certificat de qualification professionnelle) dans le contexte de branches professionnelles.
Utiliser la gestion des métiers
Cette option vous permet de définir un référentiel de métiers. Pour chaque métier on peut définir les blocs de compétences qu’un collaborateur exerçant ce métier doit maîtriser.
Permettre la demande d’inscription à un bloc ou une qualification
Un utilisateur ayant accès à son livret de compétences, pourra émettre une demande de formation sur un bloc de compétence depuis son espace utilisateur.
Afficher uniquement les blocs de compétences et les qualifications validés ou inscrits
Cochez si vous souhaitez restreindre le périmètre de visualisation des compétences aux seules compétences qu’un utilisateur a acquises ou pour lesquelles il est renregistré.Cette restriction concerne les utilisateurs avec permissions et non un administrateur qui n’a aucune restriction.
Formations
Blackboard
Cochez cette option si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de Blackboard (tableau noir) durant vos formations.
Le blackboard est un ensemble d’activités interactives permettant d’animer et de dynamiser vos formations. Il inclut des activités de brainstorming (remue-méninge), de quiz instantané, et de sondage.
Cycles portant sur la satisfaction
Cochez cette option si vous voulez mettre en place un cycle d’évaluation attaché à vos formations. Un cycle est
Feuille de présence
Cochez cette option si vous souhaitez éditer une feuille de présence pour vos formations. Il s’agit d’un document produit au format PDF, qui permet l’émargement des présents.
Fonction d’émargement
Cette option ajoute la fonctionnalité « émargement » dans les formations. Le formateur pourra émettre en temps réel une demande d’émargement à ses stagiaires et récupérer les signatures attestant la présence à la session de formation
Ancienne vue utilisateur
L’ancienne interface proposée pour les activités de formation est structurée de la façon suivante :
La nouvelle interface est présentée comme suit :
Questionnaire de satisfaction des formations
Cochez cette option si vous voulez mettre en place un recueil de satisfaction de vos stagiaires. Vous pourrez configurer les questions qui seront posées dans ce recueil de satisfaction. C’est une option simple.
Pour utiliser une enquête de satisfaction personnalisée, il faut utiliser la fonctionnalité « Cycles portant sur la satisfaction«
Exports
Exporter les utilisateurs
Un bouton sera ajouté sur l’onglet Importer de la page Utilisateurs, pour vous permettre d’exporter vos utilisateurs dans un fichier Excel (xlsx). Le format de ce fichier est identique au format d’import des utilisateurs.
Exporter les questions (excel plat)
Plusieurs possibilités d’export de vos questions sont proposées, et pour chacune d’entre elles, vous pouvez indiquer si vous souhaitez l’utiliser.
Le bouton export des questions (une par ligne) permet de produire un fichier Excel (xlsx), dans lequel chaque question constituera une ligne, avec les différents attributs de la question en colonnes.
Exporter les questions
Exporter les questions (json)
Ce bouton permettra d’exporter les questions au format JSON. JSON est un format d’échange de données souvent utilisé, car il est très bien supportés par tous les langages et environnements informatiques. Il sera donc très aisé d’importer vos questions dans un autre système.
Exporter les questions(docx)
Ce bouton permettra d’exporter les questions d’une base au format Word (docx). Dans ce cas, le fichier aura le même format que le fichier d’import de questions, c’est à dire un tableau Word pour chaque question, avec deux colonnes: à gauche l’indication de l’attribut (titre, question, etc.) et à droite la valeur de l’attribut.
Utiliser le transfert de base
Cette fonctionnalité permet de transférer une base avec ses questions, questionnaires, modules, médias d’un compte ExperQuiz à un autre
Utiliser l’export complet des données entreprise
Cette option permet d’exporter les données de l’entreprise sous format json.
Pied de page pour le fichier d’export Excel
Définir le pied de page des fichiers d’export Excel. Vous pouvez utiliser [nom] et [date] pour insérer le nom de l’utilisateur qui a demandé l’export et la date de l’export.
SCORM
Exporter les questionnaires export (SCORM)
Importer des modules externes (SCORM)
Données utilisateur
Modifier ses informations de profils
Cochez les données utilisateur qui seront affichées
Cette option permet de choisir les informations utiles à renseigner dans le formulaire d’édition d’un utilisateur. Ces informations seront présentées dans la page des utilisateurs.
Contrôle d’accès & MFA
Utiliser les codes de connexion
Lorsque cette fonctionnalité est activée, les utilisateurs administrateurs peuvent créer des codes de connexion qui permettront aux utilisateurs de se connecter sans avoir à donner d’e-mail/mobile, ni de mot de passe.
Cette fonctionnalité est accessible dans le menu Utilisateurs
Utiliser une authentification multi-facteurs MFA (pour admin)
Lorsque l’authentification multi-facteurs (MFA) est spécifiée, les administrateurs doivent fournir un mot de passe à usage unique, qui est un code à 6 chiffres. Ce code est fourni par une application mobile spécifique, telle que Google Authenticator ou FreeOTP Authenticator.
Bloquer le compte après 3 tentatives de connexion échouées
Comme le nom l’indique, si vous cochez cette option, le compte de vos utilisateurs sera bloqué après 3 tentatives de connexion échouées. Le compte de l’utilisateur sera passé dans un état inactif, interdisant toute nouvelle connexion, jusqu’à ce que l’administrateur le réactive.
Exiger des majuscules et des minuscules dans les mots de passe
Exiger des caractères non alphanumériques dans les mots de passe
Longueur minimum des mots de passe
Ces trois options apportent des exigences particulières sur le choix de mot de passe de vos utilisateurs. Ces contraintes s’appliquent lors d’un changement de mot de passe, ou bien création de compte.
Codes pays autorisés
Cette option vous permet d’indiquer une liste de codes pays autorisés avec 2 lettres comme ‘GB’, ‘FR’, ‘DE’, ‘BE’, ‘ES’. Seules les connexions à partir d’adresses IP correspondant à ces pays seront acceptées. Une liste vide signifie ‘tous les pays autorisés’.
Plages d’adresses IP
Cette option vous permet d’indiquer une liste de plages IP autorisées, par exemple ‘172.16.0.0/12’ (v4) ou ‘2a01:e34:ec13::/48’ (v6).
Durée de session
Par défaut la durée de session est illimité. Cette option vous permet de définir la durée de session web d’un utilisateur.
API & SSO
Activer les APIs
Les APIs (application programming interface) sont des moyens d’échanger des informations entre deux systèmes informatiques, donc ici entre ExperQuiz et un système tiers. Vous pouvez mettre en œuvre des APIs pour créer des utilisateurs depuis votre système d’information (SIRH, ERP), et pour collecter les résultats des évaluations passées. Cette fonctionnalité sera présentée dans le chapitre Fonctionnalités avancées.
Activer les webhooks
Cette option permet d’activer les webhooks, afin qu’Experquiz puisse appeler des APIs de votre système d’information et transmettre des données d’évaluations et d’enquêtes.
Utiliser des noms de hôtes spécifique
Par défaut, vos utilisateurs accèdent à ExperQuiz en indiquant https://www.experquiz.com dans leur navigateur. Dans cette url, experquiz.com est le nom du domaine, et www est le nom de hôte (c’est à dire le nom du serveur au sein du domaine), ou de sous-domaine.
Il est possible d’accéder à ExperQuiz sur d’autres noms de hôtes. Deux cas de figure peuvent se présenter :
Utiliser un sous-domaine du domaine ExperQuiz, par exemple selenium.experquiz.com
Utiliser un sous-domaine de votre propre domaine, par exemple lms.selenium.com
Cette fonctionnalité est activée en général soit pour mettre en place un fonctionnement en marque blanche, soit pour mettre en place un SSO (voir plus loin).
La fonctionnalité sera décrite dans le chapitre Fonctionnalités avancées.
Utiliser le SSO (authentification unique)
Le SSO (Single Sign-On, ou Authentification Unique) est une fonctionnalité qui permet à vos utilisateurs d’accéder à ExperQuiz sans avoir à s’identifier à nouveau.
La fonctionnalité permet également de ne pas avoir à créer les utilisateurs au sein d’ExperQuiz, mais de transmettre les caractéristique de chaque utilisateurs depuis votre système d’information, au moment de la connexion de l’utilisateur.
La fonctionnalité sera décrite dans le chapitre Fonctionnalités avancées.
Utiliser le SSO OIDC / OAuth2
Cette option active la fonctionnalité de SSO (identification unique) en mode Open ID Connect.
